Інформаційне забезпечення процесу логістичного обслуговування

У літературі зустрічаються різні концепції системи логістичної інформації на підприємстві, серед яких найвідоміші - це концепції Р. Баллоу, Дж. Койла, Д. Бауерсокса, а також Д. Ламберта і Дж. Стока. Саме концепцію системи логістичної інформації Д. Ламберта і Дж. Стока безпосередньо прив'язують до логістичного обслуговування клієнтів. На думку цих авторів, управління логістич-ною інформацією і проектування відповідної системи необхідно розпочинати із з'ясування потреб клієнтів і визначення стандартів задоволення цих потреб у сфері окремих елементів обслуговування. Згодом потреби клієнтів зіставляють з можливостями підприємства, а щодо поточної операційної діяльності, від якої залежить виконання потрібних елементів обслуговування, здійснюють моніторинг. На цьому етапі створення системи логістичної інформації також важливо розгля­нути різні рівні управління. Так фірма може визначити, які стратегічні й операційні рішення необхідно приймати, а також яка інформація потрібна та в якій формі.

На наступному етапі перевіряють поточні можливості підприємства у сфері перетворення даних і необхідні зміни. На кінцевому етапі створюють каталоги даних, а також систему звітності (рапорти) з врахуванням витрат і користей цих заходів.

Інтегровану систему логістичної інформації, яка відповідає потребам страте­гічного й операційного управління, в основній версії наведено на рис. 2.7.

Добре запланована система має властивість переносити інформацію з місць, в яких вона виникає і збирається, до місць на відповідних рівнях управління для прийняття рішень. Телефонний, факсовий зв'язок, безпосередні (усні) інформації, а також зв'язок за допомогою комп'ютера - це приклади способів передавання (трансферу) інформації. Окрім того, у комп'ютеризованій системі інформація має зберігатися доти, доки вона не знадобиться для прийняття управлінських рішень. Кожна з названих процедур вимагає часу. Процес реалізації замовлення є для кожного підприємства пріоритетним і найчастіше вимагає удосконалення (перепроектування). Він пов'язаний із трьома іншими процесами: отримання замовлення, обслуговування запитів клієнтів і ведення рахунків клієнтів. Якщо фізичний перебіг процесів є правильним, можливості перепроектування - яким можна покращати обслуговування клієнта, зокрема скоротити час поставки -шукають в інформаційній сфері. Процес реалізації замовлення містить 15 інфор­маційних входів і виходів [83, с. 165]:

1) замовлення;

2) збирання даних про клієнта;

3) реєстрація замовлення;

4) дані про кредитоспроможність клієнта;

5) заборгованість;

6) реєстр запасів;

7) повторні замовлення;

8) список товарів, які необхідно вибрати зі складу;

9) перелік складських операцій із товарами;

10) замовлення на виробництво;

11) коносамент;

12) перевізні позначення;

13) фактура;

14) підтвердження (затвердження) кредиту;

15) підтвердження приймання.

Жоден із наведених входів і виходів не має фізичного характеру. Модель процесу реалізації замовлення підпорядковує операції, пов'язані із фізичними переміщеннями, операціям, пов'язаним з інформацією про ці переміщення. Р.Л. Манганеллі і М.М. Кляйн наводять приклад щодо відбору товарів на складі. На практиці висилання товару працівниками складу передбачає виконання фізичних операцій із товарами: відбір коробок з товарами, завантаження їх на палету і переміщення на рампу, тоді як в інформаційній моделі висилання - це створення й актуалізація списку товарів, які треба взяти зі складу, а також перевірка реєстру запасів.

Реінжиніринг дає змогу істотно скоротити тривалість усіх дій і фаз, пов'я­заних із замовленням. При цьому важлива роль належить інформаційним техно­логіям, зокрема автоматичному замовленню із застосуванням ШЛ (електронного обміну інформацією – Electronic Data Interexchange), автоматичній комплектації

Дані системи логістичної інформації можуть походити з багатьох джерел, з яких найважливішими є: система реалізації замовлень, облік (записи, реєстри. архіви) підприємства, ринкові і менеджерські дані. Разом ці дані входять доІ комп'ютеризованої бази даних.

Системою реалізації замовлень надходять дані про місцезнаходження клієн та, замовлені ним позиції, дохід на клієнта і на позицію, режим продажу за замов­ленням, розмір замовлення й інформація про продавця. З обліку підприємств надходить інформація про витрати виробництва і логістики, зокрема про витрат

чіання запасів, зведення витрат, пов язаних із різними позиціями, утримува-' <и на складі, страхування, податки, пошкодження, природні збитки тощо.

Ринкові дані надходять з торговельних підприємств і консалтингових

гентств (останні збирають і продають дані про конкурентів та їхню частку в рин-

ч Містким джерелом даних є також професійні журнали і торговельні видання,

які містять поточні результати дослідження ринку. Корисними є також урядові

статистичні дані, особливо демографічні щодо рівня заощаджень населення, витрат і споживчих кредитів.

Керівництво поставляє на вході системи інформації також корисні дані про: ймовірні реакції конкурентів, майбутні тренди продажу, урядову політику, доступність товарів на ринку і можливий успіх альтернативних стратегій.

Комп'ютеризована база даних містить зазвичай каталоги даних про: платежі за перевезення, стан запасу, транспортування на перспективу, відкриті замовлення, відкликані замовлення, стандартні витрати різних логістичних, маркетингових і виробничих процедур. Комп'ютеризована система інформації повинна бути спроможною:

1) відтворити дані тоді, коли вони є потрібними;

2) обробити дані;

3) аналізувати дані;

4) підготувати звіти.

Відтворення даних полягає у здатності системи до виклику таких даних, як: перевізні ставки, витрати складування, а також стан реалізації замовлення клієнта. Це є так звані "сирі", не оброблені дані. Комп'ютеризований облік надає можли­вість швидкого і легкого доступу до інформації.

Оброблення даних передбачає трансформацію даних у кориснішій формі -простішій і прозорішій. Прикладом є рахунки за завантаження, друковані замовлення на поставки, інструкції пошуку і зведення товарів у складах.

Аналіз даних дає змогу використовувати дані, які походять з замовлень, під

час прийняття стратегічних і операційних рішень. Аналізувати бажано за сучас-ними математичними і статистичними методами, з використанням імітаційних моделей і математичного програмування. Широко застосовуваним інструментом прийняття рішень є лінійне програмування, яке дає змогу знаходити оптимальні рішення серед багатьох можливих, які розглядають менеджери. Найвідомішими є транспортні алгоритми.

Технологія яку використовують для моделювання передбачуваної поведінки

системи і змін, які в ній відбуваються під впливом альтернативних стратегій, так звана імітація ґрунтується на доступних даних. Вони дають змогу отримати не оптимальні рішення, а такі, що задовольняють серед можливих. Імітаційні моделі часто застосовують для прийняття рішень про закупівлі.

Звіти складають про виконання замовлень, рівень запасів, висилань, пошко­дження під час транспортування, складування й маніпуляцій, конфігурацію лан­цюга поставок, вид транспорту. Вони містять результати математичного і статис­тичного аналізу даних, а також аналізу витрат.

Однією з найперспективніших і зручних систем отримання логістичної витратної інформації й аналізу прибутковості є модульна база даних. Вона є центральною системою, вякій закодовано документи-джерела, такі як: фактури, рахунки за перевезення та інші позиції доходів і витрат.

Дані на вході можна закодувати на найнижчому рівні агрегації за пред­метом, якого вони стосуються: товар, місцезнаходження клієнта, транспортні засоби, доходи або витрати перевізника. Прикладом є дані, які можна відтворити за замовленням клієнта (табл. 2.3).

Таку систему обліку пристосовано до збирання великої кількості даних, для полегшення швидкого пошуку, відтворення в різних варіаціях і модулях залежно від інформаційних потреб (обгрунтування рішення, звіт). Якщо модульну базу даних доповнюють витратні стандарти, система спроможна порівнювати поточні витрати, наприклад, складування і транспорту, з усталеними нормами. З витратними стандартами порівнюють також окремих клієнтів і товари. Окрім того, система дає змогу оцінити прибутковість окремих клієнтів, товарів, асортиментних груп, географічних зон і каналів дистрибуції. База даних уможливлює користувачу моделювання залежностей "trade offs" і дослідження впливу логістичних рішень на витрати загалом.