Гриф секретності супроводжувального листа повинен відповідати найвищому ступеню секретності відомостей, які містяться як у самому листі, так і в додатку до нього.
При розробці документів без грифа секретності дозволяється посилання на дату і номер документа з грифом секретності.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначаються посадова особа, яка підписала документ, її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкується, наприклад: “в.о.”, “Заст.”). Не допускається підписання документа з прийменником “За” або написання косої риски перед найменуванням посади.
Документи, що надійшли на підпис з інших установ чи структурних підрозділів режимно-секретних органів, та підписані керівництвом міністерства або іншою, вищестоящою установою, можуть бути надіслані адресатам за реєстраційними номерами згідно з журналом обліку документів, які отримані на підпис керівництвом і на розсилання адресатам.
Примірник вихідного документа, який залишається у справі, може оформлятися не на бланку, але повинен мати всі необхідні реквізити, у тому числі реєстраційний (обліковий) номер, дату і засвідчену виконавцем позначку про те, ким підписаний документ. Всі службові документи мають бути датовані.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні проставлятися цифровим засобом.
Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2002 року слід писати: 12.01.02. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.02. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.
Документи з обмежувальною позначкою “Особисто” направляються із зазначенням посади та прізвища адресата.
Облік підготовлених документів здійснюється у журналі обліку підготовлених документів.
При направленні великої кількості додатків до супровідного листа, якщо перелічити їх номери у картці чи в журналі неможливо, у графі “Вид та короткий зміст” журналу обліку підготовлених документів чи в картці обліку підготовлених документів вказується прописом тільки загальна кількість аркушів додатків.
При направленні документів із супровідним листом на пакеті проставляється реєстраційний номер супровідного листа. Документи можуть бути направлені адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не вимагає пояснень. При направленні документів без супровідного листа на пакетах, в яких містяться такі документи, проставляються реєстраційні номери усіх документів із зазначенням номерів примірників, а до журналів обліку заноситься номер реєстру та дата відправлення.
При складанні опису на матеріали, що входять у документ, вказуються реєстраційні номери, гриф секретності, вид матеріалу, порядкові номери аркушів кожного матеріалу в документі.
Окремі категорії документів зі ступенем секретності “цілком таємно” за вказівкою керівника установи можуть бути направлені до іншої установи у подвійних пакетах. У разі подвійного пакування у пакет зовнішній пакет з вкладанням не прошивається. На нього наклеюються паперові наклейки.
Під час відправлення документів адресату необхідно проставити адресу, перерахувати аркуші відправленого документа, звірити реєстраційні номери, покласти в конверт документи (конверти повинні мати розміри 114х162 мм, 162х229 мм, 229х324 мм; пакети мають такі мінімальні розміри:
100 мм в одному вимірі і не менше 50 мм в другому – за будь-якої мінімальної товщини,: згорнуті трубкою 100 мм у довжину і 50 мм в діаметрі; максимальні – 450 мм в одному з трьох вимірів; згорнуті трубкою – 700 мм завдовжки і 150 мм в діаметрі).
Підібрати та скомплектувати додатки до супроводжувальних листів. Звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер, номер примірника додатку з супроводжувальним листом та відповідність найменування документа. Перевірити наявність усіх необхідних підписів на документі. Перерахувати аркуші та додатки. Сортувати підготовлені документи для відправлення за адресами. Звірити правильність адрес, вказаних на документах, з картотекою реквізитів.
Перед тим як покласти в пакет (конверт) документи обгортають у світлонепроникний папір.
Якщо пакет (конверт) виготовлений із міцного світлонепроникного паперу, обгортати документи необов’язково. Пакет (конверт) заклеюють і прошивають хрест-нахрест нитками чи дротом (скріпкою) так, щоб були зафіксовані усі його клапани. Якщо вкладення пакета (конверта) не можна проколювати (схеми, креслення, фотокартки тощо), пакет (конверт) прошивається хрест-нахрест через середину усіх його країв так, щоб нитка туго охоплювала вкладення та зав`язувалася у середині зворотної сторони пакета ( поеазати конверт ).
Паперова наклейка з відтиском печатки “Для пакетів” наклеюється силікатним клеєм на середину зворотної сторони пакета так, щоб вона захоплювала усі його клапани усередині, кінці ниток залишалися помітними, а вузол прошивки був закритий наклейкою. При прошиванні пакета дротом (металевими скобами) паперова наклейка або сургуч накладається на зігнуті кінці дроту (скоби).
Пакети вагою більше 1 кг додатково перев’язуються нахрест суцільним шпагатом, кінці якого опечатуються з розрахунком на те, щоб виключити можливість зняття шпагату і доступу до вкладеного без пошкодження упаковки та відбитків печаток.
Паперові наклейки повинні бути виготовлені з цигаркового або іншого тонкого паперу, який не розшаровується. Розмір паперових наклейок має перевищувати на три або чотири мм діаметр відтиску печатки. На поверхню наклейок накладається тонкий шар силікатного клею, який повинен виходити за край паперової наклейки.
На пакетах (конвертах), що опечатані паперовими наклейками, мають бути чіткі відбитки печатки, склоподібна прозора плівка клею на паперовій наклейці та її кінцях, гарна видимість розташування ниток та вузла прошивки пакета, загнуті кінці дроту (металевих скобок).
Пакування документів в пакети (конверти), що були раніше використані, в художні конверти, а також в пакети (конверти), виготовлені з газетного, крихкого, пухкого, пергаментного та прозорого паперу, забороняється.
На пакетах (конвертах) проставляються такі реквізити:
– гриф секретності – у правому верхньому куту, у разі необхідності – позначка “Особисто”;
– підпис особи, яка проводила конвертування, засвідчений печаткою “Для пакетів”;
зверху, посередині пакету, в разі необхідності – позначка “Терміново”, засвідчена печаткою “Для пакетів”;
у центрі - найменування одержувача, його адреса , а під нею, над рискою, – реєстраційні номери вкладених секретних документів і під рискою- найменування відправника (прізвище та посада не вказуються), та його адреса.
На внутрішньому пакеті (у разі подвійного пакетування) проставляються й інші реквізити, у тому числі обмежувальні позначки, а також – посада та прізвище кореспондентів (відправників та отримувачів).
У разі необхідності на пакетах (конвертах) може вказуватись: відомча підпорядкованість, прізвища отримувачів документів, назва вулиць, номер будинку. До військових частин документи адресуються згідно з правилами, що встановлені (фельдзв’язком) спецзв’язком.
Кореспонденція доставляється адресатам через фельдзв’язок (спецзв’язок) та кур’єрами установ за реєстрами, розносними книгами чи розписками.
У разі необхідності за дозволом керівника установи, а в міністерствах, відомствах – за дозволом начальника РСО, документи зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” у межах даного
населеного пункту можуть бути доставлені виконавцями або співробітниками РСО в робочих спецпапках (спецчемоданах), опечатаних печаткою РСО, і тільки на відомчому транспорті.
У межах пішої досяжності одного населеного пункту з дозволу начальника РСО кореспонденція може доставлятися двома виконавцями або співробітниками РСО в спецпапках (спецчемоданах),
опечатаних печаткою РСО. В усіх випадках доставка документів не повинна привертати увагу сторонніх осіб.Доставляти кореспонденцію на громадському транспорті забороняється.
Для пересилання кореспонденції через фельдзв’язок (спецзв’язок) виписується реєстр (встановленої цими службами форми) у трьох примірниках, один з яких з підписом фельд’єгеря чи кур’єра, які доставляють кореспонденцію, залишається в РСО, а два інших примірники разом з кореспонденцією передаються до відділення фельдзв’язку. Один примірник реєстру з підписом співробітника фельдзв’язку (спецзв’язку), завірений печаткою, повертається до режимно-секретного органа, де зберігається у справі реєстрів, а інший залишається у відділенні фельдзв’язку (спецзв’язку). При цьому примірник з підписом фельд’єгеря або кур’єра знищується. У разі доставки кореспонденції безпосередньо адресату, обходячи фельдзв’язок (спецзв’язок), реєстр виписується у двох примірниках. У реєстрі вказуються номери пакетів (документів), що відправляються, кому вони адресовані та ступінь секретності вкладень. Кореспонденція може доставлятися адресатам за спеціальними розписками або за розносними книгами. Справи з реєстрами та розписками враховуються за номенклатурою справ, а журнали у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ зберігаються не менше одного року з моменту оформлення останнього реєстру (розписки) чи останнього запису у журналі, потім знищуються за актом.
При передачі вихідної кореспонденції фельд’єгерям чи кур’єрам для доставки до відділення фельдзв’язу (спецзв’язу) в реєстрах, журналах або розписках вказуються дата та час прийому-передачі, прізвище фельд’єгеря (кур’єра), засвідчені підписом та печаткою фельд’єгеря (кур’єра).
Отримати реєстр від кур’єра, перевірити відповідність кількості відправлених та отриманих пакетів, наявність підпису за їх отримання, завіреного печаткою. Підшити реєстри до справи. Знищити треті примірники реєстрів.
Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 2873;