ПОПЕРЕДНІЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ

Аркуші робочих зошитів нумеруються (номери проставляються у правому верхньому куті аркуша), прошиваються, на останньому аркуші проставляється штамп та заповнюються його реквізити, опечатуються за допомогою паперової наклейки з відбитком печатки РСО “Для пакетів” (вона наклеюється так, щоб захопити нитки прошивки) і засвідчуються підписом працівника РСО, який оформлював зошит. На обкладинці та на першому аркуші робочого зошита вказується гриф секретності, відповідний змісту записів, прізвище виконавця, обліковий номер за журналом обліку робочих зошитів та кількість аркушів. Звіряють правильность реєстрації. ( показати )

Робочі зошити видаються виконавцям за карткою обліку видачі документів (справ)

Робочі зошити не повинні мати відомостей довідкового характеру, особливо ті, які здаються до друкувального підрозділу. На робочих зошитах з довідковими відомостями робиться попереджуючий напис “До друкувального підрозділу не здавати”.

Блокноти для підготовки чернеток документів обліковуються окремо від робочих зошитів у журналі обліку робочих зошитів. Аркуші блокнотів нумеруються, на кожному аркуші проставляється обліковий номер. Блокноти виготовляються, як правило, із контрольними аркушами. Якщо контрольний аркуш відсутній, слід нумерувати й корінці блокнотів. Звірити правильність реєстрації.

Видаючи виконавцям блокноти для разового користування, працівник режимно-секретного органу робить позначку в картці обліку видачі документа (справи) про кількість наявних у ньому аркушів (14…32), а приймаючи – про кількість аркушів, що залишилися (17…32). Позначки з розписками про передачу та знищення відривних аркушів роблять на контрольному аркуші, а в разі відсутності контрольного аркуша – на корінцях відривних аркушів.

На обкладинці блокнота, призначеного для складання чернетки одного конкретного документа, повинно бути зазначено назву цього документа і гриф секретності.

Бланки, типові форми документів, які видаються виконавцям для складання чернеток та проектів документів, підлягають обліку в журналі обліку робочих зошитів або журналі обліку документів, видрукованих у друкувальному підрозділі. У цих журналах працівник режимно-секретного органу зазначає назву документа, що готується, гриф секретності, а на аркушах проставляє спеціальний штамп режимно-секретного органу, у якому вказується гриф секретності, реєстраційний номер, дату реєстрації, загальну кількість аркушів і через косу риску – номер аркушу. Аркуші, призначені для складання одного документа, обліковуються за одним номером, який проставляється на кожному аркуші. Додатково видані для підготовки цього документа аркуші обліковуються за цим же номером. Аркуш, склеєний з двох та більше частин, обліковується як один, йому надається один реєстраційний номер, а в місцях склеювання проставляється штамп або печатка РСО, про що робиться відповідна позначка в обліковому журналі.

На зброшурованих і опечатаних бланках, типових формах документів реєстраційний штамп проставляється на обкладинці і на першому аркуші. На аркушах великого формату, а також на нестандартних і різномірних аркушах реєстраційний штамп або печатку режимно-секретного проставляють в двох кутах діагоналлю, а на склеєних (вклеєних) – у місцях склеювання (вклеювання). Про наклеювання документів з грифом секретності на карти і схеми на звороті цих карт і схем, а також у книгах обліку робляться відповідні записи.

Робочі зошити (блокноти), які видаються виконавцям для разового користування, повинні мати жорстку прокладку, що виключають можливість залишення відбитків документа, який складається.

Зброшуровані внутрішні описи документів, що знаходяться у виконавця обліковуються в режимно-секретному органі у журналі обліку робочих зошитів або в особистому рахунку. Особисті рахунки обліковуються в окремому журналі обліку робочих зошитів. Оформлення зброшурованих внутрішніх описів таке як і робочих зошитів.

Оформлення блокнотів з відривними аркушами таке як і робочих зошитів. Але прошивають блокнот так, щоб були прошиті корінці аркушів. Нумеруються в блокноті аркуші та корінці. На кожному відривному аркуші зліва біля верхнього краю ставиться штамп режимно-секретного органу або печатка “Для пакетів”. У штампі або від руки пишеться номер блокнота і аркуша (наприклад, 15/1, 15/2, 15/3 і так далі). Звіряють правильність реєстрації.

Зручність блокнота в тому, що до друкувального підрозділу здається не блокнот, а окремі аркуші, що виключає нагромадження в блокноті секретної інформації.

Робочі зошити знищуються по акту, а окремі аркуші блокнота та корінці, що залишаються – за двома підписами працівників РСО у журналі обліку підготовлених документів. Якщо у режимно-секретному органі працює один працівник – другим є працівник, який згідно з наказом керівника установи замінює працівника режимно-секретного органу на період відпустки, відрядження, хвороби тощо. Відмітку про знищення використаних аркушів проводять на корінцях відривних аркушів або на контрольному аркуші. Блокнотом можуть користуватися декілька виконавців, а робочим зошитом один. У тих випадках, коли документ, що має гриф секретності неможливо розробити в робочому зошиті (блокноті) або коли документ розробляється декількома виконавцями, їм можуть бути видані окремі аркуші, попередньо обліковані в режимно-секретному органі; іноді для підготовки документа, що має гриф секретності, використовуються бланки, виготовлені форми, які також попередньо реєструються як окремі аркуші.

Необхідно записати в картці обліку видачі документа (справи), дату видачі, кількість аркушів, прізвище виконавця, перерахувати аркуші та видати виконавцю під підпис у картці обліку видачі документа (справи). Здійснюють розкладання карток у картотеці по виконавцях.

Під час приймання робочих зошитів (блокнотів) окремих аркушів від виконавців необхідно перевірити облікові номери на документі і картці видачі документа (справи), перерахувати аркуші, списати робочий зошит (блокнот) окремі аркуші у картці обліку видачі документа (справи).