ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАВАННЯ УСІХ ВИДІВ ІНВЕНТАРНИХ ДОКУМЕНТІВ, КРІМ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОНАНИХ НА КАЛЬЦІ

Внести отримані на зберігання документи у внутрішній опис шафи, альбому. Розкласти документи у шафи і альбоми, помітити місцезнаходження документів у каталожних картках, розкласти каталожні картки за їх тематичною приналежністю до картотеки.

При пошуку та видачі документів для внесення замін (вилучення та доповнення окремих аркушів) прийняти запит на необхідні документи, пошук документів за католожною карткою, відбір документів, видача документів з перерахунком аркушів під підпис в картці обліку видачі документа (справи).

Звірити правильність внесення замін у документи і позначки у супроводжувальному листі та наряді з реєстраційними даними журналу інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів. Списати документ в картці обліку видачі документа (справи). Внести заміни у внутрішній опис шафи, альбому про заміни кількості аркушів у документах.

При пошуку та видачі документа з грифом секретності виконавцю необхідно перевірити наявність дозволу на видачу документа виконавцю та видати. При цьому записати прізвища виконавця та дату видачі документа, перерахувати аркуші, підписатися у картці обліку видачі документа (справи).

Прийняти документи з підписом у картці обліку видачі документа (справи), звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер та номер примірника документа з карткою обліку. Перерахувати аркуші в документі, поставити підпис в обліковій картці про повернення документа.

Розкласти документи з грифом секретності, отримані від виконавців, на місця їх зберігання.