ІНВЕНТАРНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ

Зброшуровані матеріали виготовляються шляхом додання до документів, взятих на інвентарний облік, обкладинки та чистого першого та останнього аркушів, прошиваються (без обкладинки), аркуші нумеруються (номери проставляються у правому верхньому куті аркуша поза текстом документа), на зворотній стороні останнього аркуша проставляється штамп та заповнюються його реквізити (робиться напис цифрами та прописом про кількість прошитих аркушів, де перший і останній аркуші враховуються як аркуші без грифа секретності), опечатуються за допомогою паперової наклейки з відтиском печатки РСО “Для пакетів” (вона наклеюється на зворотній стороні останнього аркуша так, щоб захопити нитки прошивки) і засвідчується підписом працівника РСО, який оформляв інвентарний облік. На обкладинці та на першому облікованому і прошитому аркуші вказується гриф секретності (згідно з грифом секретності зброшурованого матеріалу), інвентарний номер за журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журнал обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів), заголовок, кількість аркушів.

При невеликій кількості матеріалів, які обліковуються, може вестись один журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, замість журналу обліку видань з грифом секретності (журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів вміщує всі вимоги журналу обліку видань з грифом секретності).

Для зручності проведення перевірок наявності брошур (схем, технічних документів) при реєстрації у журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журналі обліку видань з грифом секретності) кожному примірнику присвоїти свій окремий інвентарний номер. Під час перевірок номерам примірників увага не приділяється, а в акті зазначаються тільки інвентарні номери.

Під час прийому документів з грифом секретності друкованого та попереднього обліку:

− перевірити наявність позначок (найменувань) на кожному аркуші документа, перерахувати та перевірити нумерацію аркушів, номери примірника, реєстраційний номер документа, назву та гриф секретності. Підпис за отримання документа та додатку;

− приймаючи документи від підрозділу, який займався їх розмножуванням, звірити реєстраційні номери документів, номери примірника, відповідність найменування у документі та наряді, провести перерахунок аркушів, підпис за документ та наряд у журналі обліку виготовлення копій;

− підібрати та скомплектувати матеріали вхідних документів, зареєструвати документи, в журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, проставлення інвентарного номера на документі, завірити підпис працівника, що проводить реєстрацію.

Під час приймання документів для заміни окремих аркушів необхідно прийняти документи від сховища для заміни, вилучення або доповнення окремих аркушів документів з перерахунком аркушів та під підпис в картці обліку видачі документа (справи).

Під час заміні, вилученні та доповненні окремих аркушів документів проводиться розкомплектування документів, заміна, доповнення чи вилучення окремих аркушів, брошурування, переоформлення завіряючих підписів документів, опломбування, позначки про виконані операції на супроводжувальних листах, в журналах (картках) обліку підготовлених документів, друкованих та вхідних документах.

Повернення документів до сховища після заміни, вилучення чи доповнення документа під підпис в

картці обліку видачі документів (справ) з перерахунком аркушів.

Під час знищення замінених та вилучених аркушів з документів інвентарного обліку необхідно провести перевірку інвентарного номера, номера примірника, індексу документа та номерів окремих замінених чи вилучених аркушів за журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів. Знищити аркуші документів у встановленому порядку. Зазначити про знищення аркушів документів в журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів або журналі обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів.