ФОРМУВАННЯ, ОБЛІК , ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАЧА СЕКРЕТНИХ СПРАВ
З метою правильного формування справ, надійного зберігання документів і їх пошуку розробляється номенклатура справ з урахуванням завдань та функцій установи та її структурних підрозділів.
Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання та їх відбору на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”. ( показати)
Номенклатура справ є обов’язковим для кожного РСО документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. До номенклатури справ повинні включатися усі справи, які відображають питання діяльності установи, а також справи, тимчасово не закінчені провадженням, ті, що надійшли з інших установ для продовження їх ведення, а також журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ.
Номенклатура є основним обліковим документом секретних справ календарного року та підставою для їх обліку . До номенклатури включаються усі справи одного календарного року, перехідні, ті що надійшли з інших установ для продовження їх ведення а також журналобліку журналів, картотек і завершених провадженням справ. У справи групуються секретні документи одного календарного року. Ведення перехідних справ дозволяється у виняткових випадках та в обмеженій кількості з питань, що вирішуються протягом декількох років. Перехідні справи вносяться до номенклатури справ кожного року за одним і тим самим порядковим номером з моменту їх заведення і до закриття з відміткою про це у номенклатурі справ минулого року “Перехідна, ведеться з ____ року”.
Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для режимно-секретного органу однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для режимно-секретного органу , що однорідні за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищестоящі режимно-секретні органи для мережі режимно-секретних органів, що входять до сфери їх управління і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожен режимно-секретний орган повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.
Номенклатура справ складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності режимно-секретного органу і таким чином, щоб кожний виконавець міг ознайомитися з тим обсягом матеріальних носіїв секретної інформації, які необхідні йому для виконання службових обов’язків. Підписується начальником РСО, обов’язково погоджується з керівником архівного підрозділу і затверджується керівником установи, та обліковується у журналі обліку підготовлених документів, зберігається у начальника режимно-секретного органу установи чи у працівника, відповідального за ведення номенклатури справ, а після річної перевірки наявності документів підшивається в окрему справу з номенклатурами. Зброшуровані номенклатури справ дозволяється брати на облік у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ.
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: том перший, том другий тощо.
Зміни та доповнення до номенклатури справ проводяться за дозволом начальника РСО і поданням керівників структурних підрозділів. До справ з відміткою “Літера М” зміни та доповнення вносяться з дозволу особи, яка затвердила номенклатуру справ.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” робиться відмітка про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ тощо.
Томи справ та журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ вносяться до номенклатури справ в міру заведення із зазначенням дати заведення справи (тому), прізвищ та ініціалів усіх виконавців, яким надається право користування відповідною справою, прізвище та ініціали виконавця, відповідального за ведення справи (тому). По закінченні справ (томів) у номенклатурі справ робиться запис про дату закінчення справи (тому), кількість аркушів та про інші необхідні дані.
У разі заведення справ, непередбачених номенклатурою справ, вони вносяться до відповідного розділу номенклатури під час їх заведення. З цією метою у кожному розділі номенклатури справ залишаються резервні номери.
Якщо передбачену номенклатурою справ справу не було заведено, то після закінчення року в номенклатурі справ у графі “Примітка” робиться відмітка “Справа не заводилася”, яка завіряється підписом начальника чи працівника РСО, відповідального за формування справ.
Після закінчення поточного року номенклатура справ обов’язково закривається, в кінці номенклатури робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість заведених справ (томів) постійного і тимчасового зберігання та справ, які переходять на наступний рік. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за секретне діловодство. При заведенні нового журналу обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ попередній журнал обліковується в ньому.
Номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють.
Номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним державним архівним підрозділом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи РСО.
Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 4149;