ВИГОТОВЛЕННЯ, КОПІЮВАННЯ, ОБЛІК ТА РОЗМНОЖЕННЯ Й СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ
Виготовлення витягів та копій з документів здійснюють з письмового дозволу керівника установи, керівника структурного підрозділу або начальника режимно-секретного органу чи його заступника.
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній.
Копіювання документів, що надійшли з інших установ і не містять у собі відомостей про виробничу діяльність цієї установи, допускається лише з дозволу керівника установи, від якого надійшов документ.
Копіюванням вважається:
− розмноження вхідних документів поточного року;
− вхідних, підготовлених документів за минулі роки;
− всіх документів, що знаходяться на зберіганні у РСО, секретнлому архівному підрозділі.
Копії документів та витяги з секретних документів (окрім виписок у робочий зошит) враховуються за новими обліковими номерами у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, журналі обліку підготовлених документів, картці обліку підготовлених документів, журналі обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів. При копіюванні документа в друкувальному підрозділі копія обліковується в журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а в РСО, за журналом обліку підготовлених документів або картці обліку підготовлених документів.
При копіюванні документа в РСО з використанням друкарської машинки, автоматизованої системи або розмножувальної техніки, копія обліковується за журналом обліку підготовлених документів, карткою обліку підготовлених документів, журналом обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів.
В облікових журналах або картках та на документах, з яких виговляється копія, робиться позначка про те, скільки примірників копій знято, з яких номерів аркушів, розділів чи пунктів документа і в якій кількості примірників зроблено витяги, а також – за якими номерами обліковані копії чи витяги.
З матеріалу знято копію в одному примірнику
| На оригіналі: Відмітка друкарки Знято копію в 1 прим. Друк. Вовченко 10.05.97 № 1456т | На оригіналі: Відмітка виконавця Копія відправлена до МЗС за вих. № 012 від 11.09.97 Фахівець РСО Підпис Станик В. Р. |
Витяг у двох примірниках, кожен за своїм номером
| На оригіналі: Відмітка друкарки № 1549, 1550 Друк. 2 витяги п.3,4 та 8, 9 в 1 прим кожний Друк.. Вовченко 10.05.01 | На оригіналі: Відмітка виконавця Витяг відправлено згідно з листом № 42 від 01.05.01 № 1549 – Мінфін № 1550 – МЗС Фахівець РСО Підпис Кутний А. І. | На витязі № 1550 Друк. 1 прим. 10.05.97 № 1549 Друк. 1 прим. 10.05.01 |
Витяг у двох примірниках по одному питанню
| На оригіналі Відмітка друкарки № 1553 Друк. Витяг в 2 прим. По п.3. Друк. Вовченко 17.05.97. | На оригіналі Відмітка виконавця Витяг № 1553 відправлений за вих. № 012 від 18.05.97 Прим. № 1 – Мінфін Прим. № 2 – МЗС Фахівець РСО Підпис Пиріг А. А. | На витягу № 1553 Друк. 2 прим. 17.05.97 |
Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документи інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робляться відмітки на документах, що розмножуються.
В облікових журналах чи картках обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.
Нумерацію додатково розмножених примірників документа продовжують від останнього номера раніше врахованих його примірників. Якщо виготовлено копії документів, що надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а у знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа.
Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів. Розмноження може здійснювати безпосередньо РСО, використовуючи засоби власної оргтехніки.
Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії обладнаними технічними засобами захисту секретної інформації.
Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьової стороні першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”. Наприклад:
Згідно
Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 6712;