Автоматизована (комп’ютерна) форма ведення бухгалтерського обліку

Основними перевагами комп’ютерної форми ведення обліку порівняно з паперовою є:

- комп’ютеризація складових системи бухгалтерського обліку (складі обробка первинної документації, формування регістрів, їх аналітична обробка, складання звітності);

- у програму закладено правила формування тих чи інших бухгалтерських проводок за господарськими операціями;

- паралельне ведення бухгалтерського обліку за вимогами декількох стандартів (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, які розраховуються за різними методиками);

- забезпечення отримання необхідної внутрішньої і зовнішньої звітності за вимогою управлінського персоналу (використання комп’ютерної техніки дозволяє отримувати інформацію з бажаним ступенем деталізації у будь-який момент часу за рахунок скорочення масиву вихідної інформації і тривалості облікового процесу).

Особливістю облікових регістрів у комп’ютерній формі є їх формування безпосередньо в оперативній пам’яті комп’ютера або на магнітних носіях.

Застосування комп’ютерної форми ведення бухгалтерського обліку передбачає:

ü накопичення і багаторазове використання облікових даних;

ü необмежені можливості щодо побудови аналітичного обліку;

ü автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

ü одержання звітних показників у режимі діалогу “людина - комп’ютер”;

ü автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених у системі рахунків;

ü використання конкретної комп’ютерної програми;

ü забезпечення збереженості, виявлення та недопущення несанкціонованого доступу до облікових даних, які зберігаються на магнітних носіях.

Обробка даних з використанням комп’ютерної форми ведення обліку відбувається в 3 етапи:

3.3. Розробка робочого плану рахунків

Друга стадія облікового процесу передбачає класифікацію інформаційних даних про факти господарського життя шляхом використання рахунків. Саме сукупність бухгалтерських рахунків визначає структуру облікової інформації. Зв’язки між рахунками, які утворюються за допомогою подвійного запису, визначають їх кореспонденцію.

Одним із важливих нормативних документів, завдяки якому забезпечується ведення бухгалтерського обліку, є план рахунків, тобто їх систематизований перелік.

Всі суб’єкти господарювання зобов’язані використовувати типовий план рахунків або на його підставі розробляти робочий.

Підприємство не зобов’язане використовувати всі рахунки, наведені в плані рахунків, а вибирає лише ті з них, які дійсно необхідні, формуючи робочий план рахунків.

Робочий план рахунків є одним з елементів облікової політики підприємства і затверджується керівником підприємства як додаток до наказу (положення) про облікову політику.

Розробка робочого плану рахунків повинна забезпечити таку організацію бухгалтерського обліку, щоб облікові регістри велися систематизованим способом і забезпечувалося складання бухгалтерської звітності. Включаючи рахунки до робочого плану рахунків, бухгалтер керується практичними потребами підприємства. Так, невеликому підприємству достатньо мати декілька десятків рахунків. Великому підприємству, навпаки, необхідно використовувати тисячі рахунків, що дозволить достовірніше відображати інформаційні дані про господарську діяльність. На розробку робочого плану рахунків впливають специфіка галузі, вид діяльності. У свою чергу, робочий план рахунків визначає зміст аналітичного обліку та впливає на форму ведення бухгалтерського обліку, яка застосовується.

Якщо Планом рахунків не передбачено субрахунки для певного виду активів або зобов’язань, можуть вводитися додаткові субрахунки, наприклад, рахунок 28 “Товари” може бути доповнений субрахунком 286 “Транспортно-заготівельні витрати”.

Таким чином, система рахунків 2-го порядку робочого плану побудована у двох напрямах:

ü перший – застосування субрахунків, які мають встановлені конкретні номери та призначення згідно з Планом рахунків;

ü другий – застосування субрахунків, які не мають встановлених конкретних номерів, номери яких і конкретне призначення встановлюються підприємством.

Аналітичні рахунки розробляються підприємством з урахуванням вимог законодавства та управлінських потреб.

Розроблений підприємством робочий план рахунків повинен бути гнучким і зручним у користуванні.

Комп’ютерні програми значно розширюють можливості побудови бухгалтером робочого плану рахунків. По-перше, допустимим є використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку за кожним синтетичним рахунком, що дозволяє одержувати всі показники звітності з потрібним рівнем деталізації. По-друге, комп’ютерні програми дозволяють застосовувати декілька робочих планів рахунків.