Сутність ділових переговорів. Їх підготовка, місце і роль в економічній діяльності

У вітчизняній і зарубіжній літературі є багато різноманітних підходів до визначення суті та необхідності ділових переговорів, їх місця і ролі в економічній діяльності як важливого аспекту практичної діяльності керівництва підприємств, фірм, корпорацій та служб зв’язків з громадськістю.

Узагальнивши всі основні підходи до аналізу ділових переговорів, їх можна визначити як організаційну (самоорганізаційну) форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економіч­них, комерційних зв’язків між зацікавленими у спільній діяльності економічно вільними, самоорганізованими, самокерованими суб’єктами економічної діяльності.

Ділові переговори — це організований процес, у якому чітко визначена мета взаємодії партнерів (учасників переговорів), яка у перспективі реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин, на користь сторін — учасників переговорів.

Процес організації переговорів має розпочинатися з чіткого визначення керівництвом фірми — ініціатора переговорів та її службою зв’язків з громадськістю сутності й актуальності проблеми, розв’язання якої зумовлює необхідність пошуку нових партнерів та взаємодії з ними. Дуже важливо здійснити грамотний порівняльний аналіз ефективності взаємодії з наявними та можливими партнерами.

Рішення про повномасштабний процес ділових переговорів приймається лише після того, коли добре усвідомлена актуальність проблеми, коли виникла об’єктивно обґрунтована необхідність і доцільність пошуку нових партнерів. У разі якщо виникає невпевненість в актуальності проблеми та необхідності пошуку партнерів для її розв’язання, за консультацією доцільно звернутися до висококваліфікованих фахівців з даної проблеми або до консалтингових закладів певного спрямування.

І лише після того, як керівництво і служба зв’язків з громадськістю фірми — ініціатора ділових переговорів обґрунтовано і переконливо довели необхідність ділових переговорів, слід розпочинати їх проведення.

Процес підготовки ділових переговорів розпочинається з пошуку партнерів. На цьому етапі потрібно об’єктивно відповісти на три запитання:

1. Який партнер справді потрібен для розв’язання наявної проб­леми?

2. Що є головним критерієм у визначенні партнера (парт-
нерів)?

3. Що можна запропонувати партнерові, чим його зацікавити і що від нього потрібно отримати?

Формулюючи й аналізуючи можливі відповіді на перше запитання, необхідно розуміти, що будь-яке розширення меж вашої самоорганізованої, самокерованої системи потребує немалих кош­тів і може спричинити появу нових проблем, зокрема проблеми нової системної самоорганізації (на яких засадах фірма взаємодія­тиме з новими партнерами, це буде кооператив чи кооперація). Як свідчить практика, встановлення нових зв’язків для будь-якої самоорганізованої системи (фірми, підприємства) обходиться у п’ять разів дорожче, ніж підтримка і реалізація взаємодії зі старими партнерами. Регулювати нові зв’язки, управляти ними знач­но важче, особливо на першому етапі^[54].

Даючи відповідь на друге запитання, тобто визначаючи голов­ний критерій вибору партнера, слід пам’ятати, що вимоги до парт­нерів у випадку, коли передбачається одноразовий (коротко-
строковий) контакт-взаємодія, коли передбачається встановлення та здійснення довготривалих зв’язків або коли ведеться пошук доступу до високих сучасних технологій, істотно різнитимуться.

Саме це потребує чіткого визначення головного критерію оцін­ки партнера.

Визначення головного критерію оцінки партнера за всього різ­номаніття ситуацій доцільно розпочинати з аналізу товарів чи послуг, виготовлення чи надання яких передбачає якнайменші витрати й зусилля і водночас забезпечує високі якісні характеристики та якнайбільшу вигоду. У будь-якій ситуації необхідно розуміти, що ваш партнер керується такими самими критеріями, тому пропонувати йому товари чи послуги потрібно найбільш вигідні.

Плануючи взаємодію з партнерами, необхідно обирати найбільш справедливий обмін товарами та послугами, на синергетич­них засадах порівнюючи та узгоджуючи свої надходження і збитки з надходженнями і збитками партнерів. Дуже важливо розуміти, що в ділових переговорах беруть участь рівноправні партнери, зацікавлені у взаємодії.

На жаль, в українському суспільстві по-різному розуміють переговори з державними закладами (підприємствами, організаціями) і самоорганізованими, самокерованими структурами громадянського суспільства. У першому випадку реалізуються відно­сини влади і підлеглих, тому їх не розуміють діловими. Переговори між самоорганізованими структурами розуміються як спілкування, взаємодія рівноправних партнерів.

Сучасна синергетична методологія (за умови вмілого її застосування) забезпечує рівноправні відносини між «організацією» — державним закладом і «самоорганізацією» — певною структурою громадянського суспільства. Тому сучасні ринкові відносини, розвиток економічної демократії покликані забезпечити рівноправні ділові переговори як між партнерами — самооргані­зованими структурами громадянського суспільства, так і між державними закладами та об’єднаннями громадянського суспільства, тобто між державою і громадянином, з глибоким розумінням рівності прав і обов’язків, самовідповідальності.

Ділові переговори — це реалізація ділового спілкування партнерів. Вони вирішують два основних завдання:

· вивчення, аналіз, оцінка та організація взаємодії комерційних інтересів;

· зміна відносин з метою забезпечення вигоди для сторін, що взаємодіють, тобто здійснення самоуправління комерційною діяль­ністю ділових партнерів як єдиною самоорганізованою системою.

У процесі вирішення першого завдання реалізуються три функ­ції ділових переговорів:

1) передача та прийом економічної торгово-комерційної інфор­мації;

2) коригування поведінки партнерів;

3) стимулювання особистих емоційних контактів.

Вирішення другого завдання забезпечується реалізацією чотирьох функцій:

1) організація спільної діяльності партнерів;

2) обмін торгово-економічною інформацією;

3) поглиблене вивчення партнерів;

4) розвиток міжособистісних та міжгрупових відносин.

Учасники ділових переговорів повинні знати правила поведінки на переговорах та дотримувати їх у різних ситуаціях, що забезпечує раціональність і ефективність переговорів, подолання труднощів на шляху до взаємовигідних домовленостей.