Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та його рівні

Автоматизоване робоче місце спеціаліста – це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.

Професійні АРМ – це головний інстумент спілкування людини з інформаційними системами, що виконують роль автоматизованих робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій у локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру та легко адаптуються.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу та є засобом спілкування спеціаліста з автоматизованими інформаційними системами.

Якщо за критерій узяти організаційну структуру управління, то можна умовно виокремити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього та оперативного рівнів. За принципом вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці

Створення АРМ забезпечує:

Ø простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;

Ø простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

Ø компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;

Ø високу надійність і живучість;

Ø порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв’язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначення достовірность результатної інформації, виводити й передавати каналами зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну сферу.

Найважливішими для практичних цілей є задач за економічним змістом вихідних показників. Це групування – основа для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

Ø АРМБ з обліку основних засобів;

Ø АРМБ з обліку виробничих запасів;

Ø АРМБ з обліку праці й заробітної плати;

Ø АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження. Реалізація та визначення фінансового результату;

Ø АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;

Ø АРМБ з обліку витрат на виробництво;

Ø АРМБ зведеного обліку та складання звітності;

Ø АРМБ з обліку капітальних вкладень.

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає павний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи:

Ø підготовка інформації та її оброблення;

Ø систематизація й узагальнення облікової вінформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;

Ø формування інформації для подальшого використання управлінні підприємством.

У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. Із цією метою виокремлюють три рівня управління.

На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ тощо ). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ І категорії). АРМБ І категорії потрібне для формування й підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв’язання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задая на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва ні рівні філії, дочірних підприємсвт, ділянок, цехів, відділів та інших робочих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконують контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішеь за комплексом завдань (АРМБ ІІ категорії). На АРМБ ІІ категорії здійснюють контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одержувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ ІІ категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розроблюються перспективні плани та стратегії їх виконання (АРМБ ІІІ категорії). АРМБ ІІІ категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язання регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних, грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, розв’язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Такам чином, АРМ – це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконують на його робочому місці.

Основне призначення АРМ – забезпечити управлінський персонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі ІС, або в розподільній базі АРМ.

Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних – електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовікове подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв’язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

З урахуванням професійних знань і практичних навичрк користувача може обирати методику розв’язання задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати та приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.

Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку (КСБО)

Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку (КСБО) про­йшли великий історичний шлях становлення й розвитку. Вони змінювалися паралельно зі змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів оброблення інформації, методів і засобів розроблення, концепції побудови ІС.

Ринок КСБО розпочав формуватися з кінця 80-х років. Сьогодні існує велика кількість різноманітних програмних засобів автома­тизації бухгалтерського обліку: від засобів автоматизації локаль­ної задачі бухгалтерського обліку до повнофункціональної КСБО в складі ІС підприємства.

Існує залежність між масштабом підприємства та типом засто­совуваних у КСБО інформаційних технологій

Ця залежність обумовлена як потребами в інформаційних тех­нологіях для реалізації функцій КСБО, так і можливим рівнем за­трат на її створення й супроводження. Чим менший масштаб під­приємства, тим відносно простіший бухгалтерський облік, менша інтенсивність інформаційних потоків. Для цього класу систем іс­нує потреба в нескладних (а отже, недорогих) інформаційних технологіях. Відомо, що для великих підприємств КСБО є не­від'ємною частиною ІС підприємства, тому вибір інформаційних технологій КСБО диктується інформаційною системою підприємства. Найбільший простір для вибору інформаційних техноло­гій існує під час створення КСБО середніх деяких великих під­приємств. Відповідність інформаційних технологій КСБО масштабу підприємства наведено в таблиці .

За повнотою та інтеграцією облікові функції розрізняються:

> КСБО для окремих ділянок бухгалтерського обліку;

> комплексні КСБО для всіх ділянок бухгалтерського обліку;

> КСБО з розширенням функцій бухгалтерського обліку (на­
приклад, торгові системи, складські системи, системи управління
продажем, системи закупівельної діяльності тощо);

> цілком інтегровані з функціями управління підприємством
КСБО.

Програмні продукти КСБО, як правило, мають модульну архі­тектуру, яка дає можливість автономно використовувати окремі функціональні модулі. Організаційно КСБО охоплює одне чи комплекс АРМ бухгалтерів, які можуть працювати як ізольовано, так і в мережному режимі.

Програмні продукти для КСБО відрізняються ступенями сво­боди. Так, в одних програмних продуктах допускається вибір компонентів інформаційних технологій — типу СУБД, архітек­тури мережі, інструментальних засобів проектування, в інших — технічні та програмні рішення замкнуті, не підлягають модифі­кації. Тенденції розвитку інформаційних технологій узагалі свід­чать про те, що живучими виявляються ІС, орієнтовані на багатоплатформеність, які допускають заміну компонентів базового й загального програмного забезпечення.

Ринок програмних продуктів КСБО пов'язаний із такими про­відними фірмами-розробниками як: «1С:Підприємство», «ІНТЕЛЛЕКТ-СЕРВІС», «ПАРУС», «ГАЛАКТИКА», «ДІАСОФТ», «ІНФІН», «ІНФОСОФТ», «ОМЕГА», «R-STYLE SOFTWARE LAB », «COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD», що забезпечують такий набір послуг:

> розроблення, розповсюдження (продажу) готових програм­них продуктів для створення КСБО;

> консалтингові послуги з проектування КСБО, вибору програмних засобів;

> створення інформаційно-правових систем для КСБО;

> видання та розповсюдження літератури для КСБО;

> організація навчальних центрів для підготовки користувачів КСБО.

Безперечний лідер серед розробників — фірма 1С, про продук­ти якої докладніше скажемо нижче.

Фірми-розробники КСБО пропонують широку номенклатуру програмних продуктів, що враховують потреби користувачів. Ряд фірм створює програмні продукти єдиної серії під загальною тор­говою маркою. Вони призначені для підприємств різних чи мас­штабів предметних сфер, мають типові елементи, використову­ють типові інформаційно-технологічні рішення.

Фірма «Інтелект-Сервіс» пропонує такі програмні продукти:

> БЭСТ-4— повнофункціональна, поширена й багатовалютна система оперативного (торгового, складського) і бухгалтер­ського обліку. Уведення даних у систему здійснюється від пер­винних документів. БЭСТ-4 добре адаптується до специфіки кон­кретного підприємства;

> БЭСТ-4 «Магазин»— автоматизація підприємств роздріб­ної торгівлі, забезпечує керування товарорухом від надходження товарів на складі до їх реалізації, підтримує оперативний і бухгал­терський облік, взаємодію з торговим устаткуванням;

> БЭСТ «Компанія»— автоматизація керування великим
підприємством торгівлі. Забезпечує оперативне керування тор­говими потоками, в тому числі облік закупівель, запасів, про­даж товарів, розрахунків по зобов'язаннях. Автоматизовано всі функції бухгалтерського та податкового обліку. Для керування
БД використовуються великомасштабні СУБД типу SOL-
Server;

> БЭСТ «Офіс»— повнофункціональна система керування малим підприємством. Забезпечує планування руху коштів, до­ходів і витрат, облік та аналіз господарської діяльності;

> БЭСТ «План»— програма формування календарних збу­тових і виробничих планів для підприємств торгівлі, виробництва
і сфери послуг, розрахунку витрат і собівартості продукції та по­
слуг, аналізу ефективності варіантів планів, прогнозу результатів
роботи;

> БЭСТ-ПРО— комплексна автоматизація систем керуван­ня підприємств виробничого типу, торгівлі та сфери послуг. За­безпечує повний управлінський цикл, у тому числі ведення дого­ворів, контроль взаєморозрахунків, планування виробництва та збуту, облік витрат на виробництво продукції (послуги), керу­вання постачанням, розрахунок зарплати тощо.

Програмні продукти фірми «ПАРУС»:

> ПАРУС 7.11— повнофункціональна система автоматизації керування для малого й середнього бізнесу;.

> ПАРУС «Система керування»— система автоматизації керування для промислових підприємств;:

> ПАРУС «Аналітика»— аналітична програма для аналізу діяльності торгових підприємств;

> ПАРУС «Бюджет»— система автоматизації керування для бюджетних організацій;

> ПАРУС «Страхування»— система автоматизації керу­вання для страхових компаній.