Безпосередня організація ділових переговорів

Якщо ініціатором ділових переговорів виступає партнер, тоді всі питання безпосередньої організації і проведення переговорів, з дозволу керівництва вашої фірми, обговорюються, уточнюються й вирішуються з представниками групи переговорів фірми-партнера.

Визначаючи склад і формуючи робочу групу ділових переговорів, для вивчення й розгляду фірмою служба зв’язків з громадськістю надає усі необхідні характеристики кандидатур у цю групу, і лише керівництво приймає остаточне рішення про склад групи і контакти з партнером (його представниками), в які вступатимуть члени робочої групи переговорів. Дуже важливим є добір членів робочої групи переговорів, тому її чисельність має бути невеликою (5—7 осіб), а кожен член групи повинен мати вищий рівень фахової підготовки і бути здатним приймати рішення самостійно, без санкцій керівництва.

Усі члени робочої групи переговорів проходять інструктаж у фахівців служби зв’язків з громадськістю, і лише після цього пе­ревіряється їхня готовність до переговорів за участю керівництва фірми.

Для вирішення конкретних питань організації, проведення й документування переговорів створюється спеціальна протокольна служба, завданням якої є підготовка програми перебування делегації фірми-партнера у вашому місті чи в спеціально орендованому приміщенні за межами місця вашого базування (наприклад, у пансіонаті на узбережжі Чорного моря). До складу заходів протокольної служби входять: бронювання місць для членів делегації фірми-партнера в готелі; організація зустрічей членів делегації на вокзалах, в аеропортах; забезпечення транспортом; підготовка приміщення для переговорів; забезпечення засобами зв’язку і масової інформації; складання плану візитів членів делегацій, екскурсії і т. ін.

Крім того, протокольна служба, безперервно взаємодіючи зі службою зв’язків з громадськістю, забезпечує і контролює вчасне розсилання запрошень на переговори всім зацікавленим особам із зазначенням мети переговорів, часу початку та закінчення кожної зустрічі делегацій, місця проведення переговорів та умов проживання, харчування, забезпечення транспортом, зв’язком тощо (схема 49).

Програму прийому партнерів протокольна служба представляє керівництву для ознайомлення і перевірки, потім узгоджує всі основні моменти з представниками фірми-партнера, і лише після цього керівництво затверджує цю програму.

Схема 49