Функції протокольної служби ділових переговорів

Служба зв’язків з громадськістю у взаємодії з протокольною надають особливу увагу підготовці приміщення для проведення переговорів. Так, кімната для проведення переговорів має бути непрохідною, теплою, добре освітленою, провітреною, з сучасними меблями і продуманим інтер’єром. Телефон, факс, телетайп та інші прилади зв’язку встановлюються не в кімнаті для переговорів, а в спеціальному приміщенні (приміщеннях). Крісла розташовуються так, щоб кожен учасник переговорів вашої фірми знаходився напроти зацікавленого учасника делегації фірми-партнера. На кожному місці за столом переговорів бажано поставити табличку з іменем особи та її вченим ступенем, званням, якщо таке є. На стіл треба покласти папір, ручки, олівці, поставити пляшки з мінеральною і солодкою водою та склянки. На вхідні двері доцільно повісити табличку: «Ідуть переговори. Вхід заборонено».

Слід заздалегідь визначити найважливіші проблеми, які перед­усім доцільно розглянути, і питання, на які партнери готові і
здатні дати позитивні відповіді. Усе це забезпечить раціональне використання часу переговорів і від самого початку надасть їм позитивного емоційного забарвлення.

Потрібно передбачити ті складні ситуації, які вже існують, і ті, що можуть виникнути у процесі переговорів, підготувати взаємоприйнятні способи і методи їх розв’язання, аргументи, які доцільно використовувати для переконання партнера у можливостях розв’язання складних ситуацій на користь усіх учасників переговорів.

За будь-яких умов під час проведення ділових переговорів слід дотримуватися основного принципу — рівноправності сторін. З перших хвилин зустрічі встановлюється такий порядок:

· керівники груп вітаються, обмінюються візитними картками, потім кожен з них знайомить партнера зі своїми співробітниками — членами делегації;

· оголошується та узгоджується план ділової зустрічі;

· визначається час для розгляду окремих питань та називаються учасники переговорів;

· сторони розкривають своє бачення проблеми і пропонують заходи і методи взаємодії щодо її розв’язання.

Починати кожну зустріч (засідання) делегацій у встановлений час і відразу переходити до конкретної справи потрібно незалежно від того, чи всі члени делегації присутні. Запізнення тієї чи іншої делегації може негативно позначитися на ефективності переговорів.

Графіки роботи делегації на переговорах мають бути стислими. Будь-яку проблему досить активно й ефективно можна обговорювати без перерви протягом півтори години. Потім потрібно зробити перерву на 15—20 хвилин, після чого продовжувати переговори.

У процесі переговорів необхідно дотримуватися перевірених практикою міжнародних норм етики, а саме:

· прислухатися до прагнення партнерів, слухати і чути сказане, запропоноване, адекватно сприймати зустрічну інформацію, бути толерантним за будь-яких умов;

· шанобливо ставитися до думки і пропозицій кожного з учас­ників переговорів;

· зберігати за діловими партнерами право на обдумування пропозиції іншої сторони та викладати в конкретній формі своє судження з приводу будь-якого питання, яке обговорюється;

· підбивати підсумки кожного етапу переговорів. При цьому, по-перше, окреслювати коло з’ясованих питань; по-друге, чітко визначати проблеми, які потребують подальшого вивчення та обговорення; по-третє, окреслювати перспективи продовження переговорів.

Пропонуючи перспективу продовження переговорів, членам робочої групи необхідно бути готовими до наступних дій:

а) взаємне уточнення інтересів, поглядів, концепцій, позицій і пропозицій учасників переговорів;

б) обговорення позицій, аргументація та спростування;

в) узгодження остаточних варіантів та формулювання домовленостей.

На другому етапі переговорів потрібно аргументовано довести партнерові, на які поступки і чому ваша фірма не може піти, дати можливість усе це добре осмислити учасникам переговорів. Для реалізації цього непростого завдання рекомендується спочатку узгодити загальну формулу, а потім її деталі. При цьому, безумов­но, враховуються інтереси партнера, його можливості.

Важливу роль на переговорах відіграє головуючий. Саме він визначає методи розв’язання основних проблем. Для цього йому потрібно мати досить об’єктивні відповіді на такі питання:

1. Чи націлені сторони на спільне розв’язання ключових
проблем?

2. Чи відбувається ефективний обмін інформацією між партнерами?

3. Чи прагнуть партнери реально об’єднати зусилля в подоланні перешкод і труднощів на шляху до прийняття взаємовигідних, рівноправних рішень щодо розв’язання ключових та інших проблем?

4. Чи готові партнери до справді рівноправної взаємодії на даний час і в перспективі?

Завершальний етап переговорів є дуже важливим не лише для правильної оцінки безпосередніх результатів, які втілюються у певних домовленостях, договірних зобов’язаннях, узгодженнях,
а й для практичної їх реалізації.

Завершуючи будь-які переговори, необхідно керуватися синер­гетичною методологією і діяти за правилом: адекватне взаємо­розуміння інтересів партнера, його можливостей, взаємодопомога в їх реалізації є основою дружніх відносин робочих груп незалежно від того, як закінчаться переговори.

На цьому етапі особливу увагу потрібно звертати не на кон­кретні домовленості, а на те, якими шляхами їх досягнуто. Слід з’ясувати, чи можливе досягнення ефективніших і вигідніших результатів для обох сторін і що для цього потрібно зробити.

Після завершення переговорів працівники протокольного відділу або члени робочої групи господарів повинні подякувати делегації фірми-партнера, провести її до виходу з будинку, відправити необхідним транспортом до готелю, на вокзал чи в аеропорт. Усе це має бути організовано і виконуватися на високому рівні відповідно до загальноприйнятого етикету, адже від цього багато в чому залежить імідж фірми.

Після завершення переговорів служба зв’язків з громадськістю за доручення керівництва здійснює усебічний аналіз процесу підготовки і проведення переговорів, готує обґрунтовані висновки про позитивні й негативні моменти всіх етапів переговорів, про зміст кожного звернення і повідомлення як членів своєї робочої групи, так і членів делегації фірми-партнера, оцінює роботу комунікативних каналів і засобів масової інформації, готує матеріали про хід і результати ділових переговорів для преси, радіомовлення і телебачення.

Таким чином, практично весь процес підготовки і проведення ділових переговорів здійснюється службою зв’язків з громадськістю на чолі з першою особою фірми.

Висновки

1. Соціально-економічна і політична трансформація українського суспільства, утвердження й функціонування ринкової економіки значно ускладнює систему зв’язків суб’єктів господарювання, природно зумовлює необхідність налагодження і здійснен­ня нових зв’язків, зокрема через організацію і проведення ділових переговорів.

2. Ділові переговори як організаційна (самоорганізаційна) фор­ма встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних, комерційних зв’язків між зацікавленими у спільній діяльності економічно вільними суб’єктами господарювання — це важливий елемент системи зв’язків з громадськістю, яка забезпечує вивчення й оцінку громадської думки та управління нею, а отже, багато в чому організує і регулює процес підготовки і проведення ділових переговорів.

3. Пошук партнера ділових переговорів і перспективну співпрацю з ним необхідно починати з усебічного вивчення виробників необхідних товарів чи послуг. На основі отриманої і проаналізованої інформації необхідно переконатися в тому, що саме вибраний вами виробник здатний гарантувати розв’язання вашої проблеми. Реалізацію цього етапу можуть забезпечити лише сучасні служби зв’язку з громадськістю.

4. Для кожних переговорів необхідно розробити концепцію їх проведення, головним змістом якої має бути орієнтація на аналіз потреб та інтересів партнера та його готовність і здатність розуміти ваші потреби та інтереси, взаємодіяти в їх реалізації, а також підготувати взаємоприйнятний сценарій проведення переговорів, що сприятиме досягненню успіху на переговорах.

5. Процес переговорів має бути інтенсивним і побудованим за принципами ефективної ділової розмови, у якій партнери водночас виступають і як зацікавлена організація, і як цільова аудиторія, безперервно міняючи рішення. У зв’язку з цим члени робочої групи, що беруть безпосередню участь у переговорах, повинні добре володіти методами впливу на цільову аудиторію та мистецтвом їх використання в будь-якій ситуації.

6. З огляду на те що ділові переговори — це дуже складний процес, який дає велике навантаження на інтелектуальну і чуттєву сфери людини, члени робочої групи повинні пройти не лише додаткову професійну, а й морально-психологічну підготовку.

7. Для служби зв’язку з громадськістю дуже важливим є аналіз результатів ділових переговорів, який передбачає не лише характеристику успіхів, досягнутих на переговорах, а й визначення методів, якими було досягнуто успіхів, неточностей, яких було допущено на тому чи іншому етапі переговорів, недоліків у підготовці членів, які потрібно усунути, готуючись до наступних переговорів.

Питання для самоконтролю