Розробка концепції та сценарію ділових переговорів

Підготовка і проведення будь-яких ділових переговорів передбачають розробку концепції, причому кожні переговори потребують особливого концептуального підходу, тому кращі фахів­ці служби зв’язків з громадськістю повинні розробити концеп­цію конкретних переговорів.

Концепція (від лат. сonteptio — розуміння, система) — це певний спосіб розуміння, трактування яких-небудь явищ, процесів, основна точка зору, керівна ідея для їх висвітлення й аналізу або провідна задумка і конструктивний принцип здійснення конкретного виду діяльності, в даному контексті — розумної, ефективної діяльності на переговорах.

Розробку концепції переговорів необхідно розпочинати заздалегідь з усебічного вивчення інтересів учасників переговорів, тобто правильного визначення власних інтересів та інтересів парт­нера. При цьому слід розуміти, що будь-яка проблема — це не-
реалізований інтерес, процес задоволення якого ускладнений і обмежений власними можливостями. Тому, розробляючи концеп­цію, необхідно:

1) визначити сутність проблеми (проблем), сформулювати чіт­ке її трактування;

2) обґрунтувати свою думку, основну ідею розв’язання проб­леми;

3) визначити й обґрунтувати свої позиції та пропозиції;

4) сформулювати основний конструктивний принцип переговорів (його основним змістом мають бути рівні права та взаємозацікавленість, а інтерпретації можуть бути різноманітними залежно від партнера (партнерів), умов тощо);

5) підготувати кілька варіантів розв’язання проблеми.

Нерідко партнери ділових переговорів поспішають: розробляючи концепцію переговорів, починають одразу з формування позиції та пропозиції. Такий підхід невиправданий. У будь-якому випадку розробку їх концепції доцільно розпочинати з аналізу інтересів, використовуючи інтегративну синергетичну методологію, яка передбачає правильне розуміння як своїх інтересів, здібностей і можливостей, так і інтересів, здібностей і можливостей партнерів, а також напрямів взаємодопомоги в реалізації можливостей партнерів та власних інтересів.

Твердження про те, що переговори не потрібні, коли інтереси цілковито збігаються, не мають підстав, тому що взаємодія партнерів необхідна за будь-яких умов. Не потрібно боятися розбіжностей, а можливо (на перший погляд), й протилежних інтересів. Добре організовані ділові переговори забезпечують досягнення взаєморозуміння і взаємодії в реалізації інколи зовсім протилежних інтересів партнерів.

Готуючи сценарій переговорів, слід керуватися тим, що інфор­мація про потреби та інтереси партнера на етапі його вивчення дасть службі зв’язків з громадськістю можливість обґрунтувати методи заволодіння увагою партнера. При цьому потрібно пам’ятати, що методи переконання є найефективнішими. Усі інші методи (права, тиску, демонстрації тощо) на переговорах мають бути спрямовані на те, щоб переконати партнера, тому до сценарію доцільно включати такі мотиви, як пропозиції нового товару, що виходить на ринок; розкриття запатентованої ідеї, покладеної в основу того чи іншого товару; доброзичливі відгуки тих, хто вже користувався новим товаром чи послугами; переваги, які отримає партнер, скориставшись вашими новими товарами або послугами; надійні гарантії якості товару і послуг та легітимність їх виробництва і надання.

Існує багато інших мотивів, які можна й доцільно використовувати у кожному конкретному випадку.

Сценарій переговорів має містити й подальше уточнення потреб та інтересів партнера, які потрібно брати до уваги, а також передбачати додаткові заходи з переконання партнера в надійності фірми, яка пропонує взаємодію. Для цього доцільно підготувати проспекти, які міститимуть інформацію про діяльність фірми, зок­рема:

· пропоновані фірмою товари та послуги;

· ринки, якими володіє фірма — ініціатор переговорів;

· постачальника сировини і технологій;

· гаранта високого наукового потенціалу фірми;

· рівень кваліфікації персоналу та його гарантії з боку авторитетних організацій;

· престижних споживачів (покупців) товарів та послуг фірми;

· візуальні (в раціональному обсязі) докази переваг товарів чи послуг фірми: креслення, графіки, діаграми, фотоматеріали, кіно- і телеролики, повідомлення і статті в періодичних виданнях;

· можливість надати сам товар у безкоштовне користування на деякий час тощо.

Крім того, до сценарію потрібно включити низку опорних порад партнерів, які переконливо свідчитимуть про те, що їхні потреби можуть бути найкраще задоволені пропозиціями саме вашої фірми. Заздалегідь треба підготувати кілька сюжетів про такі вигоди. З часом, у процесі самих переговорів фахівці служби зв’язків з громадськістю — учасники ділових переговорів набувають навичок побудови сюжетів про вигоди партнера, але при цьому необхідно пам’ятати, що будь-яка ситуація повинна бути логічно послідовною, тобто від переконливої характеристики власної продукції чи послуг слід плавно перейти безпосередньо до переконливого обґрунтування вигоди партнера, завер­шуючи розкриттям негативних наслідків і збитків для нього у разі, якщо він не користуватиметься вашим товаром чи послугами (схема 47).

Схема 47

У сценарії переговорів особливу увагу треба звернути на точність формулювань пропозиції, розуміючи, що кожна ваша пропозиція — це звернення або повідомлення для цільової аудиторії, якою в даному випадку виступає ваш партнер. Від нього цілковито залежать і взаєморозуміння, і взаємодія, і ефективність переговорів та майбутньої співпраці.

Усвідомлення переваг здійснюється лише через звернення й повідомлення, вони дають партнерові можливість самостійно і переконливо приймати рішення про взаємодію з вашою фірмою.

Тому всі пропозиції, які містяться у ваших зверненнях і пові-
домленнях, мають бути переконливо аргументовані фактичним матеріалом, об’єктивними даними про результати діяльності вашої фірми, якість ваших товарів і послуг, становище на ринку і т. ін.

Аргументацію необхідно готувати як на користь своєї продукції та послуг, так і для спростування можливих сумнівів партнера. Для цього потрібно спрогнозувати його можливі заперечення. При цьому необхідно відпрацювати вашу готовність приймати заперечення, зокрема готовність учасників переговорів вашої групи: а) показати, що ви добре розумієте заперечення; б) зрозуміти причини виникнення заперечень; в) надати аргументи на свою користь; г) погодитись, якщо заперечення доцільні й неспростовні.

Для правильної реакції на заперечення в сценарії переговорів слід передбачити, що вони можуть бути різними й належати до таких чотирьох груп: 1) щирі, раціональні; 2) приховані, але доцільні; 3) нещирі, нераціональні; 4) надумані.

Останні дві групи заперечень можуть бути пов’язані не лише з непоінформованістю партнера або несприйняттям якоїсь пропозиції, тези, а й з несприйняттям самої особи (члена вашої переговірної групи), тим, як він спілкується з конкретним представником іншої сторони переговорів. Тому потрібно передбачити, кому і з ким доцільніше спілкуватися на ділових переговорах.

Відпрацювання сценарію переговорів зазвичай здійснюється групою фахівців служби зв’язків з громадськістю. Члени такої групи мають бути, по-перше, висококваліфікованими і, по-друге, всебічно поінформованими не лише про фірму-партнера, а й про кожного члена її переговірної групи, особливо тих осіб, які очолюють групу чи окремі напрями переговорів. Таким чином, переговори можна розпочинати лише за умови добре відпрацьованих концепції та сценарію проведення переговорів.

Концепція і сценарій переговорів, безумовно, перевіряються керівництвом вашої фірми і затверджуються першою особою.