ПОНЯТТЯ ПРО НАУКОВО-ДОСЛІДНУ РОБОТУ АРХІВНИХ УСТАНОВ

Під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на дальше удосконалення архівної справи та діловодства.

Архівні установи проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, історії державних установ і громадських об'єднань, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших спеціальних історичних дисциплін; а також окремих аспектів природничих, економічних, юридичних, технічних наук, пов'язаних із архівним будівництвом, а саме: удосконаленням методів реставрації та консервації документів, розробленням засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначенням нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічним аналізом у галузі науково-технічного опрацювання документів, підготовкою комплексної програми інформатизації архівної справи на засадах системної комп'ютеризації.

Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури (архівних путівників, довідників, оглядів фондів тощо), використання документів з метою забезпечення потреб суспільства в повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації

У одному з перших українських підручників архівознавства наголошувалося, що архіви повинні сприяти використанню документів “з науково-дослідчою метою, встановлювати зв’язки з науковими установами як в межах країни, так і за кордоном, допомагати науково-дослідчими роботами у виконанні різних державних завдань, а також видавати різні документальні публікації”2 Сформульовані на зламі 20-30-х рр. завдання архівних установ у “царині архівно-науковій”, що визначали напрями наукової роботи архівів, нині не втратили своєї актуальності.

Сучасна практика державних архівів та близьких до них за профілем наукових закладів засвідчує, що у науковій роботі архівних установ склалися три самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький, методичний та науково-інформаційний. Згідно з загальнонауковою класифікацією, науково-дослідна робота охоплює розроблення теоретичних та прикладних проблем, створення наукових розробок, необхідною умовою і підґрунтям яких є глибокий аналіз української і зарубіжної

1 Веретенников В.І. До питання про підготовку архівних робітників // Архівна справа. – 1927. – Кн. 2-3. – С. 43.

2 Див.: Архівознавство: Елементарний підручник. — Ч. І.— ДВОУ “Радянська школа”, 1932. — С. 30.

– 187 –

архівної історії, теорії та практики, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Теоретичні дослідження мають перспективний характер і спрямовані на розвиток загальної теорії архівістики. Вони проводяться з метою вивчення закономірностей та створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, археографії, документознавства та інших спеціальних історичних дисциплін на основі сучасних наукових методів з урахуванням інтересів розвитку архівної справи й документознавства. До теоретичних відносять методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють тенденції, виводять теоретичні положення, що несуть нову наукову інформацію. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є науково-теоретична інформація, накопичуються теоретичні знання, проводяться наукові експерименти, узагальнюються отримані дані, формулюються висновки.

Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, розроблення наукових тем “Документознавство: теоретичні основи”, “Оптимальна модель організації архівної справи в Україні”, “Концепція комп'ютеризації архівної справи” та ін.

Теоретичні дослідження у галузі архівної справи в Україні проводяться й координуються науковими центрами: Українським державним науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства, Інститутом української археографії та джерелознавства ім. МС. Грушевського НАН України, Інститутами рукопису і архівознавства НБУ ім. В.І. Вернадського, кафедрою архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського університету імені Тараса Шевченка. Велику роль у царині розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців – представників вищих навчальних закладів, центральних і обласних державних архівів та інших архівних установ. Вони дозволяють простежувати закономірності та провідні тенденції розвитку архівістики, виносити уроки з минулого, уникати повторення помилок.

Нині архівознавці України завершують підготовку нарисів історії архівної справи від княжих часів до сьогодення, працюють над дослідженням історії державних установ як фондоутворювачів, низки словників та довідників, в т.ч. біографічного довідника “Архівісти України”, термінологічного словника тощо.

Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насамперед практичної діяльності архівних установ. Вони передбачають використання теоретичних положень та накопиченого досвіду роботи для вирішення актуальних питань архівного будівництва. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки і технологій тощо) викладаються у вигляді:

а) нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій, методичних вказівок тощо);

б) загальних методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, типових і примірних інструкцій з діловодства, типових і примірних номенклатур справ, переліків документів, що підлягають державному зберіганню, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядів з питань економіки, норм виробітку тощо);

в) науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників).

Прикладні дослідження проводять архівні установи всіх рівнів. Так, за результатами прикладних досліджень протягом 1996-1997 рр. на базі УДНДІАСД підготовлено галузеві стандарти “Документи на паперових носіях: Правила державного зберігання”, “Фотодокументи: Правила державного зберігання”, “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів

– 188 –

державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, міжархівний довідник “Науково-довідковий апарат державних архівів України”, розроблено та видано методичні посібники “Система планування і звітності державних архівних установ”, спільно з ЦДАГО України видруковано “Використання архівно-слідчих справ громадян, репресованих у 1920- 1950-і рр.: Методичні рекомендації” та ін. Співробітники державних архівів проводили низку прикладних досліджень, результат яких викладено у методичних рекомендаціях, серед яких “Проведення вивчення впливу зовнішніх факторів на фізичний стан документів” (ЦДІАК), “Про організацію та проведення суцільної перевірки наявності справ в держархівах з перемінним складом документів та в відомчих архівах” (ДА Чернівецької обл.), “Рекомендації по відбору листів громадян із фондів органів влади, управління та редакції газет” (ДА Миколаївської обл.)

Визнаними центрами архівознавчих досліджень у світі є Міжнародний інститут архівної науки (Словенія, Марібор) і Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (Росія, Москва). Архівознавчі дослідження у різних країнах проводять під егідою Дирекції Національного архіву Франції (Париж), громадських об'єднань (спілок) архівістів в Австралії, Канаді, Польщі. Розвиток наукових студій у галузі архівної справи та документознавства сприяють вищі навчальні заклади, які готують архівістів: Архівна школа Міністерства науки та мистецтв землі Гессен (Марбург, Німеччина), Школа бібліотекознавства та архівознавства при Лондонському університеті (Великобританія), Університет документалістів, архівістів і бібліотекарів у Мадриді (Іспанія), Школа бібліотечної справи та архівознавства (Колумбія), Школи архівістики, палеографії і дипломатики при 17-ти державних архівах Італії, Історико-архівний інститут Російського гуманітарного університету (Москва), Київський університет імені Тараса Шевченка та ін.

На початку 1990-х років створено спеціальні науково-дослідні установи у галузі архівної справи – Білоруський науково-дослідний центр документознавства та архівної справи (Мінськ), що з 1997 р. став інститутом та Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (Київ). Відкриття відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 16 травня 1994 р. № 311 галузевого науково-дослідного інституту стало важливим етапом архівного будівництва у незалежній Україні. Відтоді УДНДІАСД – головна науково-дослідна інституція в системі архівних установ, підпорядкованих Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України. Його основними завданнями є дослідження теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, створення документних інформаційно-пошукових систем, здійснення експериментальних робіт задля вирішення проблем фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів і розроблення відповідних нормативів, надання науково-методичної допомоги з питань архівної справи, організація широкої оперативної інформації з зазначених проблем архівних установ.

Організація наукових дослідженьпередбачає чітке визначення напрямів і видів НДР, їхнє прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів та апробацію науково-дослідних робіт, впровадження результатів наукових досліджень у практичну діяльність архівних установ і оцінку ефективності НДР.

Архівні установи можуть проводити НДР самостійно (як головна організація) і як співвиконавець (коли тема розробляється кількома установами). Колективні дослідження забезпечують єдність застосування результатів дослідження в усіх

– 189 –

державних документосховищах (державних архівах, рукописних відділах бібліотек та музеїв). Головна організація розробляє організаційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження теми, координує роботу співвиконавців, здійснює контроль за підготовкою ними матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює представлені співвиконавцями матеріали, оформлює підсумкові матеріали по темі та складає науковий звіт.

Установа-співвиконавець бере участь у розробленні організаційно-методичних документів, досліджує відповідно до програми частину теми з самостійним науковим значенням, або готує аналітичні матеріали (експериментальні дані) для головної організації, залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровад-ження результатів дослідження.

Однією з важливих ділянок практичної діяльності архівних установ, яка потребує колективних досліджень, є комплектування архівів документами особового походження. За 1977-1980 рр. Головархів України (головна організація), ЦДАЖР (нині ЦДАВО України) і ЦДАМЛМ України (співвиконавці) розробили науково-дослідну тему “Принципи комплектування державних архівів УРСР документами особового походження”. Основними результатами даного дослідження стало уточнення профілів комплектування всіх державних архівів у Києві; укладення форми та галузевої структури списку осіб-джерел комплектування державного архіву; визначення категорій осіб-джерел комплектування ЦДАРЖ і ЦДАМЛМ; розроблення критеріїв їхнього визначення; внесення пропозицій щодо складу документів, котрі не підлягають державному зберіганню; уніфікація питань організації і методики комплектування державного архіву документами особового походження. У сучасних умовах ця тема потребує дальшого дослідження. Тому в 1996-1998 рр. УДНДІАСД (головна організація) спільно із співвиконавцями – ЦДАМЛМ України державними архівами Автономної Республіки Крим, Вінницької, Львівської, Тернопільської, Черкаської і Чернігівської областей працює над науково-дослідною темою “Комплектування державних архівів України документами особового походження”. Заплановані “Методичні рекомендації по роботі з документами особового походження” стануть універсальним посібником для роботи з різними фондоутворювачами і дадуть настанови щодо всіх напрямків роботи з такими документами. Головархів України спільно з УДНДІАСД, Інститутом української археографії та джерелознавства ім. М.С.Грушевського НАН України, Інститутом рукопису НБУ ім. В.І.Вернадського з початку 1990-х рр. розробляють наукову тему державного значення “Архівна та рукописна Україніка: Національна зведена система документальної інформації”. Основними завданнями досліджень у цій сфері є реєстрація, облік та опис існуючих і втрачених документів різних відомств в Україні та поза її межами, а також їхня репрезентація у комп'ютерних банках даних і традиційних науково-довідкових виданнях: довідниках, покажчиках, каталогах, анотованих списках тощо.

Процес роботи над конкретною науково-дослідною темоюподіляється на певні етапи: ознайомлення зі станом досліджуваної проблеми; розробка організаційно-методичних документів; збирання, аналіз та узагальнення матеріалів; обговорення, експериментальне впровадження результатів та оформлення підсумкових документів. Знайомлячись зі станом об'єкту дослідження, виконавці вивчають літературу, ступінь розробленості теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують для підготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження, плану-проспекту, координаційного плану.

– 190 –

Програма дослідження (технічне завдання) повинна якнайповніше відбивати коло питань, пов'язаних з організацією дослідження: підставу для розробки теми, цілі, завдання, межі дослідження, вимоги до розробки (предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (у тому числі й види контактів із співвиконавцями), терміни виконання.

План-проспект повинен репрезентувати основну концепцію і структуру майбут-ньої роботи в цілому, коротко розкривати основний зміст кожного розділу або етапу роботи.

Координаційний план складають при розробленні теми кількома установами і фіксують види роботи кожного співвиконавця з зазначенням термінів та відповідальних за виконання конкретних етапів дослідження.

Тему вважають закінченою, якщо її виконано, а підсумкові документи розглянуто і затверджено у встановленому порядку. Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає застосування на практиці результатів наукових досліджень. Практичним впровадженням результатів НДР є видання і введення в дію ДСТУ, технічних умов, правил; затвердження керівництвом архівних установ методичних посібників та застосування їх у роботі тощо. Науково-ефективними вважають праці, котрі розвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності, сприяють виявленню нових методів, а також ті дослідження, висновки яких можна безпосередньо застосовувати у роботі архівних установ.

Типова дослідницька тематика архівних установ, визначена їхньою специфікою як центрів зберігання “документальної пам'яті народу”, охоплює історичні, джерелознавчі, краєзнавчі, бібліографознавчі та ін. теми. Державні архіви областей беруть активну участь у підготовці документальних видань типу хрестоматій “Наш край” (ДА Донецької, Тернопільської, Харківської, Хмельницької та Черкаської обл.), працюють над створенням довідково-інформаційних видань: путівників (ЦДІАЛ України, ЦДАМЛМ України, ДА Вінницької, Запорізької, Сумської, Тернопільської, Чернівецької обл.), довідників (ДА Республіки Крим, ДА Рівненської і Харківської обл.), каталогів документів (“Документи Михайла Грушевського у фондах ЦДІАЛ України”, “Музикалії у фондах ЦДІАЛ України”, “Каталог особових фондів українських істориків, що зберігаються в ЦДІАК України” та ін.); фіксують спогади очевидців історичних подій для публікації “усна історія” (ДА Миколаївської обл.); досліджують історію державних установ (ЦДІАК України, ЦДАВО України) тощо.

Обговорення проблем НДР архівних установ проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумків наукової роботи у галузі архівознавства, документознавства, археографії, науково-методичних питань архівної практики у державних архівних установах створюють відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Головархіві України діє наукова рада, у галузевих науково-дослідних установах – вчені ради, у центральних державних архівах – науково-методичні ради, у державних архівах областей – науково-методичні експертні ради. Ці дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень з архівної справи та вирішенні актуальних питань архівного будівництва. Зокрема, до компетенції наукової ради Головархіву входить розгляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; підготовки до друку довідників, путівників та ін. довідково-інформаційної літератури; організації використання документів державних архівних установ; організації наукового співробітництва з ін. (у тому числі зарубіжними) архівними

– 191 –

установами; висування профільних визначних наукових праць на здобуття державних (та ін.) премій тощо.

Науково-методичні ради ЦДА України розглядають плани НДР архівів, систематично обговорюють інформацію про їхнє виконання, виносять рішення за результатами виконаних досліджень;

рекомендують до друку науково-методичні розробки, збірники документів; затверджують експозиційні плани документальних виставок; висувають кращі роботи на конкурс; визначають види джерел комплектування державних архівних установ і складу документів, що підлягають зберіганню в цих архівах; здійснюють методичне керівництво діяльністю експертних комісій установ, організацій і підприємств.

При науковій раді можуть створюватися методичні комісії, експертні комісії, групи консультантів, рецензентів. Так, 1986 р. було створено бюро наукової ради Головархіву з метою дальшої активізації роботи по виданню та перевиданню путівників, довідників, іншої довідково-інформаційної літератури, що розкриває склад і зміст фондів державних архівів. А з 1993 р. при науковій раді Головархіву діє методична комісія, до компетенції якої входить розгляд нормативних документів з питань архівної справи загальногалузевого або міжгалузевого характеру, що підлягають розробленню або переробці у зв'язку з прийняттям нових законодавчих актів. Зокрема, з 1993 по 1996 рр. на засіданнях методичної ради обговорювались проекти таких документів: “Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України”, “Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України”, “Типове положення про архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій”, “Положення про порядок передачі і прийому кіно- і відеодокументів” та ін.