ОСНОВНІ ШЛЯХИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ: СВІТОВИЙ ДОСВІД

Досвід зарубіжних інформатизаційних систем показує, що процес інформатизації повинен враховувати, по-перше, проблему об'єкта автоматизації та комп'ютеризації (що саме архівісти хочуть автоматизувати – архівні процеси чи інформацію, закладену в документах); по-друге, можливості комп'ютерної техніки та програмного забезпечення реалізовувати те чи інше завдання. Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою поєднання їх у єдиний цикл.

Перевагою автоматизації є одноразове введення інформації. В ході описування інформації архівіст має ввести за розробленою формою всю можливу інформацію про технологічний процес, а потім – багатоваріантно його використовувати для різних цілей (як для обліку, так і для збереження та використання). Автоматизація потребує перегляду традиційних видів обліку документів, їх використання (від комплектування до НДА) з метою створення універсального опису – дескриптивного стандарту архівної інформації. Поступово формуються автоматизовані робочі місця для фахівців у галузі комплектування, обліку, зберігання, системи НДА, обслуговування у читальному залі (облік користувачів) тощо. Усі процеси стандартизуються і технологічно пов'язуються. Лише в цьому випадку переваги автоматизації стають очевидними.

Технологічні процеси поточної архівної роботи, насамперед, комплектування, облік фондів, зберігання, обслуговування, не викликають ускладнень. Але з перших кроків фахівці зіткнулися із обмеженими можливостями комп'ютерної техніки для вирішення комп'ютеризації системи НДА, зокрема на ретроспективні фонди. Можливість техніки в 60-х роках, перші автоматизовані архівні системи, спеціалісти інформаційно розвинутих країн, як правило, відштовхувалися від принципу спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації, незалежно від виду і типу документів. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 60-80-х роках бурхливо розвивалися подокументні БД діяльності установ, різних відомств, комерційні БД. У той час практично повністю комп'ютеризовано основні процеси архівів на персональних комп'ютерах, із заснуванням численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп'ютерних технологій, змушених створювати нові програми для обміну інформацією, конвертування її з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.

На початку 80-х років обсяг інформації значно зріс, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розробку уніфікованих систем опису та створення національних загальнодержавних систем архівної інформації. Лідерство в цьому процесі належить США. У багатьох країнах в основу універсального архівного опису було покладено добре сформований на той час бібліографічний опис, що пристосовувався до архівних завдань. Найбільшого розвитку цей підхід набув в США, де Бібліотека Конгресу США та спеціальна група архівістів під керуванням представника Національних архівів США Ненсі Сахлі створили для архівних документів та матеріалів у 80-х роках спеціальний архівний формат – АМС MARS. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід мав плідні результати і цей формат прийняли майже 20 держав світу (в тому числі Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські та ін. країни). У США створено систему RLIN (Reseach Library Infomat Network), до якої включено дані про архівні колекції і матеріали в бібліотеках і архівах США. Оскільки систему запропонувала

– 176 –

Бібліотека Конгресу США, вона стала головним методичним центром, який розробляє основи структуралізації інформації на базі структури бібліотечного опису. Завдяки універсальному форматові даних Universal MARS в англомовному світі значно полегшився обмін інформацією і сім'я MARS-форматів запанувала в ньому. Серед них найскладнішим є архівний AMC MARS (1985), розрахований на універсальний опис документів, справ, фондів. Декілька років його впроваджували у практику і активно обговорювали серед архівістів, котрі й досі не зовсім задоволені його пристосуванням до бібліографічного опису. Ця спроба поєднати бібліографічний опис з архівним не може враховувати принципи організації фондів і специфіку архівної інформації, яка часто втрачається. Бібліографічний опис книжкової продукції насправді суттєво відрізняється від архівного, а його пристосування має компромісний характер. Основу цієї інформаційної технології складала т.зв. реляційна система, заснована на фіксованому форматі з розподілом розділів опису на поля запису і з розвинутою системою індексації даних.

Форма AMC MARS структурована, це своєрідний контейнер для інформації різної за складом, змістом, формою відтворення, розкладеної по своїм місцем (рівням) і маркірованої за певними принципами, що дозволяють зберігати, оперативно отримувати, ідентифікувати і пов'язувати споріднену інформацію під час пошуку. Він призначений для створення системи уніфікації та взаємоузгоджування термінів та інформації опису, програми і системи з допомогою системи правил запису і шифрування інформації полів, підполів, індексації, означення та спеціального кодування. Величезний (понад 200 полів і підполів, що вписувалися в понад 800 індексованих бібліографічних полів) універсальний опис розрахований на всі види та типи архівних джерел, документів, на опис справ, колекцій, фондів. До нього входить: 1) адміністративна інформація про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін:, 2) фізичний опис усіх кількісних характеристик документів та матеріалів; 3) змістовий опис інформації на основні спеціальної системи заголовків.

Для пошуку використовувалися спеціальні предметні рубрики, розроблені Бібліотекою Конгресу США. До поняття предметних рубрик увійшли: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Слід зазначити, що створена і нині діюча у США та інших країнах світу система, безумовно, виконала поставлену перед нею мету, хоча її інформаційні технології частково застаріли. До того ж специфічною особливістю архівних фондів США є абсолютна більшість архівних документів новітнього часу, які можуть бути легко пристосовані для документних формалізованих технологій. Цей формат запису даних в автоматизованих системах припускав опис рівня документа, серії, колекції (тобто фонду), але на практиці архівний опис почався з опису фонів (колекційного рівня), найпростішого щодо інформаційного визначення. Архівна специфіка документів спиралася на термінологічні класифікації матеріальної основи, видів і типів джерел тощо. Американський архівіст та бібліограф Стівен Хенсен розробив спеціальні міжнародні правила описування заголовків для архівів, особливих фондів та манускриптів.

Канадські архівісти у 80-х роках для створення національної системи пішли шляхом стандартизації архівного описання рівня колекції та архівного фону одночасно. Значною мірою це пояснювалося і можливостями комп'ютерної техніки 70-х років, коли спрощення інформації мало велике значення для її зберігання та оперативності використання. Таким чином, процес “документалізації”, тобто формалізований опис

– 177 –

документів і пристосування архівної інформації для комп'ютерних систем, набув на Заході домінантного значення. Але останнім часом архівісти дійшли висновку про необхідність розробки єдиних принципів і термінології архівного описування. Вона викликана тим, що принципи і терміни європейської та американської практики різняться. Основні класифікаційні європейські одиниці (фонд, справа, документ) не збігаються із поняттям американських класифікаційних одиниць – архів, осьова колекція, серія, група справ, документ. Спеціальна комісія з стандартизації Ради архівів при ЮНЕСКО за ініціативою канадських архівістів розробила принципи архівного описування рівня фонду, де спробувала на загальному рівні уніфікувати принципи архівного опису та його термінологію, відштовхуючись від принципу походження, що, як відомо, є одночасно й основним класифікаційним критерієм організації архівних фондів в Україні та країнах СНД.

Щодо інформатизації архівної справи у колишньому СРСР та країнах СНД, то тут ідеологічна інформаційна політика лише торкнулася цієї проблеми, залишивши питання документалізації виключно на рівні створення АІПС (Автоматизованих інформаційно-пошукових систем) та ДАСНТІ (Державної автоматизованої системи науково-технічної інформації).

Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР почалося в 70-х роках, коли автоматизація набула значення державного завдання. У 80-х роках у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати лише часткові завдання. Комп'ютерна техніка була надто громіздкою, а програмне забезпечення слабке для вирішення завдань автоматизації архівних процесів та архівної інформації, надзвичайно різноманітної за змістом, видами і типами. Від архівістів вимагалося проведення великої роботи по додатковій каталогізації процесів та фондів для пристосування різної інформації до форматів записів, що мали велике обмеження в обсягах інформації, висували багато вимог до уніфікації текстів, формулювання заголовків. У свою чергу це викликало й створення трудомісткої технології “згортання інформації” під час каталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичного забезпечення. Багатовидові архівні ретроспективні документи у зв'язку із ускладненням їх опрацювання і використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не входили до об'єктів автоматизації.

У 80-х рр. розгорнулася автоматизація технологій поточного діловодства державних установ, зокрема забезпечення вдосконалення організації діяльності канцелярій, бухгалтерій, відділів кадрів, номенклатури справ відомчого архіву установи. Ці документи мали обмежену кількість інформації, оперували кількісними показниками і легко піддавалися структуруванню для електронної форми запису. Але проблема автоматизації архівних процесів та комп'ютеризації архівних ресурсів архівної системи залишалася невирішеною.

Перші спроби автоматизації показали, що необхідно відмовлятися від гігантських планів та надмірних сповідань на автоматизацію. Автоматизація могла мати справу лише з конкретним архівним об'єктом або технологічним процесом, АРМ (автоматизоване робоче місце), наприклад каталогізатора, відповідального за комплектування, облік тощо. Науково-методичні розробки по створенню АІПС знайшли втілення в роботі колективу авторів-укладачів ВНДІДАС над “Основним положенням розвитку системи науково-дослідного апарату до документів архівів СРСР” (М., 1981). В “Основних положеннях” було зафіксовано головні підходи до створення автоматизованих систем і технологій в контексті проблеми багатоаспектного пошуку. Найважливішим завданням визначався вибір об'єкта автоматизації, враховуючи значимість документів, довгостроковість потреби в ретроспективній

– 178 –

інформації, інтенсивність використання комплексів архівних документів, концентрацію інформації, яка дозволяє почати пошук на міжархівному рівні. Об'єктом автоматизації були окремі документи, справи, групи справ, фонди, або культурна тематична інформація, що зберігається у різних документах. Таким чином закладалися основні концептуальні положення розвитку автоматизації архівної справи. АІПС мала забезпечити одноразове і різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв'язок з ДАСНТІ.

Взаємозв'язок автоматичних засобів пошуку і традиційних архівних довідників та облікових документів базується на співвідношенні інформації в АІПС. Але невдовзі було визнано можливість створення бази даних АІПС лише на рівні опису архівних фондів. Ускладнення з уніфікацією та формалізацією опису на рівні справи і документа, великі обсяги робіт змусили розробників АІПС відмовитися від подокументного опису архівної інформації. Об'єктом АІПС було визнано окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних покладено картку фонду, що мала облікове значення і містила основні його інформаційні атрибути.

Сумісність класифікації інформації про документи ДАСНТІ і архівних довідників забезпечувалася за допомогою спеціально розробленої таблиці відповідності понять тематичного рубрикатора ДАСНТІ і Схеми єдиної класифікації (СЄК) документальної інформації в системі каталогів державних архівів (радянський період). Тематичний рубрикатор планувалося використати як базовий в ході створення класифікаційних схем для всіх автоматизованих і традиційних систем документів.

Навіть таке обмежене завдання, як коротке описування за сталою технологією, виявилося надзвичайно трудомістким. Водночас пошук був конче обмеженим щодо основних його параметрів. В ДАСНТІ здійснювався адресний пошук інформації про фонд за тематичними (відповідно до рубрики) і за фактографічними запитами, а користувач отримував лише адресу архіву та номер фонду. Тематичний рубрикатор і СЄК остаточно розроблено не було.

Спадкоємність обліково-довідкового апарату установи та НДА розглядалася як автоматичне перетворення довідників відомств на архівні довідники після їх передачі на постійне зберігання в архіви, тому основні елементи НДА повинні були створюватися в процесі діловодства установ. Головним завданням документознавства була необхідність методичного узгодження системи опису і створення у відомствах карток на автоматизованій системі відповідно до архівних вимог. Документознавці провели велику роботу по забезпеченню єдності організаційно-методичного керівництва створенням довідників в установах та архівних закладах, службі науково-технічної документації, уніфікації правил і прийомів опису та індексування документів, застосування спільних рубрикаторів і класифікаційних систем, єдності і сумісності розташування реквізитів у бланках описів справ, кіно-фото каталогів, єдності форматів та іншими ІПС.

Дальший розвиток АІПС мав йти двома шляхами. Перший – створення ДАСНТІ за документами Державного архівного фонду на базі Центрального фондового каталогу СРСР; другий – розробка АІПС на вибіркові комплекси документів з актуальної тематики “непересічного значення” (як правило, на міжархівні комплекси).

Отже, на початку 80-х років у СРСР було підготовлено основні положення та методичні документи щодо розробки єдиного формату опису картки фонду для ДАСНТІ і АІПС, відповідного рівня класифікаційного та лінгвістичного апарату архівної термінології, почалося формування масиву інформації АІПС Центрального фондового каталогу СРСР (ЦФК) на базі ЕС ЕОМ, а пізніше – на базі персональних ЕОМ. База даних архівної інформації, створеної на базі ЦФК СРСР, обмежувалася доволі простою пошуковою інформацією, що починала пошук за назвою архіву, назвою

– 179 –

фонду або іменем, географічною назвою, предметною ознакою галузі знань. Для пошукача видавалася ще менша інформація.

Одночасно було апробовано і можливість створення локальних тематичних баз даних на архівні документи у деяких центральних архівах. Початок був пов'язаний з “непересічною” для радянської влади інформацією. Серед таких баз можна назвати “Архітектура та містобудівництво міст Москви та Петербурга” (обсягом до 150 тис. документів), “Великий Жовтень”; роботу створення АІПС на документальні фонозаписи.

Науково-теоретичну розробку проблеми впровадив ВНДІДАС. Напрацьовано досвід розробки методик уніфікації та згортання інформації, підготовки інформаційних карток у передмашинному форматі, введення інформації до БД. Роботу завершено затвердженням інформаційно-пошукового тезауруса на документи радянських часів і створення масиву БД на фонди в першу чергу союзних центральних державних архівів і центральних архівів колишніх союзних республік, обласних архівів.

Нині БД системи ЦФК охоплює понад 70 тис. описів архівних фондів. Але після розпаду СРСР ця БД, яку планувалося підготувати всіма республіками, залишилася у власності Росії. Багато матеріалів у системі безпосередньо торкаються документальної україніки і містять інформацію про документи, документальні комплекси та архівні фонди українського походження.

Таким чином, інформаційні системи, що існували в архівній справі СРСР, відштовхувалися від тематичного подокументного опису, а інформаційна система ЦФК орієнтована на інформацію, що міститься у архівній обліковій картці за жорстким форматом опису. В основу лінгвістичного забезпечення покладено спеціально розроблений словник дескрипторів – інформаційно-пошуковий тезаурус з тем. Але згодом стало зрозуміло, що необхідно створювати складніші системи, які виправдали б витрати часу та зусиль архівістів. Бурхливий розвиток інформаційних технологій обумовив старіння архівних АІПС ще до закінчення зведення масивів інформації.