СТАН ТА ЗАВДАННЯ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ В УКРАЇНІ

Перший тип – обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні БД, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, лист фонду, джерела комплектування). Науковий пошук є додатковою функцією.

Цей підхід реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять особові фонди діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Нині вона має понад 8,5 тис. записів. Така БД розрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня.

Другий тип – тематичний, пов'язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або внутрішньофондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики і орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх проблем НДА архіву.

В Україні такий процес визначився останнім часом і поки що обмежений галуззю соціально-правових запитів (коли треба опрацьовувати масиви інформації, на які немає досконалого або жодного відповідного опису чи каталогу). Прикладом є БД на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої світової війни у Німеччину (Держархіви Київської, Харківської та Донецької областей). Зазначені БД розроблювалися під впливом ситуації (з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо) і через певний час втратять актуальність, використовуючись винятково з науковою метою. Створення БД тематичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип – обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні й характеризується послідовним описом та реєстрацією власне окремих видів і типів документів за принципом архівного облікового документа – архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДАКФФД.

– 181 –

Четвертий тип – пошуково-видавничий, коли БД створюється для довготривалих видавничих проектів внутрішньоархівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на компакт-дисках.

В Україні вже існують проекти таких БД. Першу з них створено для виконання наукового або науково-публікаційного проекту, наприклад, “Джерела з історії УПА” (Інститут української археографії та джерелознавства ім. М.С.Грушевського НАН України). Для створення БД було проведено фронтальне виявлення документів у різних архівних фондах, їх опис за певною структурою, розкриття змісту інформації подокументного рівня, заповнення формату даних. Іншим прикладом тематичної БД є міжнародний спільний міжвідомчий проект “АрхеоБібліоБаза України”, що поєднує облікові та науково-пошукові дані рівня кожної архівної установи. Цю базу розробляли установи Головархіву, Міністерства культури та мистецтва і НАН України. До бази ввійшла така інформація: • адміністративного рівня інституції (з реквізитами та атрибутами архівної установи, іменами керівників, телефонами, історією); • пошукового рівня узагальнений опис архівного фонду установи (основні облікові дані про фонди, їхній склад і зміст, історія, доступ тощо); • бібліографічна (повна бібліографія видань про фонди установи). Така БД має відкриті перспективи, бо дозволяє з найменшими затратами оновлювати інформацію та одержувати її у формі опублікованого довідника.

Окремий напрям в інформатизації – загальноукраїнська інтегрована система “Національна архівна інформаційна система “Архівна та рукописна україніка”, яка передбачає створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі існуючі у світі українознавчі архівні фонди. Об'єктом комп'ютеризації є опис групового рівня – пофондовий та за систематизованою групою документів серед фондів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям “україніка” не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у РФК. Система має на меті зібрати усі можливі дані про фонди українського походження (або про Україну) в усіх архівосховищах світу. В основу покладено принципи гнучкого програмного забезпечення, розвитку напряму гіпертекстових систем. Використовується сучасна персональна комп'ютерна техніка будь-якого рівня. Згідно з цими розробками підготовлено ТЗ, розроблено моделі даних, вирішено основні питання лінгвістичного характеру та запропоновано відповідне програмне забезпечення.

Отже, в Україні апробовані різні об'єкти комп'ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізації груп документів, а також створення національних, центральних та локальних БД. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.

Кінець 80-х і початок 90-х років виявився революційним не лише в суспільно-політичній галузі і ознаменував перехід до нових державних відносин колишніх республік СРСР, він відкрив двері для ринку західної електронної техніки і технологій, що є набагато вищими за рівнем розвитку. Програмні продукти розширювали можливості зростання обсягів інформації та її класифікації, з'явилися методи

– 182 –

інтелектуалізації систем, а, отже, і можливість врахування специфіки архівної інформації.

Нині у світовий практиці перехід від АІПС до складних інформаційних систем з інтелектуалізованими можливостями став реальністю. Внутрішній ринок України наси-чений потужною комп'ютерною технікою та різним новітнім програмним забезпе-ченням, вирішено проблеми несумісності програм та комп'ютерів, виникли складні програмні продукти у вигляді серверів, що вирішують надзвичайно складні завдання.

Виникла потреба з нових позицій розглянути функції, завдання та принципи побудови інформаційних масивів і систем; забезпечити розробку єдиної державної та наукової, науково-організаційної стратегії створення уніфікованих систем опису та класифікації архівної інформації Ця стратегія спрямована на створення взаємоуз-годжених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації, так і в комп'ютерних системах різних рівнів; увійти до складу сучасної інформаційної інфраструктури України та у міжнародні комп'ютерні мережі.

Необхідно створити методично єдину систему та принципи опису різного рівня інформації від архіву до документа. Це питання останнім часом почали узгоджувати в міжнародній практиці. Міжнародна рада архівів домовилася щодо загальних принципів архівного опису. Проблема інтеграції документальних ресурсів у системах загально-національного рівня вирішується з допомогою комп'ютерної мережі та єдиних методич-них засад.