ІНФОРМАТИЗАЦІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ: ПОНЯТТЯ, МЕТА І ЗАВДАННЯ

Інформатизацією архівної справиє комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій. Процес інформатизації складається з:

а) розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування та обліку, використання документної інформації;

б) формування різних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі;

в) створення мережі локальних та централізованих БД і єдиної міжвідомчої національної архівної інформаційної системи (НАІС).

Таким чином забезпечується перспектива створення взаємопов'язаної мережі БД та інформаційних систем архівної галузі.

Архівна практика цивілізованих країн засвідчує, що заміна ручних технологій на електронні, дозволяє суттєво прискорити документообіг, управління інформацією та її використанням. Інформатизація передбачає проведення системи заходів щодо створення умов для переведення традиційних архівних технологій на нові інформаційні комп'ютерні технології, формування електронних архівних документних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її раціонального і оперативного використання.

Процес залучення документів до соціального обігу називають доступом. Він має два аспекти. Перший – інтелектуальний доступ до інформації про документи та його зміст, тобто отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня – науково-довідковий апарат (НДА) та публікації текстів документів у спеціальних виданнях. Другий – фізичний доступ до фондів, тобто отримання власне первинного документа (оригіналу) в читальному залі архіву або бібліотеки завдяки добору документів у певні архівні документальні системи – фонди, справи (детальніше див. р. 13). Інформатизація значно розширює інтелектуальний доступ до архівної інформації, оптимізує їх опрацювання.

Архівні фонди є надзвичайно різноманітними за предметно-жанровою та видовою класифікацією, носіями (пергамент, папір, магнітні стрічки, фотоплівки, комп'ютерні диски, тримірні об'єкти тощо) і засобами передачі інформації (словесні, музичні, картографічні матеріали, двомірна графіка та рисунки, звукозаписи, проекційні й електронні засоби тощо). Документальні архівні інформаційні системи, в основу яких закладено систему НДА, охоплюють документи вторинного документального рівня; за формою передачі інформації це облікові документи,

– 173 –

каталоги, картотеки, описи, реєстри, списки, путівники, огляди, тематичні, пофондові, міжфондові, міжархівні та інші покажчики.

В інформаційних системах вторинного рівня існують паперові (у вигляді традиційних документальних і довідкових видань, карток, описів) та електронні (у вигляді комп'ютерних БД) засоби передачі вторинної інформації. Досвід інформаційно розвинутих країн показав, що доцільно зберігати деякі паперові форми обліку та НДА, передусім на ретроспективні архівні фонди до новітнього часу, а електронні технології використовувати для сучасного документообігу.

Перехід від паперових до електронних технологій потребує від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог: чіткої структури опису документів, справ, фондів; взаємозв'язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та НДА; усталеного технологічного апарату архівної галузі тощо.

Інформатизація за змістом ширша від традиційного поняття, оскільки вона вирішує проблему вдосконалення функціонування архівної галузі на нових методичних засадах формування архівних ресурсів та інтелектуального доступу до архівної інформації. Засобом реалізації інформатизації є комп'ютеризація, але вона забезпечує лише одну ланку – програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення функціонування технологічних процесів завдяки електронній техніці, комп'ютерним БД та інформаційним системам. Архівісти створюють структури опису (моделі даних) різної документальної інформації, формулюють завдання архівної галузі, а програмісти забезпечують реалізацію цих завдань засобами комп'ютеризації. Тому інформатизація потребує спільних зусиль архівістів та інформатиків.

Архіви і архівна справа мають усі передумови для швидкого переходу до інформаційних технологій та зайняття важливого ареалу в інформаційній інфраструктурі й національних автоматизованих ресурсах. Цьому сприяє те, що вони:

а) формують систему документної інформації ще на стадії її створення в установах за єдиними науково-методичними вимогами та науково-організаційними засадами (через складання номенклатури справ, організацію опрацювання та відомчого тимчасового зберігання, експертизи цінності документів під час передавання на постійне зберігання тощо);

б) організують на єдиних засадах формування, зберігання та опрацювання документів в архіві після втрати оперативної актуальності на стадії їхнього перетворення на ретроспективні;

в) створюють систему НДА для оптимізації використання документів і документної інформації.

Певний рівень централізації архівної справи (не на шкоду її демократизації), єдина система управління, єдині науково-методичні засади зберігання, обліку, описування, створення системи НДА в рамках державних архівів є тими необхідними умовами, які можуть сприяти проведенню системної комп'ютеризації архівної справи та документної інформації.

Загальною метою інформатизації вархівній справі є актуалізація інформації, що міститься в архівних документах, вирішення проблеми оперативного і повноцінного доступу до інформації, оптимізація зберігання, формування, захисту та використання документних ресурсів архівної галузі, прискорення залучення їх до суспільного обігу, введення до міжнародного інформаційного простору.

Головні завдання інформатизації в архівній справі базуються на її функціях і спрямовані на:

• оптимізацію традиційних технологій справи, які й досі залишаються в цілому рутинними, зокрема процесів експертизи, комплектування, опису та обліку фондів, каталогізації тощо;

– 174 –

• вдосконалення системи управління архівною справою – підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення та функціонування системи і управління інформаційними і документальними ресурсами архівної сфери;

• забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутріархівних, міжархівних, галузевих та міжгалузевих архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів як у електронній формі, так і з виведенням на традиційний друк, та активно використовувати її в інтересах вирішення актуальних завдань суспільства;

• вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів та зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових БД, видавничої діяльності в галузі публікації документів тощо.

Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані повинна поєднувати і взаємоузгоджувати увесь цикл документотворення, документозберігання та використання документів, що відбувається у суспільстві, і базуватися на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Її треба спрямовувати на створення засад документообігу і телекомунікаційних зв'язків з державними структурами й органами державної влади, ввійти до загальнодержавних інформаційних ресурсів України.

Процес інформатизації архівної справи та документної інформації складається з трьох взаємопов'язаних складових діяльності, що характеризують її в різних аспектах і потребують відповідного кадрового забезпечення для реалізації завдань:

– науково-архівознавчої – визначення об'єктів і пріоритетів комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів: методичних засад каталогізації та методики описування архівних фондів і документів для комп'ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої термінології, відповідного термінологічного і лінгвістичного забезпечення тощо;

– інформаційно-технологічної (власне комп'ютеризація) – вибір оптимального програмного забезпечення та його пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації з урахуванням можливостей для його дальшого розвитку, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо;

– науково-організаційної та управлінської – організація роботи та реалізація інформатизації архівної справи і документної інформації в архівній системі з урахуванням здобутків науково-архівознавчого та інформаційно-технологічного вирішення проблематики, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень відповідно до Програми комп'ютеризації та розроблених технічних завдань, що будуть прийняті для різних об'єктів комп'ютеризації.

– 175 –