АРХІВОЗНАВЧІ АСПЕКТИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

а) визначення об'єктів та пріоритетів у комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

б) створення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики опису архівних фондів і документів для комп'ютеризації систем, стандартизація архівних описів відповідних об'єктів комп'ютеризації для переведення на електронний формат;

в) створення уніфікованої та стандартизованої термінології, єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації.

Ці процеси тісно пов'язані між собою методичними засадами.

Комп'ютеризація технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів має базуватися на підготовці типових науково-методичних, зокрема регламентуючих документів, які забезпечуються існуючими нормативно-інструктивними документами, що розроблялися архівною галуззю протягом усього періоду її існування. Переведення цього технологічного циклу архівної справи на машиночитані носії можна здійснювати як зверху, від Головархіву України, так і знизу – у кожному державному архіві відповідного рівня.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Головархіву здійснюється за такими напрямами:

1. Централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних БД, не пов'язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі. Це завдання може

– 183 –

бути швидко й ефективно виконано, оскільки воно документаційно уніфіко-ване і не потребує складного програмного забезпечення.

2. Централізоване управління інформаційними ресурсами архівної галузі через комп'ютеризацію основних функцій Головархіву у галузі централізованого обліку ресурсів державних архівів та їх використання, а також Державний реєстр національного культурного надбання, який передбачає облік не лише державного, а й НАФ України. Це управління здійснюється на базі узагальненої інформації рівня паспорта архіву, центрального фондового ката-логу, БД установ – джерел комплектування державних архівів НАФ України, зведених баз даних за складом документів, що підлягають зберіганню в державних архівах, та іншої зведеної інформації, яка буде необхідною для управлінських рішень постійного характеру. В цьому напрямі, як зазначалося, в Головархіві почалися роботи по створенню БД “ФК”.

Комп'ютеризація організаційно управлінських функцій центрального, обласного та районного масштабів здійснюється на рівні конкретного архіву і також у двох вказаних напрямках – комп'ютеризація технологічних процесів управління справою та управління інформацією з комплектування, обліку документів та зберігання інформа-ційного масиву архіву (створення страхового фонду та повнотекстових БД).

Комп'ютеризація системи НДА архівної установи є другим за організаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює:

а) процеси створення системи НДА за складом та змістом фондів з урахуванням можливостей традиційних та комп'ютерних технологій, систем і БД різної документної інформації рівнів документів, справ, груп справ, фондів, груп фондів, залежності від доцільності та оперативних потреб архіву;

б) організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим вирішенням є послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп'ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп'ютерному режимі, а також переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у базах, не повертаючись до фондів на картковому рівні.

Отже, об'єктом автоматизації є окремі технологічні процеси і НДА в управлінні архівною справою та інформацією. Вибір об'єкта супроводжується його описуванням для створення моделі даних. Такими об'єктами мають стати технологічні процеси, зокрема комплектування, облік та різні види НДА (описи, каталоги, покажчики), які технологічно пов'язані між собою.

Єдність політики інформатизації складається з необхідності уніфікації архівного опису різного рівня та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які були б сумісними, але вирішували б різні завдання відповідно до об'єктів інформації.

Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану структуру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних та горизонтальних структурах архівної галузі та має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найважливішим є стратегічне визначення головних і другорядних об'єктів інформатизації та державних пріоритетів під час реального створення систем, оскільки це вимагає різної організації науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи. Умовно програму інформатизації архівної справи можна поділити на такі напрями:

1. Автоматизацію поточної технології в її повному циклі – від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за

– 184 –

складом і змістом документів НАФ, що забезпечить замкнуте коло технології галузі від певного часового відтинка, наприклад, від 01.01.98 р. Послідовна єдність технологічного циклу забезпечить повну автоматизацію процесу експертизи, комплектування, обліку, НДА, створення страхового фонду копій на базі взаємопов'язаної системи в кожному архіві.

2. Автоматизацію ретроспективної інформації внутрішньо-фондового рівня, поставленої на облік в архівних установах та відображеної в системі НДА, що існує в традиційному режимі. Надзвичайно складний родовидовий та хронологічний склад документів як об'єктів потребує створення окремих стандартних археографічних структур опису для локальних БД, і цю роботу досі не вдається проводити системно. В Україні ще не має досвіду створення БД на архівні ретроспективні документи і обмежувалася лише БД на предметно-тематичну інформацію, яка застосовувалася на соціально-правових запитах.

Світова практика спирається на стратегію комп'ютеризації, зокрема процесу поточної технології та централізованого обліку верхнього рівня ретроспективної інформації – рівня архіву та фонду.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку як на рівні Головархіву, так і окремого архіву: облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду, розробки якої почато в архівній системі. Цей напрям може бути реалізований дальшою роботою над створенням системи “ФК” та формуванням БД “Джерела комплектування”.

Розгортання комп'ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її використання в комп'ютерних системах. Важливим завданням є розробка предметних рубрик класифікаційних схем, що містять класифікацію за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічних найменувань, персоналій, авторитетні бази даних (установ та імен). За цими рубриками буде здійснюватися загальний пошук документів. Лінгвістичне забезпечення базується на централізованому введенні загальногалузевих схем класифікації та архівних словників.

Важливим завданням є комп'ютеризація обліку та використання нетрадиційних носіїв інформації. Цей окремий ще не впроваджений в архівах напрям діяльності потребує науково-методичного, технологічного та організаційного вирішення архівної галузі в цілому.

Загальнонаціональний рівень формування інформаційного ресурсу з реалізацією зведеної облікової та науково-пошукової інформації, яка передбачає вихід за мережі державної архівної системи на рівень НАФ, є НАІС.

Інформаційно-технологічні аспекти впровадження автоматизованої технології передбачають вибір та пристосування до архівних завдань відповідного програмного забезпечення з орієнтацією на його дальший розвиток та підтримку, типізацію методів в проектних рішень під час впровадження ПЗ та побудові інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійну підтримку функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень.

В сучасних умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципового значення набуває типізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволить ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національних, регіональних і локальних БД архівної системи на рівні горизонтальних та вертикальних зв'язків.

– 185 –

Вибір програмного забезпечення і технологічних рішень повинен спиратися на вивчення загального та специфічного в об'єктах комп'ютеризації та єдиної програми інформатизації галузі, створення типових технологічних модулів, передбачати виходи на світові бази даних, передусім в Інтернет.

Програму інформатизації галузі слід будувати з урахуванням матеріально-технічних можливостей галузі з метою поетапного розвитку комп'ютеризації. Розробка єдиного ПЗ і єдиних технологічних рішень національного й галузевого рівнів опису фондової інформації дозволить створити систему, яка виконуватиме не лише обліково-пошукові (тобто виконання внутрішньогалузевих потреб), а й науково-пошукові функції (тобто виконання соціальних потреб суспільства).

Важливим завданням є проблема сумісності існуючих БД та перспективних, вихід на бази даних країн Польщі, Чехії, Словаччини, Угорщини, Румунії, Росії, країн Балтії, Білорусі, Молдови та ін. країн з метою об'єднання ресурсів “україніки” в зарубіжних архівах, створення матеріальних баз даних, налагодження доступу до існуючих баз даних, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім в Росії, на компакт-дисках.

Отже, в умовах інформативного вибуху, що набув глобального характеру на зламі століть, своєрідної революції в комп'ютерних технологіях на одне з чільних місць архівістики висуваються проблеми інформатизації архівної справи. Інформатизація є важливим чинником входження архівної системи України у світовий інформаційний простір.