ЗАВДАННЯ, ЗМІСТ І ФОРМИ МЕТОДИЧНОЇ РОБОТИ В АРХІВНИХ УСТАНОВАХ

На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні і вдосконалюванні методів проведення архівних робіт та впровадження їх у практику.

Основними формами методичної роботиє розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі інструкцій, рекомендацій та інших методичних посібників; впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях методичних рад, комісій, методичних нарадах; вивчення і узагальнення передового досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом підготовки оглядів та статей для публікації на сторінках архівознавчих періодичних видань, доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи відносять і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди і огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їхні заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.

Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, але й зібрано висококваліфіковані досвідчені наукові кадри. Завдяки цьому ЦДА є науково-методичними центрами в галузі архівної справи. Заслуговує уваги в цьому контексті досвід роботи Науково-методичного кабінету архівознавства та спеціальних історичних дисциплін ЦДІАЛ України, котрий виник на базі постійнодіючого архівознавчого семінару й досі залишається єдиним у Європі. Наукову концепцію кабінету, сформульовану акад. І.П.Крип'якевичем на початку 70-х років, в основному було втілено у кінці 1985 р. Нині на базі кабінету проводяться науково-практичні конференції, методичні семінари, заняття зі студентами і школярами тощо.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей є в свою чергу регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі державних архівів областей проводять, зокрема, курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів (ДА Кіровоградської області), укладають методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області (ДА Чернівецької обл.), розробляють інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описання цих документів (ДА Хмельницької обл.), проводять співпрацю з середніми та вищими навчальними закладами (ДА Закарпатської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної Респуб-ліки Крим та ін.).

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів вузькогалузевих прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Головархіву України, наукових розробок УДНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих

– 194 –

виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.

Різновидами методичних посібниківє методичні рекомендації, пам'ятки, робочі інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна риса всіх типів методичних посібників – їхня практична спрямованість.

“Методичні рекомендації” укладають як для галузевого (внутрішнього), так і для позагалузевого (зовнішнього) використання. Методичні посібники першого типу репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивчення досвіду роботи архівних та інших закладів. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності, обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт, і виконання технологічних процесів.

“Пам'ятка” як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу.

“Інструкція” регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція включає такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (у тому числі і послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Необхідна вимога до методичних посібників усіх типів – чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів і загальних суджень.

Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами будь-якого методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури; у разі необхідності – додатки. Назва має бути інформативною і повністю відбивати зміст посібника, підзаголовок – вказувати на його вид. У анотації стисло передають зміст, формулюють мету, вказують на цінність посібника, подають рекомендації щодо його застосування. У вступі коротко узагальнюється досвід роботи з цього питання, аналіз нормативно-методичних документів і літератури з даної проблеми, обґрунтування запропонованої методики роботи, мета і завдання посібника. Важливо також чітко визначити цілі, основні завдання, обсяг і методи робіт, що дають максимальний ефект з мінімальними затратами, послідовність їх проведення, склад виконавців, нормативи виробітку з урахуванням виконавців, зміст і особливості документальних матеріалів, необхідних для забезпечення робіт.

Підготовка методичних посібниківвключає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення методичною комісією (ЕПК, ЕК), доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних (експертно-методичної) комісій, створених в архівних установах для розгляду і вирішення питань методичного забезпечення робіт, або на методичних нарадах. Така

– 195 –

форма методичної роботи є поширеною у державних архівних установах. На методичних нарадах, практичних заняттях по підвищенню кваліфікації роз'яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їхнього застосування і можливості використання, організаційні заходи. Аналогічні семінари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств. Про активізацію методичної роботи архівних установ свідчить і кількість видань такого типу: порівняно з 1991 р., коли було підготовлено 7 методичних посібників, в 1997 р. їхнє число збільшилося до 21. Це, зокрема, “Способи захисту документів на паперових носіях від біопошкоджень” (УДНДІАСД), “Актуальні проблеми складання науково-довідкового апарату до фонду Празького Українського архіву” (ЦДАГО України), “Комплектування ДІФ Держархіву Івано-Франківської області” (ДА Івано-Франківської області), “Проведення експертизи цінності документів первинних організацій Компартії України” (ДА Харківської області) та ін.

Нормативні документи і методичні розробки реалізуються в практику роботи архівів згідно планів впровадження. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Його підрозділяють на експеримен-тальне і практичне.

Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершен-ня. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми.

Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівів.

Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практична робота.

За даними архівної статистики, протягом 1959-1965 рр. видано 105 праць, з яких 64 – документальні збірники. Найбільше архівні установи створили методичних посібників у 1976-1980 рр., коли було підготовлено 522 методичні посібники, що відображали особливості складу, змісту фондів, впорядкування та описання документів, умови та організацію роботи архівних установ. 79 з них було присвячено забезпеченню збереженості документів, 82 – їхньому відбору на державне зберігання, експертизі цінності та фондуванню, 163 – створенню і удосконаленню науково-довідкового апарату, 67 – використанню документів, 22 – організації роботи, й плануванню, здійсненню контролю за виконанням планових завдань, звітності тощо. Впродовж 1991-1997 рр. державні архівні установи України підготували 82 методичні посібники, 27 інструкцій, 28 пам'яток, 8 аналітичних оглядів, 13 номенклатур справ та ін. науково-методичних видань із актуальних проблем архівістики.

Значну роль у вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал “Архіви України”, науковий щорічник УДНДІАСД “Студії з архівної справи та документознавства” публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюються і у регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та Закарпатської обл., що сприяє розв'язанню низки науково-методичних проблем, тиражуванню нормативно-методичних документів для забезпечення ними усіх районних і міських архівів.

– 196 –