Разработка документооборота и использование информационной системы

Для поддержки исполнения инструкций и процедур должен быть разработан набор соответствующих документов или шаблонов, одинаковых для проектов одного портфеля. Документы разрабатываются внешним консультантом или Службой управления проектами и вводятся в действие приказом руководителя компании. Периодически (например, раз в полгода) документы могут пересматриваться с целью их большей адаптации к специфике проектов компании. Ряд таких шаблонов уже упоминался в данном учебном пособии.

Исполнение инструкций и процедур, контроль документооборота, сбор данных для принятия решений и другие аспекты работы в проекте в настоящий момент невозможны без использования какого-либо программного обеспечения. Как уже упоминалось, это является необходимым элементом внедрения. Информационная система управления проектами может быть предназначена только для управления проектами или иметь более широкое назначение - например, управлять всем предприятием. Ниже приведена краткая информация о существующих информационных продуктах по управлению проектами и их особенностях.

6.1 Внедрение программного продукта

1. Неточно спланированная программа требует в 3 раза больше времени,чем предполагалось; тщательно спланированная - только в 2 раза.

2. Работающая над программой группа питает отвращение к еженедельной отчетности о достигнутых результатах, поскольку она слишком явно свидетельствует об отсутствии таковых.

Законы мира ЭВМ по Голубу

В процессе внедрения ИСУП в первую очередь наиболее важным является четкая постановка задачи, осуществляемая совместно с заказчиком. Надо сформулировать, что он хочет получить в результате внедрения и что будет называться успехом внедрения. Для этого формируется комплекс показателей для внедрения, иначе оно будет бесконечным. Немаловажный аспект - это дальнейшие желания заказчика после запуска программного продукта. Будут ли содержаться возможности и преимущества от внедрения в бизнес-планах руководителей компании и отделов? Необходимо повышенное внимание руководства к процессу, которое сопровождается регулярными совещаниями, системой отчетности, обменом мнений.

Внедрять надо систему, а не программу и не сетевое планирование. Это значит, что сотрудники компании должны быть информированы о планируемых улучшениях, также необходимо и соответствующее обучение. Учить нужно не только аналитиков (тех, кто работает с программой и обеспечивает участников проекта необходимой информацией), но и менеджеров, снабженцев, финансистов. Должны быть продуманы усилия, чтобы помочь индивидуальным пользователям справиться с изменениями в их обязанностях и возможным стрессом и чтобы была разработана система мотивации использования программного продукта.

Внедрение занимает достаточно длительный период. Необходимо создать экспертную группу для консультационной поддержки, обеспечить литературу, руководство, пилотные проекты для тестирования. Простейшая последовательность внедрения обычно включает следующие шаги:

- обсуждение идеи и получение поддержки руководства компании;

- проведение первичной диагностики «Как есть»;

- моделирование и утверждение состояния «Как должно быть»;

- разработка и одобрение проекта внедрения;

- проведение вводного обучения руководства компании пользователей;

- запуск рабочих проектов на месте;

- осуществление обратной связи, необходимая коррекция;

- разработка начальных процедур, документации;

- отработка документации;

- проведение специализированного обучения;

- пилотное использование ИСУП;

- обратная связь, коррекция;

- углубление внедрения и т. д.

Как и любой процесс изменения, внедрение ИСУП сталкивается с рядом проблем. Верхний уровень управления не хочет видеть реальную картину проекта и не стремится использовать программное обеспечение. Менеджеры пытаются скрыть отсутствие навыков планирования. Иногда это происходит на подсознательном уровне, а внешне все вроде благополучно. Существует традиционный синдром «мне некогда», проявляющийся в отказе от обучения, участия в пилотном проекте. Нужно создавать и поддерживать систему внутренних коммуникаций менеджеров, использующих распределенный программный продукт. Внедрение будет требовать наличия внутрифирменных стандартов по управлению проектами и использования информационных систем. Внедрение может требовать много ресурсов и, соответственно, быть затратным. В этом случае полезно провести сравнение этих затрат и возможного эффекта.