Стратегия внедрения системы управления проектами

Спрашивая о том, как внедрить КСУП, компания часто подразумевает вопрос о том, как избежать неудачи при этом внедрении. Вопрос вполне естественен, поскольку исходит от сотрудников организации, в которой подобные подходы никогда раньше не использовались. При этом среди приступающих к внедрению можно выделить руководителей, которые уже имеют опыт планирования проектов с использованием бумажных форм и желают автоматизировать эти процедуры, а также ужесточить контроль за выполнением заданий. Другие же, под воздействием рекламы продавцов программного обеспечения для управления проектами или советов друзей, только начинают задумываться о проектном подходе.

Стали появляться компании, уже пытавшиеся внедрять эту систему с ограниченным успехом. Встречаются организации, которые испробовали уже несколько различных вариантов таких подходов, но так и не нашли подходящего. Основной причиной неудач и в том и в другом случае было то, что руководители хотели найти подход и программный продукт, который сам бы (без всякой адаптации и труда) заработал в компании. Практически во всех случаях какого-либо детального, плана по внедрению системы, да и выделенных ресурсов, просто не существовало.

Руководители забывают, что внедрение системы, подразумевающей некоторое (иногда значительное) изменение процессов управления в организации и даже перестройку оргструктуры, также требует системного подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль их осуществления. Иными словами, начать освоение системы управления проектами в организации лучше всего с разработки плана работ по внедрению системы.

Мероприятия по внедрению КСУП традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач, чем просто установка программного обеспечения: от внедрения идеологии, формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей.

В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных и/или технологических проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

Далее можно остановиться лишь на некоторых общих моментах планирования подобных проектов. Сформулируем несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем.

Цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме.

Планирование ввода в эксплуатацию всех компонентов КСУП одновременно. Это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом.

Планирование перевода сразу всей компании на использование системы, подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.

Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению КСУП будут следующими:

Решите, что вы хотите от внедрения новой системы. Обсудите ожидаемые от внедрения системы результаты со всеми, кого это может касаться, на разных уровнях управления в организации.

Спланируйте последовательное внедрение от простого к сложному. Рекомендуется начать с элементов планирования и контроля временных параметров, затем освоить ресурсное управление и только после этого переходить к стоимостному планированию и контролю. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены.

Спланируйте внедрение системы по отделам. Начать лучше с небольшого отдела, обладающего достаточно квалифицированными сотрудниками. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению ее на остальные отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды сторонников. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом.

Также выделяют две стратегии внедрения: использование всех элементов системы для нескольких пилотных проектов с дальнейшим расширением на остальные проекты и использование одного-двух элементов системы для всех проектов компании с дальнейшим включением всех оставшихся элементов.

Сложность задач по внедрению зависит от масштабов компании, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и, таким образом, заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в компании.