Учет кассовых операций

Кассовые операции – операции предприятий между собой и с предпринимателями и физическими лицами, связанные с принятием и выдачей наличных средств при проведении расчетов через кассу предприятия с отражением этих операций в кассовой книге.

Ведение кассовых операций регулируется Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ № 72 от 19.02.2001 г.

Наличные расчеты одного предприятия с другим в течение одного дня могут осуществляться через их кассы только в пределах 10000 грн.

Если сумма больше 10000 грн, то к предприятию плательщику применяются финансовая санкция в виде штрафа, определенного в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день.

Сверхлимитная наличность определяется:

– сумма, более 10000 грн, расчетно прибавляется к фактическим остаткам наличности в кассе предприятия-покупателя на конец дня одноразово в день осуществления операции и полученный результат сравнивается с установленным лимитом кассы.

Пример: У предприятия А – лимит кассы – 1000 грн, купили товар за 12000 грн; остаток в кассе – 300 грн.

Сверхлимитная сумма: 12000 – 10000 = 2000;

остаток: 2000 + 300 = 2300 грн, 2300 – 1000 = 1300 грн.

Штраф: 1300 * 2 = 2600 грн.

Расчеты наличностью субъектов предпринимательской деятельности между собой, а также с гражданами должны производиться с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров, кассовых и товарных чеков, расчетных квитанций, проездных документов, счетов-фактур, договоров, соглашений, контрактов, актов закупки товаров и т.п.

Расчеты в сфере торговли, общественного питания за наличные должны проводиться через зарегистрированные электронные контрольно-кассовые аппараты, должны обязательно выдаваться потребителю кассовые чеки.

Для всех предприятий, имеющих счета в учреждениях банков и осуществляющим кассовые операции с наличностью, устанавливаются лимиты остатка наличности. Всего наличность сверх установленных лимитов остатка наличности в кассе предприятия обязаны сдавать в порядке и сроки, установленные банком для зачисления на их счета. Если лимит остатка наличности в кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна быть сдана в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).

Наличная выручка сдается предприятиями в таком порядке:

– в дневные и вечерние кассы учреждений банка;

– инкассаторам НБУ (или коммерческого банка);

– предприятиям связи для переводов на счета в банки.

Наличная выручка предприятий и индивидуальных предпринимателей, не имеющих налоговой задолженности, может использоваться ими для обеспечения хозяйственных нужд, на выплату зарплаты, поощрений, пособий всех видов, компенсаций.

Предприятия, имеющие налоговую задолженность, осуществляют выплаты, связанные с оплатой труда, исключительно за счет средств, полученных из учреждений банков.

Наличность, полученная в банке для выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, командировок, может храниться на предприятии в течение 3-х рабочих дней сверх установленного лимита в кассах.

После окончания этих сроков наличность, не использованная по назначению, возвращаются в банк не позднее следующего рабочего дня. Выдача наличности под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам.

Лица, получившие наличность под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах не позднее:

– по командировкам – 3 рабочих дня после возвращения из командировки;

– на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья и металлолома – 10 рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет;

– на все другие производственные, хозяйственные нужды – следующего рабочего дня после выдачи ее под отчет.

Не реже одного раза в квартал на каждом предприятии проводится ревизия кассы с покупюрным пересчетом, всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется по данным бухгалтерского учета организаций по первичным денежным документам – кассовым ордерам, платежным ведомостям, налоговым накладным, счетам-фактурам, товарным и кассовым чекам, актам выполненных работ; за определенный период, квартал, полугодие, но не менее чем за 3 месяца с выделением операций за каждый месяц отдельно.

Никакие подчистки или исправления в кассовых документах не допускаются. Учет кассовых операций ведется в Кассовой книге, листы которой должны быть заранее пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучом или мастичной печатью. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Кроме наличных денег, в кассе могут храниться денежные документы и бланки строгого учета. К денежным документам относятся: акции, облигации, другие ценные бумаги, путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты.

Поступление и выдача ценных бумаг осуществляется по приходным и расходным кассовым ордерам и учитывается на счете 331 «Денежные документы в национальной валюте».

Бланки строгого учета (доверенности, чековые книжки, путевые листы) учитываются на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета».

При выявлении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Установленные излишки денежных средств в кассе оприходуются и отражаются в составе прочих доходов предприятия от операционной деятельности: Дт 30 «Касса»

Кт 719 «Прочие доходы от операционной деятельности».

Выявленные недостачи денежных средств в кассе предприятия относят на материально-ответственных лиц и отражают соответствующими проводками: 1) факт недостачи средств Дт Кт

947 30

2) сумма недостачи, подлежащая возмещению материально ответственным лицом: Дт Кт

375 716

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Поступление и выдача денежных документов оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами или накладными. Кассир составляет отчет о движении денежных документов.

Пример:

Дт Кт

Учет операций по текущему счету

Для хранения свободных денежных средств и проведения расчетов предприятиям, организациям, гражданам в банках открывают текущие счета согласно инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ.

Для открытия счета предприятие должно представить учреждению банка:

– заявление на открытие счета установленного образца;

– копию свидетельства о государственной регистрации в органе, уполномоченном осуществлять такую регистрацию;

– копию документа, подтверждающего взятие предприятия на налоговый учет;

– копию документа о регистрации в органах Пенсионного фонда и фондах социального страхования;

– копию устава;

– карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера предприятия и оттиск печати в двух экземплярах;

– паспорт.

Предприниматели, осуществляющие свою деятельность без создания юридического лица, для открытия текущего счета должны представить:

– заявление об открытии счета на свое имя;

– свидетельство о государственной регистрации предпринимателя;

– карточку с образцом подписи предпринимателя, заверенную нотариально.

Каждое предприятие может открывать текущие счета в национальной и иностранной валюте.

Текущие счета открываются предприятиями всех форм и видов деятельности для хранения средств и осуществления всех видов банковских операций.

Бюджетные счета открываются предприятиям, которым выделяются средства из государственного или местного бюджетов.

Кредитные счета открываются предприятиям и физическим лицам, которым выдаются кредиты в соответствии с положениями, действующими в Украине. Кредитные счета открываются банками на договорной основе и предназначены для учета кредитов, предоставляемых путем оплаты расчетных документов или перечисления средств на текущий счет заемщика в соответствии с условиями кредитного договора.

Депозитные счета открываются предприятиям на определенный срок, обусловленный договором, который заключается между владельцем счета и учреждением банка. Денежные средства переводятся с текущего счета на депозитные счета на определенный срок, а по истечении срока хранения возвращаются на текущий счет.

Текущие счета в банке могут быть закрыты на основании заявления владельца счетов, на основании решения органа, на который законом возложены функции по ликвидации или реорганизации предприятия, на основании соответствующего решения суда или арбитражного суда о ликвидации предприятия или признании его банкротом.

Прием и выдача денежных средств или безналичные перечисления банк осуществляет по расчетно-платежным документам установленной формы.

Объявление о взносе наличными используется при внесении наличных денежных средств в банк для зачисления на текущий счет. Объявление состоит из трех частей: первая – собственно объявление – остается в банке, вторая – квитанция – передается вносительно денежных средств, третья – ордер – вместе с выпиской банка возвращается предприятию и является подтверждением зачисления внесенной суммы на его счет.

Денежный чек является приказом банку о выдаче с текущего счета указанной в чеке суммы наличных денежных средств.

Расчетные чеки применяются при перечислении денежных средств с текущего счета предприятия на счет получателя.

Платежные поручения являются поручением (приказом) банку на перечисление с текущего счета предприятия надлежащих средств на счет получателя (перечисление налогов и других платежей в бюджет, социальные фонды).

Платежное требование-поручение используется при расчетах между предприятиями за ТМЦ, работы, услуги.

В установленные сроки банк выдает предприятию выписки с его текущего счета, т.е. перечень произведенных за отчетный период операций. К выписке прилагаются соответствующие оправдательные документы, на основании которых были зачислены или списаны средства. Выписка банка фактически представляет собой второй экземпляр лицевого счета предприятия открытого банком. Храня денежные средства предприятия, банк считает себя его должником, т.е. на эту сумму имеет кредиторскую задолженность. Исходя из этого остатки средств и поступления на текущий счет банк записывает по кредиту счета, а уменьшение своего долга (списание, выдачу наличных) – по дебету. Обрабатывая выписки банка, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету текущего счет, а списание – по кредиту.

Выписки банка являются регистрами аналитического учета и служат обоснованием для учетных записей по текущему счету.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств по текущему счету ведется на активном счете 31 «Счета в банках».

Текущие счета в иностранной валюте открываются предприятиям для проведения расчетов в безналичной и наличной иностранной валюте, поступивший в адрес юридического лица – резидента. Аналитический учет по счету 312 «Текущие счета в иностранной валюте» организуется таким образом, чтобы обеспечить достоверную информацию о наличии и движении денежных средств по каждому счету в иностранной валюте. «Валютный счет в долларах США», «Валютный счет в английских фунтах» и прочие. Для систематизации и обобщения информации о хозяйственных операциях в разных валютах в бухгалтерском учете производится пересчет иностранных валют в гривны по курсу, установленному НБУ на дату оформления расчетно-платежных документов.