Документальное оформление поступления и расходования запасов

Производственные запасы поступают от поставщиков с сопроводительными документами – счетами-фактурами, счетами, товарно-транспортными накладными, подтверждающие количество поступившего груза, удостоверяющие поставщика и порядок оплаты.

Получение производственных запасов непосредственно у поставщика осуществляется материально ответственным лицом, на которого выписывается доверенность. Доверенность выдается только лицам, работающим на данном предприятии, подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Полученные запасы согласно выписанным сопроводительным документам доставляются на склад предприятия или материально ответственному лицу. В период приема запасов их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества. При выявлении несоответствия составляется акт (комиссия: материально ответственное лицо и представитель поставщика).

Первичные документы поставщика регистрируются в журнале, каждому документу присваивается номер.

При выписке платежных документов указывается сумма НДС, которая в стоимость материала не входит, а записывается отдельной суммой. На поступившие запасы согласно первичным документам заполняются приходные ордера.

Внутреннее перемещение запасов со склада на склад оформляются накладными-требованиями.

По мере поступления приходных документов составляется реестр приема-сдачи документов, который передается в одном экземпляре в бухгалтерию с первичными документами для дальнейшего учета и хранения, а информация о них остается на складах только в регистрах складского учета.

Сверка данных складского и бухгалтерского аналитического учетов осуществляется путем периодической оценки по ценам количественных остатков, по данным складского учета на определенную дату в сопоставлении полученной общей суммы с суммой остатка по данным бухгалтерии. Этот метод называется оперативно-бухгалтерским или сальдовым.

Поступление производственных запасов отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 20 и кредиту счета 63. Одновременно делается запись на сумму НДС: Дт 641, Кт 63.

На каждый вид материальных ценностей открывается аналитический счет, в котором объекты учета отражаются по количеству и сумме стоимости. Аналитический учет на счетах используют для контроля сохранности и движения производственных запасов, правильности их оценки, сверки с данными складского учета, подведения результатов инвентаризации.

Выдача материалов со склада осуществляется на основании лимитно-заборной карты, накладных-требований на отпуск материалов, акта-требования.

Отпуск материалов на производство должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. При отпуске материальных ценностей по лимитно-заборным картам один экземпляр карты передается потребителю материалов, другой остается на складе. Кладовщик отличает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по каждому материалу.

Первичные документы по приходу и расходу ежедневно или еженедельно, а лимитно-заборные карты – по окончании месяца материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. Прием-сдача первичных документов оформляется специальным реестром приема-сдачи документов.