Організація обліку касових операцій

Для приймання, зберігання і витрачання грошових коштів підприємства малого бізнесу повинні мати касу.

Касоюназивається приміщення чи місце призначене для приймання, видачі і зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Касою може вважатися і робоче місце касира, де зберігається готівка і ведеться, як правило,касова книга, навіть якщо воно знаходиться в приміщенні разом з іншими працівниками бухгалтерії.

Ліміт залишку готівки в касі(далі – ліміт каси) – це граничний розмір суми готівки, що може залишатись в касі в позаробочий час.

Ліміт каси встановлюється підприємствами самостійно на підставі розрахунку (див. зразок), який підписується головним бухгалтером та керівником підприємства. Установлений ліміт каси затверджується внутрішнім наказом (розпорядженням) підприємства.

Зразок

Розрахунок встановлення залишку готівки в касі

______________________________________

(найменування підприємства)

_______________________________________

(місцезнаходження підприємства)

1. Касові обороти

М.П.

Підприємства, що розпочинають свою діяльність, на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків, а потім переглядається за фактичними показниками діяльності підприємства.

Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси. Якщо на підприємстві ліміт каси не встановлено, то ліміт такої каси вважається нульовим.

Понад встановлених лімітів гроші в касі підприємства можуть зберігатися тільки у дні виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) впродовж 3-х робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку.

Суми готівки отримані в установі банку і не використані за призначенням впродовж встановлених термінів повертаються підприємствами в установи банка не пізніше наступного робочого дня установи банку і підприємства, або можуть залишатись в його касі (в межах встановленого ліміту) і видаватися тільки на цілі, на які вони отримані.

Селянські (фермерські) господарства, які діють у відповідності до статті 25 Закону України “Про селянські (фермерські) господарства”, самостійно визначають розмір готівки, яка постійно знаходиться в їх касах, повідомляючи про нього до 1 березня кожен рік обслуговуючим установам банку.

Підприємцям (фізичним особам – суб’єктам підприємницької діяльності) ліміт каси не встановлюється.

Отримання готівкових грошових коштів в банку здійснюється по чеку.Чекові книжки придбаються підприємством за оплату в установі банку. Отримана в банку готівка підприємства може витрачатись на визначені в чеку цілі.

Готівку понад встановленого ліміту залишку готівки в касі підприємство зобов’язано здавати в банк у порядку і терміни, встановлені установою банку, для зарахування на рахунки підприємства.

Здача готівкових грошових коштів в банк супроводжується заповненням об’яви на внесення готівки, в якій вказується найменування підприємства, за що вносяться гроші і номер банківського рахунку.

Видача готівки із каси підприємства для здачі її в установу банку оформлюється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом що свідчить про внесення виручки до установи банку, є квитанція до об’яви на внесення готівки за підписом бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про внесення виручки інкасатором банку є копія супроводжувальної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

При наявності на підприємстві декількох поточних рахунків здача виручки та інших касових надходжень таким підприємствам може здійснюватись як на основний так і на додаткові банківські рахунки.

На прийняту від підприємства суму банк видає квитанцію, в якій вказує від кого прийняті гроші, номер рахунку на якій зараховані гроші, сума. Квитанція слугує підставою для списання грошових коштів по касі.

При проведення розрахунків отримувач платежу (продавець) зобов’язаний надати платнику (покупцю, замовнику) обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок–фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт наданих послуг, акт закупівлі, або інші документи), які засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт, надання послуги.

Розрахунки готівкою повинні здійснюватись з оформленням видаткових і прибуткових касових ордерів, касового чи товарного чеку, квитанції, які б підтверджували здійсненні платниками (покупцями, замовниками) витрати готівки.

При проведенні розрахунків готівкою підприємств малого бізнесу у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг з застосуванням реєстратора розрахункових операцій (далі – РРО) або використанням розрахункових книжок (далі – РК) оприбуткуванням є здійснення малим підприємством обліку готівки через РРО або РК з складанням в той же день на підставі розрахункових документів звітів – книг обліку розрахункових операцій і оформленням готівки в установленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідним записом в касовій книзі в день надходження коштів.

Приймання в касу грошових коштів оформлюється прибутковим касовим ордером, які підписуються головним бухгалтером, або уповноваженим ним особою. Типова форма прибуткового касового ордера повинна застосовуватись всіма малими підприємствами.

Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі. Особі, яка вносить грошові кошти в касу, видається квитанція, завірена підписами головного бухгалтера і касира і печаткою підприємства.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів або за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.

У випадку видачі готівки фізичній особі за видатковим документом касир повинен вимагати пред’явлення паспорта або замінюючого його документ і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про отримання готівки з вказанням отриманої суми (гривень – словами, копійок – цифрами), дати отримання і розписується в отриманні, використовуючи чорнила або кулькову ручку з темними чорнилами.

Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або отримують готівку, забороняються.

До передання в касу прибуткові касові ордери або видаткові документи реєструється бухгалтерією малого підприємства в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Видаткові касові ордера, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату, пов’язані з оплатою праці, реєструються після їх видачи.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документівза формою № КО – 3 заводять окремо на прибуткові і окремо видаткові касові документи. Журнал форми № КО-3а заводять один і на прибуткові і видаткові ордера. Форма журналу № КО-3а може вестись за розсудом керівництва замість журналів форми № КО –3.

Всі надходження і видача готівки в національній валюті малі підприємства обов’язково обліковують в касовій книзі.

Кожне підприємство, яке є юридичною особою і має касу веде одну касову книгу для обліку операції з готівкою в національній валюті і окрему касову книгу на кожен вид валюти.

Облік грошових коштів в касі суб’єктів малого підприємництва здійснюється на рахунку 30 “Каса”, до якого при потребі рекомендуємо відкрити наступні субрахунки: 301 “Каса в національній валюті” і 302 “Каса в іноземній валюті”.

По дебету рахунка 30 “Каса” відображається надходження грошових коштів в касу підприємства, по кредиту – виплата грошових коштів з каси підприємства.

Для відображення інформації про наявність і рух грошових документів (в національній і іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, путівок в санаторії, пансіонати, будинки відпочинку і т. п.), і про кошти в дорозі, тобто грошових сумах, які внесені в каси банків, ощадні каси або почтові відділення, для послідуючого їх зарахування на банківський та інші рахунки підприємства за спрощеним Планом рахунків використовується також рахунок 30.

В таблиці 5.1 наведена кореспонденція рахунків для відображення в регістрах бухгалтерського обліку типових господарських операцій по касових операціях.

Таблиця 5.1

Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій

Облік готівки, грошових коштів та грошових документів здійснюється у відомості 1-м (розділ І) за дебетом і кредитом рахунка 30 «Каса» у кореспонденції з відповідними рахунками та записами у «Журналі обліку господарських операцій».