Законодательное и нормативное регулирование операций с трудовыми книжками

В настоящее время порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируют следующие нормативные правовые акты:

- Трудовой кодекс Российской Федерации (в части, касающейся трудовых книжек);

- постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в редакции от 19.05.2008). Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее -Инструкция по заполнению трудовых книжек);

- Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.08.2002 N 555 (в редакции от 08.08.2003);

- Правила исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденные Постановлением СМ СССР от 13.04.1973 N 252 (в редакции от 01.07.1991, с изменениями от 02.03.2006);

- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н (далее - Порядок обеспечения бланками);

- Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Кроме перечисленных существует ряд нормативных правовых актов, регулирующих специфику заполнения некоторых разделов трудовых книжек в различных сферах деятельности. Это, например:

- Положение об отраслевой системе поощрения работников среднего, высшего, послевузовского профессионального и соответствующего дополнительного образования, утвержденное Приказом Госкомвуза России от 28.06.1995 N 1235;

- письмо Госналогслужбы России от 10.10.1994 N ВП-6-12/382 "О должностных инструкциях сотрудников отделов информатизации";

- постановление Минтруда России от 11.06.1992 N 21г "О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса";

- письмо Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1 "Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника".

В совокупности вышеперечисленные акты (документы) образуют правовую базу для организации обращения с трудовыми книжками и ведения повседневной работы с ними. При этом особое значение для указанной работы имеют соответствующие положения Трудового кодекса РФ, которые образуют законодательную основу для функционирования системы обращения с трудовыми книжками.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Однако в крупных организациях, где существует отдел кадров, издавать дополнительные приказы нет необходимости, поскольку обязанности по ведению, заполнению и хранению трудовых книжек внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Трудовое законодательство обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

Отметим, что в соответствии со ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Более того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает ее осуществление в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией N 69.

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

- при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

- при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, работодатель вправе не только выдавать трудовую книжку работнику при поступлении на работу впервые или выписывать дубликат испорченной трудовой книжки, но и выписывать ее вновь не впервые поступающему на работу сотруднику.

Случается, что работник, поступающий на работу, потерял трудовую книжку. Порядок оформления новой трудовой книжки в этой ситуации разъяснен в письме Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.

Работодатель согласно положениям ст. 65 ТК РФ должен оформить сотруднику новую трудовую книжку (по письменному заявлению) и внести в нее соответствующие записи об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Общий состав сведений, вносимых в трудовую книжку при оформлении и в процессе ее ведения, определен частью четвертой ст. 66 ТК РФ. В частности, в трудовую книжку должны быть внесены следующие сведения:

- о работнике;

- о выполняемой работником в соответствии с трудовым договором работе (трудовой функции);

- о переводах работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);

- об увольнении работника;

- об основаниях прекращения трудового договора;

- о награждениях работника за успехи в работе;

- о дисциплинарном взыскании - увольнении работника, примененном в отношении последнего в соответствии со ст. 192 ТК РФ;

- о работе по совместительству: вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству в случае, если работник, например в форме письменного заявления на имя работодателя, изъявил пожелание о внесении в трудовую книжку соответствующих сведений.

При выдаче трудовой книжки работнику администрация организации взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но плата за выдачу трудовой книжки взимается не всегда.

Так, например, плата не взимается:

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

- в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

- при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, возможно внесение записей на языке субъекта РФ наряду с государственным языком Российской Федерации (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Как уже было сказано выше, порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

Согласно п. 2 Порядка обеспечения бланками изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "Гознак" Минфина России, т.е. купить трудовые книжки либо вкладыши к ним можно либо у Объединения "Гознак", либо у его законных распространителей.

Законными распространителями могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением "Гознак".

Вопрос о том, кто вправе официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ГУП "Главснаб Правительства Москвы", ЗАО "Разносбыт", ООО "СпецБланк". В розницу бланки трудовых книжек продает ГУП "Главснаб Правительства Москвы".

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек либо вкладышами к ним осуществляется на платной основе. При этом с Объединением "Гознак" или с распространителем заключается договор.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку согласно п. 5 Порядка обеспечения бланками осуществляется:

- службами доставки защищенной полиграфической продукции;

- работодателем со склада Гознака или распространителя;

- иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Бланки трудовых книжек (вкладыши) отнесены к защищенной полиграфической продукции:

"Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты" (п. 2 Порядка обеспечения бланками).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).