Документооборот, связанный с бланками трудовых книжек . Ответственность за их ведение и выдачу

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией по заполнению трудовых книжек утверждены:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Формы указанных книг утверждаются Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием этих бланков, с указанием их серии и номера.

Пример.

20 июля 2009 г. ООО "Мороз" приобрело у ЗАО "Омсбыт" пять трудовых книжек. Предположим, что цена за один бланк - 170 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной от 20.07.2009 N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730. 30 июля 2009 г. ООО "Мороз" приняло на работу оператора Ивановского И.И., который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 N 18-к).

На основании заявки от 30.07.2009 N 8 кадровому работнику Смирновой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб.

Приходно-расходная книга должна быть заполнена следующим образом:

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Такой порядок хранения бланков трудовых книжек установлен в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.