Заполненные трудовые книжки

Трудовая книжка - это личный документ работника. Однако хранить его должен отдел кадров организации, где сотрудник работает.

Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. Ее следует заполнять в следующем порядке.

В графу 1 книги вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

В графах 2-4 ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В графу 5 книги вписываются фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в графу 6, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

В графу 7 вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре, а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в личной карточке работника) и в трудовой книжке.

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в графу 8.

В графу 9 вписываются дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника.

В графе 10 книги ставится личная подпись специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.

При регистрации вкладыша в трудовую книжку в графе 10 ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание графы 11 показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Таким образом, графа 11 заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.

Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника. В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 расписывается в получении трудовой книжки.

Пример.

20 марта 2009 г. ООО "Месяц" приобрело у ЗАО "Разносбыт" семь трудовых книжек. Предположим, что цена за один бланк - 120 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной от 20.03.2009 N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730. 30 марта 2009 г. ООО "Месяц" приняло на работу оператора Беляева С.С., который устроился на работу впервые, приказ от 30.03.2009 N 18-к.

На основании заявки от 30.03. 2009 N 8 кадровому работнику Смирновой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Смирновой Н.П. были сделаны следующие записи:

┌────┬───────────────────────┬───────────────┬─────────────┬──────────────┬─────────────┬───────────┬───────────┬──────────┬─────────────┬─────────────┐

│ N │Дата приема на работу, │Фамилия, имя и │Серия и номер│ Должность, │Наименование │Дата и N│Расписка │Получено │ Дата выдачи │ Расписка │

│п/п │ заполнения трудовой │ отчество │ трудовой │ профессия, │места работы│приказа │ответствен-│за │ на руки │ работника в │

│ │ книжки или вкладыша в │ владельца │ книжки или │специальность │(с указанием│(распоряже-│ного лица,│заполнен- │ трудовой │ получении │

│ │ нее │трудовой книжки│ вкладыша в │ работника, │структурного │ния) или│принявшего │ные трудо-│ книжки при │ трудовой │

│ ├───────┬────────┬──────┤ │ нее │ который сдал │подразделе- │иного реше-│или запол-│вые книжки│ увольнении │ книжки │

│ │ число │ месяц │ год │ │ │ трудовую │ния), куда│ния работо-│нившего │или вкла-│(прекращении │ │

│ │ │ │ │ │ │книжку или на │принят работ-│дателя, на│трудовую │дыши в них│ трудового │ │

│ │ │ │ │ │ │ которого │ник │основании │книжку │(руб.) │ договора) │ │

│ │ │ │ │ │ │ заполнена │ │которого │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ трудовая │ │произведен │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ книжка или │ │прием ра-│ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │вкладыш в нее │ │ботника │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├────┼───────┼────────┼──────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼─────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │

├────┼───────┼────────┼──────┼───────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼─────────────┤

│ 1 │ 30 │ 03 │ 2009 │Беляев Сергей│АК 0056725 │Оператор │ООО "Месяц" │Приказ от│Смирнова │ 120 │ │ │

│ │ │ │ │Сергеевич │ │ │ │30.03.2009 │Н.П. │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │N 18-к │ │ │ │ │

└────┴───────┴────────┴──────┴───────────────┴─────────────┴──────────────┴─────────────┴───────────┴───────────┴──────────┴─────────────┴─────────────┘

Все бланки трудовых книжек и вкладыши хранят как документы строгой отчетности.

Как правило, хранение организациями трудовых книжек производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Документы по личному составу, и в частности трудовую книжку, следует хранить в течение 75 лет (подп. "б" п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Во всех остальных случаях, при которых возникает необходимость в наличии трудовой книжки, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек)