ЛЕКЦИЯ 12. Методы рационализации личного труда руководителя

МЕТОДЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ

Существует много факторов, влияющих на личную организацию руководителя. Неко­торые советы могут показаться простыми до примитивности, и тем не менее польза от них может быть весьма значительной. Существуют известные науке управления прин­ципы и правила, которые следует свести воедино, превратив их в полезные привычки, доведенные до автоматизма.

Работа с текстами. Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать материал после чтения. Обрабатывая соответствующую кни­гу, статью, документ, необходимо последовательно пройти пять стадий:

• обзор;

• постановку вопроса;

•чтение; '•^;

• обобщение;

• повторение.

Рационализация чтения начинается с поиска ответов па вопросы:

• Что я должен прочитать?

• Что я обязан прочитать?

• Что я хочу прочитать?

• Что я хочу с этим предпринять?

• Что я предлагаю с прочитанным предпринять?

• Что мне вообще не нужно читать?

• Что можно было бы прочитать позднее"?

Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать докумен­ты. Не хватайтесь сразу за перо, продумайте план своей работы над документом, не упуская деталей. Последовательность этапов работы над документом можно опреде­лить следующим образом:

1. Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изло­жения, объем работы, учет всех материалов, необходимых для данной работы.

2. Сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в вашем распоряжении данных.

3. Определение последовательности подачи материалов, т.е. грубо говоря, что за чем идет.

4. Подготовка проекта документа, а проще — черновика, в котором уже в закончен­ном виде просматривается готовый результат вашей работы.

5. Редактирование: окончательная сверка документа с вашим планом-конспектом.

Тренировка памяти. Основой укрепления памяти является наблюдательность. Пос­ле наблюдения наступает этап ассоциативного мышления. Существуют три «естествен­ных закона запоминания»: метод связок, система зацепок, тренировка наблюдательно­сти.

Использование записных книжек. Многообразие видов записных книжек можно объединить в три основные группы:

• записные книжки с алфавитом;

• ежедневники;

• обычные записные книжки.

Целесообразнее записывать необходимую информацию в записную книжку, которая должна быть компактной и выполнять функцию «оперативной памяти».

Умение слушать. Для того чтобы выслушать доклад или лекцию, необходимо при­держиваться следующих правил:

• подготавливайтесь к слушанию;

• слушайте с максимальным вниманием;

• слушайте и одновременно записывайте;

• не откладывайте разбор записанного.

Телефонные разговоры. Руководитель должен избегать длительных телефонных разговоров. Структура любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

• взаимное представление;

• введение собеседника в курс дела;

• обсуждение ситуаций;

• заключение.

Командировки. Чтобы избежать неудобств и потерь времени в командировке, пра­вильно к ней подготовьтесь. Составьте план вопросов (дел), которые нужно решить до отъезда и в командировке, а также перечень личных атрибутов поездки и деловых бу­маг, которые нужно взять с собой.

Чтобы успевать сделать больше за малый период времени, в командировке требует­ся личная организованность и самодисциплина:

• определите главные задачи поездки;

• научитесь проявлять решительность;

• не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личный контакт;

• ведите записи, не полагайтесь на память;

• начинайте рабочий день как можно раньше и используйте его полностью.

РАБОТА С ТЕКСТАМИ

Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение деловых бумаг. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование органи­зации собственного труда, возможность выиграть время.

Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, по­скольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств.

После завершения фазы селекции материала для чтения целесообразно ис­пользовать один из следующих методов чтения:

1) ориентировочное чтение — первое восприятие содержания, чтобы еще раз определиться самому, обрабатывать ли данный текст;

2) изучающее чтение — определение того, какая информация очень важна, ме­нее важна или не нужна совсем;

3) обобщающее чтение — обобщение содержания или критическая оценка про­читанного материала, фиксация основных мыслей по поводу прочитанного.

Существует ряд факторов, мешающих быстрому чтению:

• Чтение по буквам и слогам — если взгляд проходит от буквы к букве или от слога к слогу. Каждый из этих знаков становится точкой фиксации, и чтение полу­чается спотыкающимся, а темп — низким. Цель состоит в том, чтобы сразу фикси­ровать как можно больше слов.

• Внутреннее проговаривание читаемого — вокализация. Привычка беззвучно (про себя) более или менее отчетливо проговаривать текст с помощью инструмен­тов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно снижает объем прочитан­ного в единицу времени: темп чтения ограничивается темпом произнесения. По­этому старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит в том, чтобы как можно больше слов «вместить» в поле зрения и сразу понять их значение.

• Возвращение к прочитанным местам в тексте. Если ваш взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному (три строки вперед, одна назад), то вы ис­кусственно увеличиваете объем текста и снижаете скорость чтения.

• Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес ведут к тому, что вы «скользите» по тексту, не усваивая содержания и не воспринимая информацию.

• Слежение пальцем или карандашом («костыли» для чтения). Скорость чтения возрастет, если вы сможете охватывать сразу целые группы слов, несущие опре­деленный смысл.

• Позы, неудобные для чтения. Не читайте, например, лежа, поскольку так бы­стрее наступает усталость и снижается внимание.

Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и об­рабатывать после чтения.

Это достигается путем применения следующих приемов:

• выделением важных мест (пометок, выписок из текста);

• маркировкой текста. Полезно каждому разработать собственные обозначе­ния примерно по таким смысловым группам: «важно», «под вопросом», «прове­рить», «пример», «сделать выписку», «обратить внимание», «снять ксерокопию», «новая теория», «устаревшие взгляды», «резюме», «имя», «противоречие», «в картотеку» и т.п. и ими постоянно пользоваться.

Основные правила чтения:

1. Связывайте читаемое с уже имеющимся у вас запасом знаний. Необходимо, чтобы вновь воспринимаемое ассоциировалось с тем запасом представлений, ко­торые по данному вопросу уже имеются.

2. Читайте систематически. Это правило затрагивает два вопроса: о системе в самом процессе чтения и о системе в подборе материалов для чтения. Опыт ра­боты над книгой говорит о том. что лучше каждый день систематически читать по 2 ч, чем урывками по 5—6 ч.

3. Читайте медленно и вдумчиво.

4. Подразделяйте прочитанное на более или менее важное и усваивайте толь­ко важное.

5. Постарайтесь развить в себе внимание.

6. Привлекайте к акту восприятия все наличие внешних чувств (слух, зрение, осязание).

7. Читайте с карандашом в руках.

Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать до­кументы. Последовательность этапов работы над документом можно определить следующим образом:

1. Составление краткого плана-конспекта.

2. Сортировка материалов.

3. Определение последовательности подачи материалов.

4. Подготовка проекта документа (черновика).

5. Редактирование.

ТРЕНИРОВКА ПАМЯТИ

Применение следующих способов и методов позволяет значительно улуч­шить память.

Существует три таких «естественных закона запоминания» впечатление, повторение, ассоциация. Нужно получить глубокое, яркое впечатление о том, что вы хотите запомнить. Для этого вы должны:

1. Сосредоточиться.

2. Внимательно наблюдать.

3. Получить впечатления при помощи возможно большего числа органов чувств.

4. Прежде всего постараться получить зрительное впечатление. Оно проч­нее. При повторении имейте в виду следующее:

1. Повторяйте текст снова и снова, пока он не закрепится в вашей памяти.

2. Запомнив что-либо, мы за первые восемь часов забываем столько же, сколько за предыдущие 30 дней; поэтому просматривайте свои записи вновь за несколько минут до выступления.

Хороший способ запомнить факт — это ассоциировать его с каким-либо другим фактом.

Основой укрепления памяти является наблюдательность. Мы не можем запомнить ничего, что ускользнуло бы от нашего наблюдения. А после наблю­дения наступает второй этап — ассоциативное мышление: путем разгляды­вания или на слух запоминание возможно, только если объект ассоциируется в нашем сознании с чем-либо, что мы уже знаем или помним.

Метод связок

Суть его в том, что тренировка вашей памяти основывается на мысленных образах и картинах, причем успех будет во многом зависеть от того, удастся ли вам сделать эти образы и картины забавными.

Вот четыре простых правила, которые вам помогут составлять ассоциатив­ные связи.

1. Искажайте пропорции. Помните, мы часто употребляем слова «гигант­ский», «громадный»?

2. Представляйте предметы в активном действии. Поэтому сигареты не просто вылетают из телефонной трубки, но нападают на вас.

3. Увеличивайте количество предметов. Поэтому на экране телевизора вы видите не одну, а множество ручек.

4. Меняйте функции предметов местами. Этот прием предлагается особен­но часто.

Система зацепок

Главная разница между методом связок и зацепок состоит в том, что пер­вый из них применяется для запоминания чего-либо по порядку, а второй — вразбивку. Не думайте, что метода связок вполне достаточно. Система заце­пок неоценима при запоминании телефонов, адресов, длинных чисел и т.д., вообще всего, что касается цифр.

Система зацепок — это подстановка предметов вместо цифр. Предлагают­ся разные буквы для цифр: 0, 1,2, 3,4, 5, 6, 7, 8, 9. Вначале вы должны будете запомнить числовой ряд, в котором представлена цифра 8. Это не составит труда (употребляем первые или последние согласные буквы названий этих цифр).

Еще один из способов укрепления памяти — тренировка наблюдательно­сти.

Хороший способ тренировки — наблюдения в автобусе или другом виде общественного транспорта. Мимолетно взглянув на чье-либо лицо, попытай­тесь тут же представить его по памяти Затем бросьте еще один недолгий взгляд и проверьте себя. Вы увидите, что с каждой тренировкой ваш взгляд ловит все больше подробностей.

Таким образом, тренируя свою наблюдательность, употребляя систему за­цепок и связок, заставляя работать ваше воображение, вы тем самым разви­ваете свою память.

ЗАПИСНАЯ КНИЖКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Записная книжка необходима в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек:

• телефонно-адресные;

• ежедневники;

• записная книжка для приема посетителей;

• целевая записная книжка;

• дневник личной работы;

• книга для телефонных разговоров. Но все эти виды записных книжек можно объе­динить в три основные группы:

1) записные книжки с алфавитом;

2) ежедневники;

3) обычные записные книжки.

Записные книжки с алфавитом используются для нахождения необходимой записи, так как они снабжены поисковым ключом — буквами алфавита. Такие записные книжки удобно использовать для записи фамилий, адресов и телефонов.

Ежедневники предназначены для планирования дел на неделю, месяц, год. В запол­нении дневника не должно быть мелочей.

1. Все записи здесь должны быть достаточно подробными и понятными.

2. В дневнике должно найтись место для некоторых, важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в ваше отсутствие.

3. Записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было легко изменить, не допуская неряшливости в дневнике.

Одним из основных достоинств обычной записной книжки является малый формат, позволяющий иметь ее всегда под рукой. Недостатком же является отсутствие поиско­вых ключей. Для поиска информации приходится перелистывать всю книжку.

Простую модернизацию записной книжки, позволяющую ее малый формат объеди­нить с поиском по ключу и эффективным методом планирования дел ежедневника, предлагает В.И. Барков.

Основная идея заключается в том, чтобы вынести поисковые ключи и записывать их значение при внесении информации в записную книжку. Поисковым ключом являются имя и число месяца.

Реформа записной книжки. У современного делового человека много дел. А вре­мени всего 24 ч в сутки. Чтобы его оптимально использовать, надо это время рацио­нально спланировать, продумать, распределить — в какой последовательности выпол­нять запланированные дела.

Обычно у руководителя на письменном столе находятся два «орглриспособления»: перекидной календарь и лист бумаги. Туда он и вносит в бессистемном порядке все предстоящие на сегодня, завтра, послезавтра и подлежащие запоминанию дела.

Кроме адресов и телефонов, каждый из нас записывает и личные дела, которые нужно выполнить сегодня или завтра, либо в ближайшее время. Записная книжка для этой цели не годится, в ней/могут «утонуть» нужные вам сведения.

Эту проблему в какой-то мере помогает решить простейшее организационное меро­приятие. На протяжении многих лет у авторов статьи «Реформа записной книжки» вы­рабатывалась система, в эффективности которой убедились многие.

Заключается она в следующем. Записная книжка состоит из набора листков, меняю­щихся еженедельно и обновляемых систематически.

Раз в неделю два листа писчей бумаги складываются вчетверо и разрываются по линии сгиба. Получается 8 листков. Рационально иметь записную книжку форматом, со­ответствующим размеру этих листков. На семи листках сверху подписываются число, месяц и день недели (8. 11. Суб.). Восьмой лист остается для всяких заметок.

Кроме этих восьми листков, заведите вкладыши, состоящие из двух восьмушек, так называемый резерв дел, куда записываются дела, срок исполнения которых наступает позднее текущей недели. Приступая к заполнению очередных семи листков, вы про­сматриваете резерв и выбираете из него дела, приходящиеся на эту неделю, вписывая их в соответствующие листки.

Ежедневно в конце дня просматривайте листок за прошедший день, вычеркивайте выполненные дела.

Записи на очередном листке можно производить в таком порядке: в начале листка — дела, приходящиеся на утро; в середине — дневник; а вечерние — в конце листка. Де­ла, связанные с выходом или выездом, обводите кружком.

Вот и вся система. Конечно, куда удобнее и приятнее было бы пользоваться запис­ными книжками, напечатанными в типографии с учетом изложенных принципов ее по­строения.

К сожалению, имеющиеся в продаже записные книжки для предлагаемой системы непригодны. В них для каждого дня отводится слишком мало места, а то, что они рас­считаны на целый год, делает их неудобными из-за чрезмерной толщины.

УМЕНИЕ СЛУШАТЬ СОБЕСЕДНИКА

В любой ситуации общения есть три основных ступени.

Ступень первая. Остановись и оцени обстановку, прислушайся к своему отношению к ней.

Ступень вторая. Посмотри на человека: что он пытается выразить своими жестами и мимикой?

Ступень третья. Слушай беспристрастно, что тебе хотят сказать.

Типичные ошибки при выслушивании собеседника:

1. Не воспринимаем смысл того, что говорят. Фразы проходят мимо нашего внима­ния. Они просто не имеют для нас значения, и собеседник это прекрасно чувствует.

2. Часто обдумываем свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит.

3. Хотим быть умнее собеседника и думаем, где и как можно улучшить его предло­жение, вместо того, чтобы понять его.

4. Часто вообще не слушаем, потому что говорящий нам неприятен, вызывает не­уверенность, просто не нравится.

Те, кто действительно умеют прислушиваться к другим, обладают мощным средст­вом влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам:

1. Направляйте свое внимание на собеседника.

2. Следите за невербальными знаками.

3. Откладывайте свои суждения.

4. Не позволяйте себе перебивать собеседника.

5. Проверяйте свое понимание.

6. Выявляйте логику высказываний.

7. Предоставляйте собеседнику свою поддержку. Как выслушать доклад или лекцию

Ответ на этот вопрос надо искать в области физиологии, психологии и рефлексоло­гии.

1. Найдите свой интерес в теме. Интерес облегчает восприятие, помогает усвоению — когда мы слушаем то, что нас интересует, мы пользуемся непроизвольным внимани­ем. Когда же слушаем то, что нас мало интересует, мы используем произвольное вни­мание.

2. Подготавливайтесь к слушанию. Эта предварительная подготовка может идти по четырем направлениям:

а) по линии серьезной и глубокой предварительной проработки той темы, которую будет излагать докладчик;

б) по линии внимательного ознакомления с тезисами доклада;

в) по линии более или менее быстрого ознакомления с программой или планом док­лада;

г) по линии предварительного собеседования по поводу доклада.

3. Слушайте с максимальным вниманием.

4. Сохраняйте равномерное внимание в течение всего времени слушания.

5. Слушайте одновременно докладчика и самого себя. Параллельно с мыслями док­ладчика по ассоциации возникают собственные мысли. Их появление говорит о том, что в вашем сознании начался процесс переработки слушаемого.

6. Слушайте и одновременно записывайте. Это помогает усвоению, освобождает па­мять от лишней нагрузки.

Полезно фиксировать следующие пять элементов выступления:

а) Основные мысли докладчика и наиболее выдающиеся факты, приводимые им.

б) Свои собственные мысли, идущие по ассоциации, параллельно с мыслями док­ладчика.

в) Вопросы докладчику. То, что вы все время начеку и боитесь забыть свой вопрос к докладчику, мешает воспринимать более серьезный материал.

г) Всякого рода справки и ссылки докладчика. Именно они усиленно помогают нам впоследствии широко и глубоко проработать тему.

д) Метод построения доклада и приемы изложения докладчиком. Уловить метод по­строения доклада — значит наполовину овладеть им, а ухватить приемы изложения — значит самому учиться докладывать.

7. Записывайте сокращенно, пользуясь условными знаками.

8. Не откладывайте разбор записанного ни на один день. Память не способна надол­го удерживать новый, еще не закрепленный материал, поэтому расшифровка набросков должна начаться немедленно после заслушивания доклада.

9. Не спорьте с докладчиком в процессе слушания. Слушатель только кратко наме­чает «неправильные ходы» докладчика, свои возражения, свои контрпредложения, но детализировать их он не должен — это надо делать после прослушивания доклада.

10. Рационально используйте перерыв во время доклада для подытоживания про­слушанного.

РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ

Телефон, дополняя традиционные способы общения между людьми, позволил существенно увеличить скорость обмена информацией. Время телефонных разго­воров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет.

Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает от работы, а есть еще звонки, которые просто раздражают. Поэтому полезно придерживаться следующих советов:

1. Проверьте по табло определителя, кто именно звонит и откуда, и только по­том снимайте трубку.

2. Основную массу звонков переключайте на своего секретаря. *-•.'• ''

3.'Попросите своих коллег отвечать по тег1ёф6Йу,^|'лЪка'вы заняты какой-то сроч­ной работой. ^;

4. Сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам нельзя звонить.

5. Используйте автоответчик.

6. Приучайте своих абонентов к тому, что у вас есть определенное время для телефонных разговоров.

7. Переадресуйте телефонные звонки по некоторым вопросам тем, кто конкрет­но занимается этой работой.

8. Назовите абоненту имя своего секретаря или помощника.

9. Будьте бескомпромиссны, когда на проводе повиснет один из любителей по­болтать.

10. Сразу же оговорите продолжительность разговора.

11. Четко дайте понять, что приближаетесь к концу разговора.

12. Если не помогает ни один из приведенных выше способов, не церемоньтесь. В конце концов, речь идет прежде всего о вашем же времени, а здесь не до цере­моний, если другой человек упорно отказывается понимать, что оно дорого стоит.

Телефонный разговор нужно готовить. Подготовка должна включать:

• поиск и подбор нужного материала,

• обдумывание разговора,

• составление плана разговора.

Ключевые моменты в умении вести телефонный разговор:

• умение внимательно слушать;

• привычка все записывать;

• умение корректно ставить вопросы.

Структура любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

• взаимных представлений;

• введения собеседника в курс дела;

• обсуждения ситуаций;

• заключения.

Взаимные представления. Телефонный вызов осуществляете вы. Разговор идет по местной телефонной сети учреждения. В этом случае назовите свою фа­милию и отдел, где вы работаете, а затем попросите позвать к телефону нужного вам человека, назвав его имя, отчество, фамилию и должность. Должность назы­вают в случаях оперативного вызова руководителей.

Введение собеседника в курс дела. При разговоре по телефону необходимо учитывать и технические особенности аппаратуры проводной связи.

Не говорите в микрофон телефонной трубки слишком громко.

Говорите в нормальном темпе, четко произнося слова. При быстрой речи слова сливаются.

Обсуждение ситуаций. Это главный и обычно самый длительный этап теле­фонного разговора. На этом этапе один из собеседников определяет свое отноше­ние к тому или иному вопросу либо сообщает интересные факты.

Лаконизм разговора при обсуждении ситуаций достигается за счет вопросов, требующих короткого и конкретного ответа. Эти вопросы должны быть продуманы вами до начала разговора и включены в его план. Во время разговора собеседники должны следить за тем, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному.

Заключение. Заключительные слова обычно зависят от качества обсуждения ситуаций и от того, как собеседник понял вас.

Телефонный разговор обычно заканчивается тогда, когда один или оба собе­седника получили ответы на все интересующие вопросы.

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА

По мере развития хозяйственных связей поток командировок возрастает. Ко­мандировки нередко связаны с большими затратами времени и средств.

Очень много различных конференций и симпозиумов, проводимых за границей или на каком-нибудь фешенебельном курорте, с таким же успехом могли состоять­ся и без вашего участия. А потому первое условие, которое надо соблюсти, гото­вясь отправиться в поездку, — тщательно продумать следующие моменты:

1. Командировка организуется не ради вашего личного удовольствия и, плани­руя ее, подумайте, так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, ко­торое будет затрачено на нее.

2. Второй момент. Если вам действительно необходимо вступить в контакт с тем или иным человеком, подумайте, можно ли это сделать другими средствами, а именно:

пригласить его приехать к вам;

послать вместо себя кого-нибудь из своих подчиненных;

попытаться переговорить по телефону;

г) отправить письмо или факс;

д) использовать такие достижения современной техники, как видеосвязь и элек­тронная почта.

Планирование любой поездки — вещь крайне полезная, дающая возможность предусмотреть все до мелочей:

1. Где будете жить.

2. Каким видом транспорта воспользуетесь. 3 Маршрут вашего путешествия.

4. Каким классом предпочитаете путешествовать.

5. Какой взять багаж.

Чем лучше вы подготовитесь к поездке, тем меньше усилий и нервов она будет вам стоить.

Подготовка командировки

Для того чтобы избежать потерь времени и многих неудобств в командировке, нужно правильно к ней подготовиться.

Проще это будет сделать с помощью формы в виде обычного листка писчей бумаги, который делится на 4 части, где отражены:

1. Вопросы (дела), которые нужно решить до отъезда.

2. Основные вопросы (дела), которые нужно решить (сделать) в командировке.

3. Перечень того, что нужно взять с собой.

4. Перечень личных атрибутов поездки. Собственно командировка

Чтобы успевать сделать больше за малое время, в командировке требуется личная организованность и самодисциплина:

• точно определите главные задачи поездки, составьте план их достижения и сосредоточьтесь на его выполнении;

• научитесь проявлять решительность;

• не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личные контакты;

• ведите записи, не полагайтесь на память;

• начинайте рабочий день как можно раньше и используйте время суток полно­стью.

Контакты с вашим местом работы должны быть двусторонними: звонить должны не только вам, но и вы сами. И не забывайте о главном:

а) оставить номер своего контактного телефона или факса;

б) сообщить время, когда вы будете на месте и когда с вами удобнее всего свя­заться;

в) незамедлительно информировать о любых изменениях в своем командиро­вочном графике;

г) коротко познакомить с тем объемом работы, который ждет ваших подчинен­ных после вашего возвращения из поездки, а также обратите внимание на ее важ­ность и срочность.

И не жалейте времени на подобные телефонные звонки, таким образом вы сэ­кономите его гораздо больше.

Итак, поездка завершена. Вы —дома. Разбираете бумаги, информацию из раз­дела «Итоги командировки» заносите в свой рабочий план на неделю или месяц. Пишете авансовый и технический отчеты о командировке. Теперь можно с чувст­вом исполненного долга отправляться на работу.