ТРЕБОВАНИЯ К СЛУЖЕБНЫМ ДОКУМЕНТАМ

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами.

Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию формы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ;

определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; ус­тановление постоянного расположения реквизитов на бумаге.

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

В государственном стандарте перечислены следующие возможные реквизиты:

1. Государственный герб.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Коды.

5. Наименование министерства или ведомства.

6. Наименование учреждения, организации или предприятия.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Адресат.

9. Резолюция.

10. Гриф учреждения.

11. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер теле­тайпа (абонентского телеграфа), номера телефона, факса, номер банковского сче­та.

12. Название вида документа.

13. Дата.

14. Индекс (номер документа).

15. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

16. Место составления или издания.

17. Отметка о контроле.

18. Заголовок к тексту.

19. Текст.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.