ЛЕКЦИЯ 11. Информационное обеспечение работы менеджера

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА

Под информационным обеспечением системы управления понимается со­вокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствую­щие управленческие решения. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позво­ляющими осуществлять автоматизированную обработку информации с ис­пользованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:

1. Организация домашинной и послемашинной фаз преобразования ин­
формации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи
результатов обработки потребителям.

2. Организация банков данных: создание и введение системы массивов
информации, организация процессов ее хранения и поиска.

3. Организация процессов решения функциональных задач на ЭВМ: ма­шинная постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использования программного обеспечения; разработка технологических процессов, инструкций и осуществление машинного реше­ния.

4. Исследование эффективности информационного обеспечения.
Значение документации и делопроизводства в управлении определяется тем, что в общем объеме управленческого труда работа с документами зани­мает огромное место. Происходит стремительное возрастание объема доку­ментальной информации. Доказано, что объем информации увеличивается примерно в квадрате по отношению к росту числа объектов управления. На­растание документальной информации характерно для всех отраслей на­родного хозяйства и управления. Собрать, отобрать, проанализировать это огромное, постоянно возрастающее количество документации традиционными методами и средствами становится все труднее. Специальные подразделе­ния, призванные заниматься подготовкой, обработкой и передачей документ­ной информации, не справляются с возложенным на них объемом работ, и по­этому значительную часть технических операций вынуждены выполнять ква­лифицированные специалисты. По имеющимся данным, работа с документа­ми занимает у них от 30 до 60% рабочего времени.

В решении задач по совершенствованию документирования и документационного обеспечения большое место отводится внедрению в практическую деятельность Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Требования к документам регламентируются государственными стандар­тами на организационно-распорядительную документацию. Существуют еди­ные требования и правила оформления документов управления, которые ус­тановлены государственными нормативными актами.

Неотъемлемыми качествами документов должны быть грамотность, крат­кость изложения и четкость формулировок.

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение до­кументов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и пере­дача их в архив.

Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям:

• документирование (создание) документов;

• организация работы с документами.

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.

Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются органи­зационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные.

По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, про­токолы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие опе­рации. Возникновение внутренней документации регулируется нормами, установленны­ми данным учреждением.

К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Они характеризуют деятельность данного учреж­дения через взаимоотношения с другими организациями.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и

сложные.

Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному во­просу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопро­сов. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их про­стыми.

Существуют крупные группы документов по видам деятельности.