ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ

Офисная техника. Важными составными частями современного кабинета (офиса) являются компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы, средства связи.

Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлеж­ностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может
быть следующий:

1. Профессиональная персональная ЭВМ (1 компл.).

2. Коммутатор директорский (1 компл.).

3. Часы настольные электронные (1 шт.).

4. Прибор канцелярский (т шт.).

5. Папки с быстродействующим прижимом (6 шт.).

6. Лотки для документации (2 шт.).

7. Блокнот-шестидневка (1 шт.).

8. Деловой блокнот (1 шт.).

9. Фломастеры, маркеры, механические карандаши (набор).

10.Линейка пластмассовая (1 шт.).

11.Клеевой карандаш (1шт.).

12.Лента липкая прозрачная и цветная (наборJ.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляют, как правило, исходя из критерия «качество—стоимость» в интересах наиболее эффективного вложе­ния средств и их окупаемости.

Неотъемлемой частью кабинетов (офисов) являются факсы. Прежде чем приобре­тать факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами.

Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких, как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержа­ние телефонного разговора.

Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют:

• оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения
тех, кто вам звонил;

• переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасе­ния, что вас потревожат ненужными звонками;

• в некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит,
решать прямо по ходу действия — снимать трубку или нет;

• вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального або­нента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Автоответчик позволяет вам даже обходиться без услуг секретаря, обычно отвечаю­щего на звонки вместо вас. Возьмите себе за правило всякий раз, уходя из комнаты, пе­реключать телефон на автоответчик. Вскоре это войдет в привычку, и вы станете де­лать это автоматически. У вас будет полная уверенность, что ни один важный звонок не останется без внимания.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для вы­полнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей кор­респонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.

к средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспо­собления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их датирования, регист­рации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.

К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картоте­ки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная поч­та.

Одним из современных технических средств, способствующих совершенствованию условий труда руководителя, являются и автоматизированные рабочие места(АРМ).

Автоматизированное рабочее место представляет собой программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и мето­дическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его ра­бочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего являются персональные ЭВМ, расположенные непосредственно на рабочем месте руководителя. Основой информационного обеспе­чения АРМ руководителя являются базы данных, содержащие нормативно-справочную и оперативную информацию, необходимые для выполнения работы на данном рабочем месте.

Требования руководителя к информационной системе, как правило, распространя­ются на следующие задачи:

• систематизированное хранение информации;

• быстрый поиск информации;

• регулярное обновление информации и ее корректировка;

• статистическая обработка данных для выявления тенденций и прогноза;

• доступ к данным других ЭВМ и др.