Организационно-распорядительная документация

Она подразделяется на пять основных групп:

1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.

1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.

1.3. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

1.4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встре­чающихся.

Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязан­ности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит основные разделы: общую часть, ос­новные задачи и функции, права и ответственность.

Приказы, касающиеся основной деятельности. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления, действующим на ос­нове единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Инструкции. Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регули­рующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их под­разделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решении на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов. Однако протокольная документация также может отражать деятельность и неколлегиальных органов (следственных, административных, органов охраны общест­венного порядка и др.).

Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные во­просы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделе­ний и подведомственных организации; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; кон­троль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппа­рата управления кадрами; организация процесса управления.