ТЕКСТ ДОКУМЕНТОВ

Текст является основным, главным реквизитом формуляра документа. Печата­ется он через полтора межстрочных интервала. Через один межстрочный интервал можно печатать документы на бумаге формата А5. Через два межстрочных интер­вала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.

Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа — точное и правильное освещение событий. Формули­ровки документа должны быть правильными в юридическом ртношении. Текст до­кумента должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных до­кументов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю.

Вместе с тем в современном русском языке принято выделять такие функцио­нальные стили:

1) публицистический;

2) научный (научно-технический);

3) официально-деловой.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Для него характерно наличие слов, применяющихся преимущественно в официальных до­кументах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.), терминов и профессионализмов; предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соот­ветствии с решением комиссии). Главное в языке официальных документов — это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, чет­кость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи.

Обычно тексты большинства служебных документов состоят из двух частей:

• вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

• основной, в которой излагаются предложения, просьбы, выводы, решения. В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия ви­да документа, даты и номера.

Широкое распространение в служебных документах получило применение со­кращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Типовые (трафаретные) тексты. По содержанию документы делятся на ин­дивидуальные и типовые (трафаретные). В настоящее время большая часть доку­ментов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Такие документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако диапазон производственных ситуаций, дающих повод для составления документов, сравнительно ограничен. Это требует унификации и типизации документов. Типовой текст, таким образом, есть отражение стандартной управленческой ситуации.

В настоящее время количество применяемых в учреждениях и на предприятиях трафаретных текстов невелико. Однако целесообразность их использования нали­цо.

Практический опыт показывает, что применение типовых текстов и трафарети-зированных бланков позволяет увеличить скорость составления документов в 3—5 раз, при этом затраты на унификацию текстов окупаются в 1,5—2 года [202, 204].

В тексте желательно избегать неправильных словоупотреблений («приветствие в адрес», «передовой форпост науки» и др.); словесных штампов («надо отме­тить», «необходимо указать», «учитывая вышеизложенное» и др.); канцеляризмов («за счет», «в частности», «по линии» и т.д.); тавтологии (повторения того же само­го другими словами — «хронометраж времени», «промышленная индустрия» и т.д.); устаревших слов (архаизмов — «впредь», «надлежит» и др.).

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничто­жения или передачи на архивное хранение.

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение докумен­тов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполне­ние, контроль исполне­ния, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

Блок-схема работы с входящими документами

Обработка посту­пающих документов. Прием и обработка посту­пающих документов осу­ществляются секретарем.

Поступающие доку­менты проходят следую­щие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение доку­ментов руководством;

• направление на ис­полнение;

• контроль исполнения;

• исполнение;

• подшивку документов в дела.

Обработка исходящих документов состоит из следующих этапов:

Составление проекта документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления

Подписание руководителем

Регистрация

Постановка индекса (номера)

Проверка правильности адреса

Отправка адресату

Подшивка второго экземпляра

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭВМ В РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

При решении задач документационного обеспечения управления реальной необхо­димостью стало использование электронной техники. Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям:

• документирование;

• организация работы с документами.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных до­кументов. Такие программы называются текстовыми редакторами: Лексикон, Word и др.

У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества. Одним из наиболее распространенных и доступных является Лексикон. Он предназначен для об­работки несложных документов на русском и английском языках.

С помощью текстового редактора можно:

• составлять документы и сохранять их в памяти ЭВМ;

• находить документ в памяти ЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст;

• автоматически форматировать абзацы текста или весь текст;

• переносить фрагменты текста из одного места в другое или из одного документа в другой;

• оформлять части документа шрифтами различного начертания и размера;

• находить и исправлять орфографические ошибки в тексте;

• одновременно редактировать несколько документов. Составление документа мож­но производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее вве­денных в память ЭВМ и хранящихся в отдельных файлах.

Все большую популярность приобретают постоянно обновляющиеся версии тексто­вого процессора Word for Windows (WinWord). Текстовый процессор Win Word выполня­ет все функции Лексикона и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файлов данных, форматирование доку­ментов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), использо­вание словаря символов и т.д.

В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подго­товки пользователей ЭВМ применяются различные прикладные программы по органи­зации работы с документами.

При большом документообороте можно успешно использовать системы управления базами данных (СУБД). Такая система позволяет относительно просто создавать само­стоятельно базы данных (БД) с различными структурами, вносить в них необходимые изменения и дополнения, хранить данные в одном и более файлах. Они могут быть свя­заны между собой или независимы друг от друга. Данные БД хранятся в табличной форме.

При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

• при внесении сведений о документе в БД формируется единая справочная система по документам предприятия;

• ежедневно можно производить выборку документов с заданием строки исполнения. Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в

эксплуатации, позволяет ввести сложнейшие базы данных с большим числом показате­лей и составлять небольшие офисные приложения к документам. Ввод данных, получе­ние выходных форм и распечатка осуществляются средствами, предоставляемыми сис­темой.

Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПЭВМ, выполняющих об­работку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ЭВМ, передаваемые в состав ЛВС: программы, базы данных, периферийные устройства (сканер, принтер и т.д.).

Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ.

С учетом специфики деятельности работников документационного обеспечения управления создается АРМ — это место пользователя, оборудованное средствами, не­обходимыми для автоматизации его функций: ЭВМ, принтер, факс-модем, сканер и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Она позволяет:

• отправить документы адресатам, входящим в автоматизированную информацион­ную систему;

• получать подтверждения доставки документов по назначению;

• выводить на экран дисплея полученные документы;

• изменять и редактировать экземпляры, хранить их в памяти ПК и пересылать дру­гому лицу;

• распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

• отправлять документы одному лицу или группе пользователей по списку;

• составлять и прикреплять к документам резолюции. Документ, полученный и со­ставленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при на­личии подписи должностного лица.