Параметры эффективной системы контроля

Эффективная система контроля должна соответствовать определенному набору критериев, среди которых можно выделить следующие основные:

1. Точность. Система контроля, генерирует неточную информацию, приводит к управленческим ошибкам и затратам усилий на решение проблем, которые вообще не существуют. Точность означает, что система контроля должна быть достоверной, такой, которая производит реальные данные.

2. Своевременность. Лучшая информация мало чего стоит, если она не поступила своевременно . То есть система контроля должна вовремя обеспечивать менеджера информацией, сокращать временной интервал между событием и его отражением в контролирующих информационных потоках.

3. Экономичность. Означает, что результаты осуществления контроля должны быть больше расходов, связанных с его использованием. С целью минимизации затрат менеджеру следует сравнивать (соизмерять) расходы на контроль с удобствами, что от него ожидается.

4. Гибкость. Система контроля должна быть «Способной» учитывать изменения и « уметь » приспосабливаться к ним.

5. Ясность. Система контроля, которую трудно понять (осознать) может быть причиной ошибок подчиненных и даже игнорированием ими самого контроля.

6. Обоснованность критериев. Стандарты в системе контроля должны быть обоснованными (взвешенными). Завышенные стандарты снижают мотивацию. Стандарты должны подтягивать исполнителей к высоким показателям деятельности, но не демотивировать работников.

7. Стратегическая направленность. Менеджмент не способен контролировать все, что происходит в организации. Даже если бы и мог, то расходы на контроль превышали выгоды от него. Итак, менеджеры должны выбирать для контроля факторы деятельности, являющиеся стратегическими. С этой точки зрения контроль должен концентрироваться:

-на отклонениях, случаются чаще всего;

-на отклонениях, которые наносят наибольший вред;

-на факторах, которые подвергаются воздействию менеджера (которые менеджер способен изменять, корректировать).

8. Особое внимание исключениям!

9. Численность критериев. Как менеджеры, так и подчиненные хотят быть лучшими по критериям, которые контролируются. Если контроль осуществляется с использованием одного единственного критерия, то усилия подчиненного будут направлены на попытку выглядеть лучше именно с этим стандартом. Использование нескольких критериев контроля обеспечивает двойной положительный результат:

- Несколькими критериями труднее манипулировать;

- Наличие нескольких критериев разрушает стремление выглядеть лучше одним из них.

10. Должна быть поддерживающей корректирующие действия. Система контроля должна не только сигнализировать об отклонении, но и подсказывать, какие именно корректирующие действия можно ввести для исправления ситуации. Это достигается, например, установлением стандарта типа «если ... - тогда ...»

В последнее время используют термин «контроллинг», который созвучен термину «контроль», однако их функции и формы разные.

Контроллинг- система управления процессом достижения конечной цели, система управления прибылью предприятия. Контроль направлен в прошлое и ориентирован на выявление ошибок, отклонений; контроллинг ориентирован в будущее, помогает управлять процессами анализа и регулирования плановых и фактических показателей в оперативном режиме, чтобы исключить ошибки и отклонения. Для этого используют соответствующую технику и технологию (диспетчеризация, селекторные заседания, компьютерная и видеотехника и т.п.).