Виды управленческого контроля

Контроль может быть направлен как на отдельный вид деятельности в организации, так и на всю их совокупность.

Итак, существуют различные признаки классификации систем контроля (табл. 6.1).

Распространенным способом классификации видов контроля является классификация по критерию времени осуществления контрольных операций, а именно:

1) до

2) в течение осуществления трансформационного процесса

3) после

Таблица 6.1

Классификация систем контроля

Продолжение табл.15.1

Предварительный контрольнаправлен на контроль «входов» в систему и осуществляется еще до начала трансформационного процесса. Его задача - отслеживать качество и / или количество «входных» ресурсов в организации (физических, человеческих, информационных, финансовых и т.д.), прежде чем они станут частью системы организации.

Целью предварительного контроля является предотвращение ситуаций, способных нанести ущерб организации, а не «лечить» такие ситуации.

Текущий контрольосуществляется непосредственно в ходе трансформационного процесса. Он основывается на измерении фактических результатов деятельности и оперативном реагировании руководителя на возникающие отклонения. Конечно, существует разрыв во времени между моментами возникновения отклонения от стандартов трансформационного процесса и корректирующими действиями менеджера. Однако, такой разрыв минимален.

Текущий контроль позволяет выяснить причины отклонений и поэтому широко используется в процессе управления.

Заключительный контрольпроводится уже после завершения трансформационного процесса. Его объектом является «выходы» из организации. Основной недостаток заключительного контроля - это констатация отклонений от стандартов на завершающем этапе, когда убытки уже имеются. Вместе с тем, для многих видов деятельности - это единственно возможный вид контроля. Таким образом, эффективность заключительного контроля ниже по сравнению с предыдущим и текущим.

Заключительный контроль выполняет две важные функции:

1. обеспечивает получение информации для совершенствования планирования в будущем;

2. позволяет построить эффективную систему мотивации.

Механизмом административного контроля является совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контроля является бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджетом является составленный в денежном выражении основной план распределения и использования финансовых ресурсов организации.

Бюджеты служат эталоном финансовой деятельности организации и используются для проверки соответствия фактических финансовых результатов деятельности организации запланированным показателям.

Административным аудитомявляется совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.

Административный аудит дает руководителю возможность правильно использовать финансовые, материальные, энергетические и человеческие ресурсы, предназначенные для создания и функционирования системы управления организации.

Статистическое наблюдениеможет быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляют для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

Преимущество статистического контроля состоит в том, что отклонения от нормы могут быть легко установлены с помощью простого сравнения показателей. Сложность при этом состоит в необходимости обработки больших объемов информации. Статистические данные могут сами по себе служить итоговым показателем контрольной деятельности, но чаще всего они служат информационной базой для принятия управленческих решений.

Отдельные аспекты функционирования системы управления организации невозможно подвергнуть количественному измерению. В этом случае единственным способом осуществления контроля является личное наблюдение руководителя.

Преимущество указанного способа состоит в том, что он позволяет получить информацию «из первых рук», а недостаток - в том, что на это уходит очень много времени. В отдельных случаях действенным инструментом административного контроля могут служить доклады сотрудников и нижестоящих руководителей.

Докладымогут быть информативными (содержат только фактическую информацию без комментариев) или аналитическими (содержат анализ собранной информации). Если в докладах содержится информация об отклонении от установленных стандартов, то такие доклады называются докладами об отклонении от нормы.