Сущность, этапы и принципы управленческого контроля

Контроль- одна из важнейших функций менеджмента, применение которой дает возможность руководителю следить за ходом выполнения принятых решений и вносить необходимые коррективы. Он нужен для того, чтобы быть уверенным в эффективной деятельности организации. Но сама функция контроля - это понятие неоднозначное, так как охватывает широкий круг видов деятельности.

Контроль - это процесс выявления и решения возникших проблем и устранения ошибок, когда они еще не привели к негативным последствиям. Контроль обеспечивает достижение главной цели организации и может использоваться для стимулирования ее успешной деятельности. Контроль должен быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен считать его неотъемлемой частью своих обязанностей. Контроль - важный элемент процесса управления, эффективный механизм оценки его влияния на успешное осуществление задач предприятия.

Основная причина необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна иметь способность вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации, станут необратимыми.

Контроль призван всячески поддерживать все то, что является успешным в деятельности организации. Руководство организации получает возможность определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению общих целей.

Таким образом, функция контроля в организации включает:

1. Мониторинг внешней среды организации - определяются факторы, которые существенно влияют на организацию или которые важны для определения стратегии.

2. Контроль эффективности деятельности организации жизненно необходим для выживания и успеха организации. Он осуществляется с помощью критериев эффективности деятельности, связывают результаты и затраченные ресурсы.

Контроль достижения целей проводится путем определения фактических значений параметров и их сравнение с запланированными. Определяются отклонения и их допустимость.

Субъектом контроля может быть группа людей или специализированная организация, наделенная соответствующими полномочиями.

По характеру отношений субъекта и объекта контроля (между теми, кто контролирует и кого контролируют) различают контроль внутренний и внешний.

При внутреннем контроле субъект и объект контроля функционируют в пределах одной системы (организации), при внешнем - субъект отделен, действует автономно, независимо от объекта.

В зависимости от задачи следует различать линейный, функциональный и операционный типы контроля. При линейном типе контролируется объект в целом (контроль со стороны директора предприятия), при функциональном - соответствующая часть (контроль со стороны технолога). Контроль одной технологической операции или одного экономического показателя соответствует операционному типу контроля.

В этой связи следует различать:

- Контроль процесса и деятельности, осуществляемой;

- Контроль результатов (целевой контроль) (рис. 6.1).

Процесс контроля имеет три этапа:

- Разработка стандартов и критериев;

- Сопоставление с ними реальных результатов;

- Принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Установление стандартов

И этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близки по сути функции контроля и планирования.

Стандарты- это конкретная цель, которая поддается измерению. Эта цель выходит из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации и ее цели.

Рис. 6.1. Схема осуществления контроля

Цель, которая может быть использована в качестве стандарта для контроля, имеет две очень важные особенности. Она характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по которому можно оценить степень выполнения работы.

Итак, стандарт - это формальное требование, которое относится к совершенствованию обязанностей непосредственно на рабочем месте. К стандартам относятся правила, принятые в организации, ограничения и установлены процедуры, трудовые обязательства и другие формальные схемы действий. Если стандарт сформулирован правильно, ограничение четко указывает рамки допустимого поведения, как и последствия выхода за их пределы. Если работник нарушил действующее ограничение, то дисциплинарное наказание (даже увольнение), которое наложено на виноватого, никого не удивит.

Поскольку именно точные стандарты четкие и недвусмысленные, то для руководителя будет нетрудно использовать их для оценки результатов деятельности работника и как основу для повышения оплаты труда, дисциплинарных наказаний и других решений, связанных с результатами его работы.

Показатель результативности точно определяет, что необходимо получить для достижения поставленной цели. Подобные показатели позволяют руководителю сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на такие важные вопросы: «что надо сделать для достижения намеченной цели» и «что осталось несделанным»

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Вторым этапом процесса контроля является сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым. На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит базой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, в значительной степени является наиболее заметной частью всей системы контроля. Она заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценки.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого полученные результаты от намеченных не должны вызывать тревоги.

Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Часто этот метод так и называют принципом исключения. Он заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов, которые позволяют выявить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - тяжелый и дорогой элемент контроля. Для того, чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который надлежит контролировать.

Выбор нужной единицы измерения - это самая легкая часть проведения контрольных измерений, обеспечивающих в конечном итоге весь контроль.

Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

Организации необходимо знать, кто из ее менеджеров хорошо работает, а кто плохо. Но точно и эффективно определить это трудно, особенно для руководителей низшего звена, на которых не возлагается ответственность за достижение заданных уровней доходности и затрат. Однако, если поставить конкретную цель, критерии и стандарты, то оценить результативность работы менеджера можно с минимальными отклонениями и более объективно.

После вынесения оценки процесс контроля переходит к третьему этапу. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

а) не предпринимать никаких мер;

б) ликвидировать отклонение;

в) пересмотреть стандарт.

Не предпринимать никаких мер. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией заставил бы ее функционировать в соответствии с планом.

Когда сопоставление фактических результатов со стандартами указывает на то, что цель достигается, лучше не принимать никаких мер. Если система контроля показала, что в каком-то элементе организации не все идет эффективно, необходимо продолжать измерение результатов, повторяя цикл контроля.

Ликвидировать отклонение. Система контроля, которая не позволяет ликвидировать серьезные отклонения, прежде чем они перерастут в большие проблемы, не является эффективной.

Корректировка должна концентрироваться на ликвидации настоящей причины отклонения. Содержание корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Пересмотр стандартов. Не все отклонения от стандартов, которые заметны, следует ликвидировать. Иногда сами стандарты могут быть нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Таким образом, контроль как функция менеджмента охватывает три задачи:

1.обдумывание физического состояния, которое достигнуто к моменту осуществления контроля;

2.сравнение запланированного с достигнутым, в которой степени достигнута поставленная цель, какие отклонения имеют место;

3.корректировки по установленным отклонениями. Время, продолжительность и регулярность контроля в значительной степени зависят от задач, которые выполняются, и поставленной цели.