Функции управления как база для проектирования организационных структур

Исходной базой для реализации управленческих воздействий вы­ступают рационально распределенные и взаимосвязанные во времени и пространстве функции управления, которые являются базой для проек­тирования организационной структуры. Основными такими функция­ми управления хозяйственной деятельностью предприятий являются организация, нормирование, планирование, координация, контроль и регулирование.

Под организацией понимается создание или совершенствование объекта как системы управления. Функция организации относится как к производству и управлению предприятием в целом, так и к отдельным производственным звеньям и исполнителям.

Следующей функцией управления является нормирование, т. е. про­цесс разработки научно обоснованных величин, устанавливающих ко­личественную и качественную меру различных элементов, используе­мых в процессе производства и управления. Функция нормирования на предприятии реализуется посредством разработки и использования различных нормативных документов.

В свою очередь, планирование представляет собой составление про­граммы конкретных действий по достижению намеченных целей и до­ведение ее до производственных подразделений и конкретных испол­нителей. Основой для планирования являются технико-экономические показатели работы предприятия в целом и его структурных звеньев, календарно-плановые движения как производства, так и ресурсов.

Наличие разнообразных структур на предприятии должно соответ­ствовать определенному порядку. Такое балансирование обеспечивает­ся с помощью координации, под которой понимается упорядоченное Формирование иерархической системы распределения задач и регули­рование полномочий и ответственности при их выполнении.

Среди указанных выше основных функций управления особое ме-^сто занимает контроль. Контроль — это выявление, обобщение, анализ

и оценка результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия, поиск отклонений от плановых показателей и доведение выявленных показателей до соответствующего уровня управления. Важнейшим элементом контроля является налаженная система бухгал­терского учета.

И, наконец, регулирование представляет собой принятие оператив­ных мер по устранению выявленных отклонений от планируемых ре­зультатов и хода хозяйственной деятельности.

Совокупность рассмотренных функций составляет управленческую основу любой организационной структуры. Сама же организационная структура должна быть построена так, чтобы добиться одновременного функционирования отдельных частей системы, обеспечивающего более высокую общую эффективность, чем суммарная эффективность частей, взятых в отдельности.

Разработка организационной структуры осуществляется с помощью организационного проектирования. К его основным этапам относятся:

—установление целей и задач деятельности предприятия;

—определение функций, осуществляемых предприятием для дос­тижения поставленных целей (общее руководство, финансы, финансо­вый контроль, управленческий и бухгалтерский учет, управление пер­соналом, маркетинг, закупки и сбыт, производство, планирование, эко­номический анализ);

—выявление структурных подразделений, отвечающих за реализа­цию конкретных функций;

— анализ, планирование и описание всех основных видов работ.
При этом все функции предприятия должны быть закреплены за

конкретными подразделениями или отдельными исполнителями, а конкретную функцию осуществляет только одно подразделение или один исполнитель. В противном случае возникает проблема дублирова­ния функций, что приводит к непроизводительным расходам и вызыва­ет потерю управляемости.

Кроме того, в самостоятельный объект организационного проекти­рования выделяется рассмотрение основных параметров оптимизации организационной структуры. К их числу относятся:

- диапазон управления, т. е. число работников, подчиненных руководителю подразделения или его внутренней организационной еди­нице;

- число уровней управления;

- детализация деятельности по работам, процессам, видам оборудо­вания, месторасположению, продукции или категориям потребителей;

- регламентация и распределение обязанностей и полномочий

Результаты работ по организационному проектированию воплоща­ются в Положении об организационной структуре предприятия. Этот документ содержит общее описание и определение стратегических це­пей и политики предприятия; основные направления деятельности, со­став продуктов и услуг; перечень обеспечивающих эти направления функций предприятия; описание функциональных и производствен­ных подразделений с указанием основных функций, выполняемых каж­дым подразделением. Для детализации Положения об организацион­ной структуре и в соответствии с ним разрабатываются соответствую­щие положения, регламентирующие деятельность, полномочия и обязанности каждого структурного звена и должностные инструкции, по меньшей мере, для всех ведущих специалистов.

Так, например, практическое осуществление бухгалтерского учета начинается с изучения планов производственной деятельности пред­приятия и его организационной структуры, ознакомления с характером и технологией выпускаемой продукции, выполняемых работ или ока­зываемых услуг. Кроме того, необходимо проведение обследования всех основных объектов учета, на основе чего определяется общая схема движения материальных ценностей, денежных потоков и система по­строения учета применительно к особенностям данного предприятия. Все это документально закрепляется в Положении о бухгалтерии, кото­рое оформляется на бланке предприятия за подписью главного бухгал­тера и утверждается ее руководителем. Таким образом, Положение о бухгалтерии представляет собой правовой акт, определяющий порядок права, обязанности и организацию работы службы.

Разработанные положения об организационных структурах и долж­ностные инструкции для ведущих специалистов должны соответство­вать друг другу, утверждаться по единому регламенту и контролировать­ся по единой процедуре.