Понятие и виды отчетности

Роль информации в современном деловом мире неук­лонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества используемой экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли. Для принятия обоснованных инвестиционных решений, выбора клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров необходима полная и достоверная информация. В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчетность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой систематизированную и обобщенную информацию.

Под отчетомпонимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Отчет представляет собой определенный объем информации, содержащий только требуемые пользователю сведения, которые сгруппированы максимально удобным образом.

Отчетность - это система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности организации или ее подразделений за истекший период. Составление отчетности — завершающий этап учетного процесса, поэтому она включает обобщающие итоговые показатели, полученные путем соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность представляет собой основной источник информации, используемый для анализа и принятия управленческих решений.

Применяемую на практике отчетность разделяют виды по следующим критериям:

· по объему представляемой в отчете информации;

· по цели составления;

· по периодичности представления.

По объему представляемой информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы организации или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности филиалов. Общая отчетностьхарактеризует результаты деятельности организации в целом.

В зависимости от целей составленияотечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетностьслужит средством информирования пользователей, заинтересованных в характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составление внутренней отчетностивызвано потребностью управления внутри организации.

В зависимости от периода,который охватывает состав­ляемая отчетность, различают периодическую и годовую. Отчетность, составленная через определенные промежутки времени (неделю, декаду, месяц, квартал, полгода) является периодической. Годовая отчетностьсоставляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами.

Управленческая отчетность —-внутренняя отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности.

Цель составления управленческой отчетности — удовлетворение информационных потребностей управления внутри организации путем предоставления стоимо­стных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность ее структурных подразделений, а также кон­кретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность, формы, набор показателей. Точность и объем приводимых в отчетности данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей организации. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи зависят от условий хозяйствования на конкретном предприятии.

Система управленческой отчетности — один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета. При формировании системы управленческой отчетности необходимо:

- определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

- составить схему формирования управленческих отчетов, определить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного полномочиями координатора, т. е, административно разрешить ему получение информации у ее владельцев;

- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Работа по внедрению конкретной формы управленческой отчетности проводится в несколько этапов.

Первый этап— определение объема и содержаниянеобходимой информации и решение вопроса получения ее из применяемых документов. Как правило, на первом этапе проводится анализ информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах. Важно определить источ­ники получения необходимой информации, которые могут находиться в функциональных подразделениях. Целесообразно проанализировать сам факт наличия необходимой информации.

Например, может возникнуть ситуация, что существующие формы первичных документов не имеют реквизитов, необходимых для получения соответствующего отчета. В этом случае следует провести работу по доработке этих форм либо внедрению системы дополнительного учета данных форм первичного документа. Чаще всего первичные документы содержат необходимый объем информации. Однако эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предоставлять эти отчеты в установленное время.

Второй этап—этап просмотра содержания учетных регистров предприятия, ориентированный на то, чтобы информация, которая соответствует управленческой отчетности, оперативно и постоянно необходимая предприятию, а также отчетность, необходимая для стратегического анализа деятельности, были отражены в учетных регистрах. Для получения такой информации непосредственно из учетных регистров целесообразно совершенствовать аналитический учет таким образом, чтобы необходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап — создание автоматической системы формирования управленческой отчетности.Это возможно при наличии соответствующего программного обеспечения.