Формат представления управленческой отчетности

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к формам внутренней отчетности.

По содержанию информациивнутренние отчеты подразделяются на:

· комплексные,

· тематические (по ключевым показателям),

· аналитиче­ские.

Комплексные итоговые отчетыпредставляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.), они содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчетыпредставляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования организации показателям: объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты предоставляются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности.

Например: всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т. п.

По уровням управленияотчеты делят на:

· оперативные,

· текущие

· сводные отчеты.

Оперативные отчеты,представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты,содержащие информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчетыформируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

По объему информациивнутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка — это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчетысоставляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчетысоставляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представлениявнутренние отчеты составляются в таб­личной, графической или текстовой форме.

Табличная формапредставления внутренней отчетности наиболее приемлема для составителей и для пользователей. Большая часть информации внутренней отчетной выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания. Для пояснений к отчету может быть подготовлена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая формаболее наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая формаподачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту (периодичность) представления, а также правила распространения. Стандартизация повысит эффективность подготовки и предоставления отчетов, позволит сэкономить время, которое требуется менеджерам на ознакомление и осмысление предоставленной информации. Стандартизация не означает, что все руководители будут получать одинаковые отчеты. Руководители будут знать о том, комплект из каких отчетов, в какой форме и с какой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) они будут получать.

Комплект отчетов должен включать в себя необходимые комментарии и поясняющую информацию. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных.

Таким образом, определяющим фактором формирования системы управленческой отчетности в организации является ее экономическая эффективность, те выгоды, которые она получит от наличия этой отчетности за счет повышения качества принимаемых управленческих решений. Внедрение и использование системы управленческой отчетности считается оправданными тогда, когда полученный в результате положительный эффект превосходит требуемые для создания такой системы затраты.

Внутренняя отчетность— это еще не результат управленческого анализа, являющегося важнейшим элементом управленческого учета, а первичный материал для проведения такого анализа. На ее основе можно дать общую оценку результатов деятельности центров ответственности, судить о степени достижения ими поставленных целей и правильности принятых оперативных корректирующих решений.

Содержание внутренней управленческой отчетности

Содержание отчета должно соответствовать информационным потребностям его предполагаемого пользователя. Каждый руководитель предъявляет свои требования к отчетной информации.

Чаще на предприятиях применяется трехуровневая система формирования управленческой отчетности. Основными уровнями являются:

· журналы (книги) для записи всех операций организации в соответствии со сферой деятельности или по подразделениям;

· сводки – краткие сведения о деятельности подразделения на конкретную дату;

· итоговые отчеты – отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период.

Структура управленческой отчетности включает в себя отчеты в соответствии со следующей классификацией:

а) Комплексные отчеты — обычно представляются ежемесячно.

В комплексных отчетах могут отражаться следующие показатели: рентабельность организации в целом и ее структурных подразделений; структура доходов и расходов по центрам ответственности, структурным подразделениям, отдельным проектам и т.д.; показатели дебиторской задолженности и оценка резерва под сомнительную дебиторскую задолженность; сумма запасов и оценка резерва под обесценение запасов; движение денежных средств и прогноз предстоящего использования и поступления денежных средств.

б) Отчеты по ключевым показателям — представляются на конкретную дату в любой момент времени. В них отражаются наиболее важные для успешного функционирования организации факторы: количество полученных заказов; недопоставки по заказам; объем выпущенной продукции; объем проданной продукции; процент неисправностей или брака; запланированные результаты деятельности; эффективность использования ресурсов.

в) Аналитические отчеты — готовятся по запросу руководства.

Аналитические отчеты призваны более глубоко отражать отдельные аспекты деятельности. В качестве примерных вопросов, раскрывающихся в аналитических отчетах, могут быть приведены следующие: причины возрастания уровня запасов, приводящего к замораживанию денежных средств, потраченных на приобретение этих активов, обесценению запасов и потерям, и, следовательно, к большей подверженности бизнес-рискам; причины чрезмерного увеличения сверхурочных часов работы, приводящего к увеличению расходов на заработную плату персонала; изменение удельного веса организации в соответствующем рыночном сегменте.

Аналитические отчеты также отражают ситуацию на рынке, взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации, раскрывают существующие угрозы и благоприятные возможности развития организации. Такие отчеты подготавливаются по мере возникновения потребности в них.

Направленность, формат и содержание аналитических отчетов практически не имеют ограничений. Отчеты должны характеризоваться четкой постановкой раскрываемых вопросов и задач; содержать описание метода анализа, определения новых терминов, количественные и качественные данные, необходимые для понимания отчета, раскрывать все примененные допущения и их оценку; предоставлять пользователю свод результатов и выводы, а также описание факторов риска.

В качестве примеров отчетов, которые формируют в системе управленческого учета в организации можно привести следующие:

Отчеты об операционной деятельности:о производстве продукции (работ, услуг); о продаже продукции (работ, услуг); о закупках; о дебиторской и кредиторской задолженности; о запасах готовой продукции; о незавершенном производстве; о запасах сырья и комплектующих; о бартерных сделках; о движении денежных средств и др.

Отчеты об инвестиционной деятельности:о движении (приобретении и выбытии) основных средств, о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов , о долгосрочных финансовых вложениях, о планируемых капитальных вложениях в разрезе инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности: о краткосрочных финансовых вложениях; о привлечении и обслуживании заемного капитала; привлечении акционерного капитала и выплате дивидендов и др.

Возможные формы внутренних отчетов представлены в приложении.

СПИСОК ДАТЬ В АЛФАФИТНОМ ПОРЯДКЕ

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1 Вахрушина, М. А. Бухгалтерский управленческий учет: учеб. для вузов /М. А. Вахрушина. ¾ Изд. 4-е, стер. ¾ М.: Омега-Л, 2005. ¾ 576 с.

2 Карпова, Т. П. Управленческий учет: учебник для вузов /Т. П. Карпова. ¾ М.: ЮНИТИ, 2000. ¾ 350 с.

3 Керимов, В. Э. Бухгалтерский управленческий учет: учебник для вузов /В. Э. Керимов. ¾ М.: Дашков и К⁰, 2007. ¾ 460 с.

4 Кондраков, Н. П.Бухгалтерский управленческий учет: учеб. пособие для вузов /Н. П. Кондраков, М. А. Иванова. ¾ М.: ИНФРА-М, 2005. ¾ 368 с.

5 Друри, К. Введение в управленческий и производственный учет: пер. с англ. /К. Друри. ¾ М.: Аудит, 1994. ¾ 560 с.

6 Друри, К. Учет затрат методом стандарт-костс: пер. с англ. /К. Друри. ¾ М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. ¾ 224 с.

7 Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов : утв. постановлением М–ва финансов Респ. Беларусь от от 30 сен. 2011 г., № 102 // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2012.

8 Инструкцияо порядке составления бухгалтерской отчетности : утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь от 31 окт. 2011 г., № 111 // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2012.

9 Скоун, Т. Управленческий учет: пер. с англ. /Т. Скоун; под ред. Н. Д. Эриашвили. ¾ М.: Аудит; ФОНИТИ, 1997. ¾ 179 с.

10 Соколов, А. Ю. Управленческий учет накладных расходов /А. Ю. Соколов. ¾ М.: Финансы и статистика, 2004. ¾ 448 с.

11 Шаўлюкоў, А. П.Бухгалтарскі ўлік на вытворчых прадпрыемствах : вуч. дапам. для ВНУ па спец. “Бух улік, аналіз і аудыт” / А. П. Шаўлюкоў. – Гомель : ГКІ, 1998. –624 с.

12 Кукушкина, И. Г. Управленческий учет: учеб. пособие для вузов /И. Г. Кукукина. ¾ М.:¾ Финансы и статистика, 2004. ¾ 400 с.

13 Дюбанава, Л. В. Калькуляция себестоимости продукции: учеб. –практ. пособие /Л. В. Дюбанова, А. М. Шутова. — Гомель: ЦНТУ «Развитие», 2007. — 150 с.

14 Котляров, С. А. Управление затратами: учеб. пособие для вузов /С. А. Котляров. — СПб.: Питер, 2001. — 160 с.

15 Управленческий учет: учеб. пособие /под ред. А. Д. Шеремета. ¾ М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2000. ¾ 511 с.

16 Каверина, О. Д. Управленческий учет: системы, методы, процедуры /О. Д. Каверина. ¾ М.: Финансы и кредит, 2003. ¾ 352 с.

17 Международныестандарты учета и аудита : Сборник с комментариями. – Вып. 1, 2, 3. – М. : Аудит-трейдинг, 1992. – 176 с.

18 Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов: утв. постановлением М–ва финансов Респ. Беларусь от 29 июня 2011 г. № 50// КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2012.

19 Управленческий учет /Р. Вандэр Вил [и др.]; под ред. В. Палия и Р. Вандэр Вила. ¾ М.: ИНФРА-М, 1997. ¾ 480 с.

20 О государственной программе перехода на международные стандарты бухгалтерского учета в Республике Беларусь : постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 4 мая 1998 г. № 694 // Гл. бухгалтер. – 1998. – № 19. – С. 29–31.