Организация учета по центрам затрат

Учет ответственности — это система сбора (оценки) планов, фактов, отклонений по каждому центру ответственности. Организация учета по центрам ответственности позволяет децентрализовать управление затратами, осуществлять контроль за их формированием на всех уровнях менеджмента, устанавливать виновных за возникновение непроизводительных затрат и, в конечном итоге, существенно повышать экономическую эффективность хозяйствования.

Целью учета по центрам ответственности является повышение эффективности управления подразделениями предприятия на основе обобщения данных о затратах и деятельности по каждому центру, выявления отклонений от заданного норматива и отнесения их на счет конкретного лица. Центром затрат может быть как отдельное рабочее место, отдельная производственная операция, отдельный станок, так и организационная структура предприятия (бригада, участок, цех). Выбор центра затрат зависит от существующей организационной структуры управления и других особенностей организации, что рассматривалось раньше. Как правило, центрами затрат являются те места возникновения затрат, где есть возможность как определить плановое задание по расходу ресурсов, так и зафиксировать его выполнение в учетных регистрах, а также определить отклонение планового расхода от нормативного.

Например, место возникновения затрат в консервном производстве связано с переработкой сырья в готовую продукцию: обработка сырья, подготовка тары, варка (бланшировка), расфасовка продукции, укупорка, стерилизация продукции. Следовательно, за основу организации учета затрат по местам их возникновения в консервном производстве можно взять указанные этапы производства консервной продукции.

Учет затрат по центрам ответственности не стоит путать с системой калькулирования себестоимости. В первом случае сбор и распределение затрат осуществляются для расчета показателей, за которые отвечает конкретный руководитель. Во втором случае затраты собираются в целях определения себестоимости выпускаемой продукции. Выделяют основные этапы организации учета по центрам ответственности:

1. Выделение центров ответственности предприятия с определением их структуры, функций, задач.

2. Определение степени подконтрольных затрат, выручки и прибыли управляющим центра ответственности, а также перечня подконтрольных центру ответственности показателей.

3. Формирование системы взаимосвязей и документооборота центров ответственности.

4. Разработка смет затрат по центрам ответственности и контроль за их исполнением.

5. Определение методов распределения общих затрат по центрам ответственности.

6. Создание методики управленческого учета затрат по центрам ответственности с выходом на внутреннюю отчетность центров.

Определение центров затрат начинают с низшего уровня управления затратами, т. е. отдельных исполнителей, за которыми закрепляют ответственность за те затраты, величина которых зависит от них. Затем определяются центры затрат второго и последующих уровней. Иногда центры затрат последующих уровней несут ответственность за затраты предшествующих уровней. При установлении контролируемых и неконтролируемых расходов за исполнителями либо руководителями центров ответственности следует учитывать два фактора — уровень управления и временной фактор.

Влияние уровня управления сводится к тому, что одни и те же расходы на одном уровне являются контролируемые, на другом — неконтролируемые. Например, заработная плата бригадира является неконтролируемой статьёй расходов на уровне бригады, и контролируемой на уровне руководителя предприятия.

Суть временного фактора сводится к тому, что в разное время одни и те же затраты могут быть как контролируемые, так и неконтролируемы. Например, арендная плата за объект основных средств в течение срока действия договора аренды будет неконтролируемой. Вместе с тем в будущем можно либо изменить размер арендной платы, либо приобрести данный объект основных средств в собственность.

Основой функционирования центров затрат являются сопоставления фактических затрат с расходами по смете (бюджету). Смета является, в сущности, финансовым планом для каждого центра ответственности. Смета для центра затрат должна содержать информацию об ожидаемых затратах, основанную на планах управления и концепции контролируемых затрат.

Планы управления в отличие от смет могут включают в себя информацию посредственно не выражаемую в денежных единицах. Например, такие планы могут заключаться в повышении качества продукции, завоевании определенной доли рынка и т.д. Концепция контролируемых затрат заключается в том, что за определённым центром закрепляется ответственность за определённые статьи затрат и менеджер данного центра должен иметь реальную возможность влиять на величину этих затрат. Правда, как показывает практика, по большей части это невозможно, в результате чего используется понятие «относительный контроль». Относительный контроль сводится к тому, что менеджер контролирует большую часть факторов, воздействующих на данную статью сметы.

Следует применять гибкие сметы, позволяющие пересчитывать ожидаемые затраты на фактический объем производства. Для осуществления пересчета затраты делят на переменные, полупеременные и постоянные. При пересчете затрат переменные расходы умножают на коэффициент фактического изменения объема производства; полупеременные расходы умножают на коэффициент фактического изменения объема производства и коэффициент зависимости данного вида расходов от объема производства; постоянные расходы корректировке не подлежат. Таким образом, исключается неконтролируемое изменение затрат, поскольку объем производства не контролируется центрами затрат.

Контроль за исполнением смет затрат основывается на учете фактических расходов по каждому центру. С этой целью на каждый центр затрат открывают отдельный аналитический счет по учету затрат на производство, а самому центру затрат присваивается определённый номер (шифр затрат).

На основании первичных документов, в которых проставляются шифры затрат, учитывают прямые расходы каждого центра затрат. Косвенные расходы принято распределять между центрами затрат. Такому распределению могут подлежать либо накладные расходы, непосредственно относящиеся к данному центру затрат, либо общая сумма накладных расходов.

Сопоставление фактических затрат с затратами по смете осуществляют в отчете об исполнении сметы, примерная форма которого приведена в таблице 9.2.

Таблица 9.2— Отчет об исполнении сметы центра затрат

Отчет об исполнении сметы может иметь любую форму, однако при его разработки должны быть учтены следующие главные моменты. Во-первых, в отчет следует включать наименование только контролируемых затрат. Во-вторых, в отчете обязательно должна быть информация об отклонениях, что позволит реализовать принцип управления по отклонениям. Помимо определения отклонения, важно выявить причину этого отклонения. При оценке отклонений по отдельным затратам особое внимание следует обратить на непроизводительные затраты цехов и организации в целом, состоящие из потерь по простоям, недостач, потерь от брака т.д., которые в смете не отражаются. Сметы и отчеты об исполнении смет — первый уровень управленческой отчетности, разрабатываемой в рамках информационно системы управленческого учета.