Оценка стоимости проекта и его смета

Оценка стоимости представляет собой процесс определения всех затрат, необходимых для успешной и полной реализации проекта.

Это итеративный процесс получения примерных данных о стоимости работ и ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. Допустимая погрешность оценок зависит от назначения получаемых данных и от фазы проекта.

То есть любая оценка стоимости в проекте приблизительная. Однако по ходу проекта оценки должны уточняться и становиться более реальными.

Сообщение руководителя IT-департамента о стоимости внедрения системы SAP ERP в компании на этапе анализа целесообразности подобного проекта вполне может выглядеть как «3-4 млн. рублей».

В дальнейшем эта оценка должна стать значительно более точной.

Основные типы оценок стоимости проекта:

1) грубый порядок величины – стоимостные ожидания проекта, находящегося на фазе замысла или идеи;

2) порядок величины – предположения стоимости проекта, рассчитанные в бизнес-плане или аналогичном документе;

3) бюджетная оценка – оценка стоимости проекта, полученная на основе данных, предоставленных поставщиками и исполнителями работ;

4) точная оценка – оценка стоимости, включаемая в бюджет при определении окончательной плановой стоимости проекта перед переходом к фазе реализации.

В качестве исходных данных для оценки стоимости менеджеру проекта необходима информация о содержании проекта.

На первоначальных этапах это будет Устав или иерархическая структура работ (ИСР) проекта, а на последующих потребуется его подробный календарный план. Все зависит от номера итерации по оценке стоимости.

Чтобы получить оценку грубого порядка величины стоимости проекта, иногда достаточно лишь идеи и замысла проекта.

Для более точных оценок требуется соответственно более детальная информация.

В оценке стоимости работ должны быть учтены все составляющие (т.е. статьи затрат на выполнение работы):

1) материалы и комплектующие;

2) закупаемое оборудование, транспорт;

3) арендные платежи (площади, оборудование, транспорт);

4) затраты на аренду / лизинг (покупка, взятие в аренду / лизинг);

5) производственные мощности;

6) стоимость труда персонала;

7) затраты на расходные материалы;

8) затраты на обучение и стажировки;

9) затраты на проведение мероприятий (конференции, семинары);

10) командировочные расходы;

11) затраты на логистику;

12) представительские расходы.

Подобную содержательную работу менеджер проекта может выполнить лишь с привлечением квалифицированного сметчика или при наличии активного содействия со стороны функциональных специалистов, которые будут выполнять соответствующие работы.

Методы, которые будут использованы при стоимостной оценке, зависят от конкретного проекта, квалификации экспертов и других факторов.

Например, для получения качественного результата оценки стоимости методом «снизу вверх» необходимо иметь достаточно детально проработанную иерархическую структуру работ. Качественно проработанная ИСР не будет лишней при использовании и других методов оценки. В случае отсутствия подробной иерархической структуры работ, возможно, придется для начала использовать метод «сверху вниз».

Выделяют следующие методы оценки стоимости:

1) Параметрическая оценка – метод, при котором для стоимостной оценки используется статистическая зависимость между стоимостью операции и другими переменными (параметрами), полученная на основе анализа исторических данных (например, величина площади конструкции в строительстве, число строк в коде программы, количество часов рабочего времени).

Опытным путем рассчитывается стоимость одной единицы объема работ (например, стоимость строительства 1 кв.м жилья, 1 часа работы эксперта и т.д.). При расчете стоимости используются различные формулы, а для расчета стоимости полного объема работ исходят из стоимости отдельной единицы объема работ;

2) Оценка по аналогам – метод оценки стоимости по аналогии со сходными работами, выполнявшимися в этом или других проектах. Метод оценки по аналогам может относиться ко всему пакету работ целиком или использоваться в комплексе с параметрической оценкой, когда имеется информация о выполнении аналогичных работ, но другого объема или в других условиях.

Достоинством метода является возможность получить более точную оценку (т.к. имеется информация не только о плановой стоимости анализируемых работ, но и о их фактической стоимости).

Разница в плановой оценке и в фактической стоимости может дать менеджеру проекта дополнительную информацию для размышления;

3) Оценка «снизу вверх» – технология оценки больших объемов работ суммированием оценок, полученных для более мелких составляющих данной работы.

Чем более подробно и точно разработана ИСР проекта, тем точнее и корректнее могут быть получены стоимостные оценки по проекту. Метод «снизу вверх» считается одним из самых точных.

Например,

Перед передачей нового сервера заказчику его необходимо протестировать. Стоимость тестирования сервера может быть определена способом «снизу вверх». Это будет сумма стоимостей:

- штатного тестирования;

- стресс-тестов;

- нагрузочного тестирования в термокамере;

4) Метод оценки «сверху вниз» (считается значительно менее точным по сравнению с методом «снизу вверх») – применяется в условиях отсутствия детальной ИСР, нехватки информации о ресурсах и материалах, необходимых для реализации работ.

Технология оценки предполагает обратные шаги по отношению к методу «снизу вверх». Сначала дается укрупненная оценка всего пакета работ, а затем она детализируется и декомпозируется на отдельные элементы (по работам, исполнителям и т.д.).

Метод применяется на ранних этапах проекта, когда выполняется оценка его жизнеспособности и непонятно, следует ли расходовать ресурсы на более детальное планирование и оценку;

5) Анализ предложений исполнителей – очень простой метод при условии наличия исполнителей и подрядных организаций, желающих выполнить данный объем работ.

Техническое задание, тендерная или иная документация рассылается по исполнителям-претендентам с просьбой предоставить свои оценки стоимости (а зачастую – и продолжительности) выполнения данных работ.

При использовании метода анализа предложений исполнителей следует придерживаться простых правил:

1) не принимайте первое предложение;

2) не принимайте самое дешевое предложение;

3) не принимайте слишком дорогое предложение;

4) не используйте стоимость предложения в качестве единственного критерия при принятии решения.

Например, начиная ремонт квартиры, менеджер попробовал получить оценку стоимости данного проекта, анализируя предложения исполнителей и метод «сверху вниз». Метод «сверху вниз» считается не очень точным. Не разрабатывая ИСР, не определяя состав и структуру работ, менеджер подготовил техническое задание на ремонт

двухкомнатной квартиры площадью 55 кв.м, разослал его в шесть компаний, предлагающих на рынке услуги ремонта квартир, и запросил смету проекта (были выбраны компании одного рыночного сегмента, предлагающие ремонты «среднего» уровня; компании, предлагающие ремонт класса «люкс», в процессе участия не принимали).

Самая низкая и самая высокая оценки стоимости ремонта, полученные от всех поставщиков, различались в 8 раз. В смете с самой низкой ценой предполагалось израсходовать в ходе ремонта 24 мешка смеси для выравнивания стен (по 25 кг каждый), с самой дорогой – 420 мешков.

То же самое происходит на любом проекте (плюс имиджевые и маркетинговые составляющие). Смета от компании-подрядчика – лидера рынка будет гораздо более дорогостоящей, чем от другого участника рынка. То же самое случится, если смета разрабатывается для компании-заказчика, являющейся лидером рынка. Это не должно смущать менеджера проекта. Необходимо отбросить крайние значения (самое высокое и самое низкое) и продолжить анализировать оставшиеся предложения.

В случае проведения тендера по выбору поставщиков все составляющие предложения анализируются в комплексе (в т.ч. предложенные сроки, критерии качества и иные показатели, а не только цена), и данная проблема теряет остроту.

Сравнительная характеристика методов оценки стоимости проекта приведена в таблице 1.

Таблица 1 – Сравнение методов оценки стоимости проекта

Результат оценки стоимости – оценки затрат на выполнение каждой работы отдельно и в целом по проекту. Сделать это можно в табличной форме (см. таблицу 2).

Таблица 2 – Пример оценки стоимости работ проекта («Организация конкурса «Лучший налогоплательщик Санкт-Петербурга»)

В целях получения стоимостных оценок высокого качества менеджер проекта должен привлекать для участия в такой работе экспертов-предметников, функциональных специалистов, имеющих достаточный опыт.

Для повышения качества процесса оценки стоимости менеджеру проекта рекомендуется придерживаться следующих принципов:

1) Принцип оптимального ответственного – «Лучше всех оценит стоимость задачи тот, кто ее лучше всех понимает».

Часто таким человеком является непосредственный исполнитель задачи (его оценки наиболее точны, они обоснованы его опытом и экспертными знаниями). Кроме того, привлекая исполнителей к процессу планирования, менеджер проекта тем самым повышает их мотивацию и ответственность за результат при выполнении задания;

2) Принцип независимости – оценку стоимости операций и работ необходимо вести независимо от оценок связанных с ними работ.

Каждая работа рассматривается как независимая от других работ. Взаимосвязь между работами, связанные риски и сопутствующие этому отклонения будут учтены при агрегировании полученной информации на более высоком уровне планирования;

3) Принцип адекватности условий – при оценке и расчетах работ эксперт должен руководствоваться предположением, что у него адекватные условия реализации, достаточное количество ресурсов, ему доступны эффективные методы выполнения работ.

Конечно расчеты, полученные таким способом, излишне оптимистичные. Для получения более точных оценок эксперт в своих предположениях должен адекватно учитывать ограничения проекта. Скорее всего, это приведет к увеличению оценок, но оно будет обоснованное и адекватное;

4) Принцип признания наличия рисков – в оценках, вводимых в плановые документы, должны быть учтены непредвиденные обстоятельства и риски, которые могут повлиять на стоимость и сроки работ.

Абсолютно нормально вводить в оценку стоимости рисковые резервы. Однако их величина должна быть результатом адекватного, осмысленного анализа и расчета. Введение в стоимость работы резерва «на всякий случай» чаще всего является неэффективным.

Он превращается в элементарную «перестраховку», планирование «на всякий пожарный», не обоснованное ни объективными обстоятельствами, ни реальной ситуацией в проекте;

5) Принцип права на ошибку – «Любая оценка есть предположение. Любое предположение содержит погрешность. Задача эксперта – сделать эту погрешность минимальной».

Введение наказаний за ошибку, санкций за любое отклонение реальных данных от прогнозных приведет к «перезакладам» и «перестраховкам». Исполнители и эксперты будут предусматривать необоснованные резервы, чтобы избежать наказания. Все оценки будут содержать исключительно пессимистические значения. При этом надежды на то, что при таких условиях фактические и плановые затраты будут совпадать или появится экономия, практически никакая. Закон Мерфи гласит: «Любой бюджет будет израсходован полностью». Доверие эксперту значительно повысит точность оценок.

Теперь представим процесс разработки смет проекта.

Разработка смет представляет собой процесс структуризации и систематизации оценок стоимости работ проекта.

Этот процесс производится в соответствии со статьями затрат, принятыми в системе учета родительской организации проекта.

Смета– это документ, содержащий структурированный по статьям список затрат проекта, полученных на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен.

Если в проекте (родительской организации) проектные сметы принято структурировать по работам, то процесс разработки смет значительно упрощается. Оценки, структурированные по работам, переносятся в смету и сводятся в единый документ.

Если же требованием компании является структуризация расходов в смете по статьям затрат, процесс несколько усложняется.

Выделяют следующие виды затрат:

1) Прямые затраты (расходы) – расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта; производственные расходы, включаемые в себестоимость продукции, в прямые издержки производства.

Прямые расходы напрямую связаны с пакетом работ и включают:

- затраты на оплату труда;

- затраты на материалы и оборудование;

- иные расходы, связанные с выполнением работ.

Именно на прямые расходы могут непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограниченно;

2) Накладные расходы (косвенные затраты) – расходы, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов.

Накладные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату.

Они относятся ко всему проекту в целом, в т.ч. затраты на:

- содержание и эксплуатацию основных средств;

- управление, организацию, обслуживание производства;

- командировки;

- обучение работников.

3) Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) – затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом.

Они относятся к расходам компании, но при этом имеют отношение и к проекту (например, расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана и т.п.)).

В некоторых компаниях определен размер общих и административных накладных расходов (например, в процентах). Эта сумма рассчитывается менеджером проекта и прибавляется к рассчитанной величине прямых расходов. Подобная практика имеет право на жизнь, хотя ее применение иногда может вызвать значительное увеличение стоимости проекта.

Рассмотрим классификацию смет проекта:

1) по содержанию;

2) по назначению.

По содержанию сметы подразделяют на:

- локальные;

- объектные;

- сметы на отдельные виды затрат;

- сводные (сводный сметный расчет).

Локальная смета – первичный документ, содержащий расчеты и оценки стоимости конструктивных элементов и видов работ по проекту в текущих или прогнозных ценах.

В локальную ресурсную ведомость включают:

- затраты труда сотрудников (человеко-часы);

- время использования техники (машино-часы);

- расход материалов, изделий, конструкций и т.д. (в принятых физических единицах измерения).

В локальный ресурсный сметный расчет могут быть включены:

- расходы на оплату труда;

- расходы на эксплуатацию техники;

- стоимость материалов;

- накладные расходы;

- сметная прибыль;

- сметная стоимость.

Примерная структура локальной сметы приведена в таблице 3.

Таблица 3 – Структура локальной сметы

Пример локальной сметы приведен на рисунке 1.

Объектная смета – это документ, содержащий расчеты и оценки стоимости по объекту (объектам) в целом в базисных или текущих ценах:

- Цена базисная – это цена товара стандартного качества, на основе которой устанавливается цена товара более высокого и низкого качества, (например в случае, когда свойства фактически поставленного товара отличаются от оговоренных в контракте);

- Цена текущая – это цена или тариф, действующие в данный период времени (могут быть оптовые, закупочные, розничные; цены и расценки в строительстве; тарифы и цены на услуги, оказанные предприятиям, организациям, населению).

По итогам разработки объектной сметы проекта команда управления проектом и заказчик могут получить показатели единичной стоимости объекта:

- стоимость 1 кв. м площади (например, жилой или офисной);

- стоимость 1 куб. м объема (например, возводимой конструкции);

- стоимость 1 м длины (например, инженерных коммуникаций);

Рисунок 1 – Пример локальной сметы (фрагмент)

- нормативная трудоемкость;

- сметная заработная плата.

Пример объектной сметы представлен на рисунке 2.

Сметы на отдельные виды затрат – документы, содержащие расчеты и оценки стоимости по затратам, не учтенные сметными нормативами.

К отдельным видам затрат можно отнести:

- премирование за досрочное завершение проекта;

- оплату консультационных, аудиторских услуг;

- выплаты льгот и компенсаций;

- оплату непредвиденных командировок, деловых поездок;

- оплату транспорта для сотрудников (доставку к месту работы);

Рисунок 2 – Пример объектной сметы (фрагмент)

- расходы на рекламу;

- страховые взносы на добровольное страхование;

- оплату услуг операторов мобильной связи, интернет-провайдеров
и др.

Сводный сметный расчет (ССР) – основной документ, определяющий стоимость проекта, обобщающий данные локальных и объектных смет и смет на отдельные виды затрат, в базисных и текущих ценах или в базисных и прогнозных ценах.

Структура и состав сводного сметного расчета представлены на рисунке 3.

Рисунок 3 – Структура сводного сметного расчета проекта

В сводном сметном расчете происходит суммирование и сведение воедино данных локальных и объектных смет до уровня всего проекта. В итоговый сметный расчет включаются данные смет на отдельные виды затрат.

К сводному сметному расчету (сводной смете) обычно прилагается пояснительная записка, которая содержит сопутствующую информацию, необходимую для понимания документа и облегчения работы с ним.

По назначению сметы подразделяют на следующие (см. таблицу 4):

- предварительные – предназначены для определения порядка величины предполагаемых затрат начинающегося проекта;

- первичные (факторные) – предназначены для сравнения планируемых проектных затрат с имеющимися финансовыми ограничениями;

- приближенные – предназначены для принятия окончательного инвестиционного решения о запуске или отказе от проекта;

- сводные – предназначены для окончательной фиксации стоимости проекта.

Таблица 4 – Разновидности смет (в зависимости от назначения)

Таким образом, смета – это документ, в котором содержится структурированная информация о том, сколько денег и на что будет истрачено в проекте.