Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа

В качестве разработчика документа выступает либо конкретное должностное лицо (группа лиц), либо подразделение, являющееся инициатором принятия данного документа по направлениям деятельности.

В современных условиях разработчик готовит первую редакцию проекта на своем персональном компьютере, согласует проект по инстанциям в соответствии с листом согласования, вносит необходимые правки в соответствии с замечаниями на этапе согласования и передает полностью согласованный документ на подписание руководством и регистрацию в подразделение делопроизводства.

В процесс подготовки проекта, его согласования и внесения корректив, как правило, образуется несколько редакций документа. Причем не всегда на подпись руководству направляется последняя редакция. Иногда в качестве окончательного варианта принимается промежуточная редакция.

Недостатки традиционных методов работы для разработчика документа, даже при использовании персональных компьютеров и возможностей локальных вычислительных сетей, выражаются в следующем.

Во-первых, сложно отслеживать редакции документов, а также на каком этапе и по требованию кого из согласователей внесены те или иные правки. Чаще всего правки вносятся прямо в исходный файл, и вернуться к предыдущей редакции не представляется возможным. Даже если сотрудник по своей инициативе пытается контролировать этот процесс (путем соответствующей организации файловой структуры), он не застрахован от возможных ошибок, присущих человеческому фактору. При работе над проектом нескольких сотрудников или подразделений, эти проблемы еще более усугубляются.

Во-вторых, сам процесс согласования связан с длительными "хождениями" по инстанциям, иногда расположенным в других зданиях. Использование электронной почтовой службы не обеспечивает протоколирования действий, а для проставления подписи на листе согласования все равно требуется личный визит разработчика проекта к согласователю.

И, наконец, в-третьих, отсутствует база накопления знаний. Теоретически, для большинства разрабатываемых проектов наверняка можно найти похожий или аналогичный документ, выпущенный ранее и который можно использовать в качестве прототипа. Тем самым можно значительно снизить трудозатраты как по смысловой содержательной работе над документом, так и по элементарной набивке текста. На практике же, найти подходящий текст даже среди "своих" документов, хранящихся на ПК или на сервере, очень непросто ввиду отсутствия адекватных средств поиска и несовершенства файловой структуры хранения данных. В случае же, если необходимый документ был подготовлен кем-то другим, найти и использовать такой текст вообще не представляется возможным. В итоге, принимая во внимание текучесть кадров, для организации в целом это выражается в огромных потерях рабочего времени за счет многократного выполнения одной и той же работы, т. к. с уходом сотрудника все его наработки теряются, либо лежат "мертвым грузом" по причине отсутствия все тех же адекватных средств поиска