Структура комплексных систем автоматизации ДОУ

Сложность и многогранность задач предопределяет и сложность построения комплексной системы автоматизации ДОУ.

Можно выделить несколько представлений системы автоматизации каждое, из которых описывает систему с определенной точки зрения и на различных уровнях детализации.

- разбиение системы автоматизации на функциональные составляющие – модули системы.

- представление системы автоматизации в виде обеспечивающих подсистем

Модули комплексных систем автоматизации ДОУ

Комплексные системы автоматизации ДОУ, как правило, строятся по модульному принципу. Системы состоять из модулей, каждый из которых позволяет решить ту или иную задачу, причем эти модули могут без особого труда добавлены в работающую систему в произвольной последовательности. И что самое главное они по возможности должны быть независимы друг от друга, при сохранении глубокой интеграции между ними. Например, решение задачи автоматизации можно начать с решения задачи поддержки исполнения, а можно с электронного архива, но независимо от выбора, можно все равно прийти к полноценной системе. Невозможно найти систему, которая через 5 минут после инсталляции из коробки будет решать весь класс задач оптимальным образом для каждого пользователя (если, конечно, технология работы с документами в вашей компании полностью отвечают тем настройкам, которые поставляются с комплексом, что бывает крайне редко), но система должна требовать минимальное программирование и адаптацию под каждого пользователя. Выполнение данного принципа снижает цену, уменьшает время внедрения, что, естественно, повышает надежность в эксплуатации. Особое значение и важность для предприятий в настоящих условиях приобретает фактор простоты модификации настроек существующей системы силами обслуживающего персонала (Отдел разработки - это, безусловно, удобно, но довольно дорого для многих организаций), что может быть сопряжено с динамично изменяющимися внешними условиями на рынке

Примеры модульного построения систем автоматизации ДОУ

Directum

В системе выделены три модуля: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Для контроля движения и исполнения документов могут строится различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также уровня автоматизации участников документооборота. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.)

Модуль “Управление деловыми процессами”

Кроме работы с документами, Корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM предназначена для автоматизации взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов.

Модуль “Канцелярия”

Если модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами

Состав системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота включает в себя

Модуль “Администрирование”

Данный модуль позволяет вести администрирование системы “Directum”

Босс-Референт

В состав системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных функциональных модулей. Каждый модуль соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе делопроизводства.

Модуль Регистрация документов предназначен для контроля за входящей и исходящей документацией. Функциональные возможности модуля включают в себя:

o регистрацию входящих и исходящих документов, регистрацию обращений граждан

o автоматический ввод документов с бумажных носителей в систему документооборота предприятия с одновременным распознаванием текста

o подготовку и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации

o создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование

В системе БОСС-Референт предусмотрены широкие возможности для регистрации входящей и исходящей служебной корреспонденции (в том числе повторных и ответных документов, отдельных пунктов и сопроводительных документов), различных нормативных правовых актов, писем и обращений граждан. На каждый регистрируемый документ в системе БОСС-Референт заводится отдельная электронная карточка, с помощью которой пользователи системы могут отслеживать всю историю движения документа по подразделениям. Для регистрации документов могут применяться несколько независимых программных счетчиков (нумераторов), что позволяет реализовать практически любую систему нумерации документов.

Модуль Контроль исполненияпредназначен дляповышениятрудовой дисциплины сотрудников, он позволяет:

o создавать и хранить поручения, вести контрольную карточку поручения

o контролировать исполнение поручений с различными приоритетами исполнения

o получать извещения о просроченных документах

o создавать личные документы-памятки для планирования своей работы

Модуль Согласованиеобеспечивает:

o контроль создания документа и прохождения его по различным инстанциям

o подготовку и согласование исходящих документов

o передачу визированных входящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

Модуль Планированиепомогает:

o осуществлять индивидуальное планирование деятельности сотрудника

o планировать и координировать деятельность подразделений и взаимодействие сотрудников

o настройка механизма делегирования полномочий на доступ и работу с системой

Модуль Наша организация обеспечивает:

o хранение информации о структуре организации и ее сотрудниках

o оперативный доступ сотрудников к справочнику организации

МодульВнешние контактыиспользуетсядля:

o планирования, ввода и хранения информации по работе с внешними организациями, ведения истории взаимоотношений с этими организациями

o контроля выполнения намеченных встреч и телефонных контактов

Модуль Новостинеобходим для:

o информирования сотрудников о внутренних новостях организации

o предоставления для работы необходимой внешней информации политического, законодательного, экономического и другого характера

o проведения конференций в коллективе — организация обсуждений какой-либо задачи (создание темы дискуссии, комментариев сотрудников, резюме по итогам обсуждения)

Модуль Справочники и шаблонысодержит стандартизованную информацию, с которой работают остальные модули. В числе функциональных возможностей модуля:

o создание и хранение шаблонов документов

o ввод и редактирование справочной информации, необходимой для заполнения регистрационных карточек документов

o ввод и хранение информации об организациях-контрагентах и их представителях

o централизованное хранение данных по различной тематике с возможностью "подписки" сотрудников на интересующую их информацию

Помимо стандартного набора функциональных модулей, обеспечивающих поддержку основных процессов организации делопроизводства, в системе могут быть предложены дополнительные модули, позволяющие оптимизировать различные бизнес-процессы:

МодульКонтроль договоров предназначен для:

o регистрации и ведения истории всех контактов с организациями-контрагентами, поставщиками, клиентами

o учета и хранения договоров, планирования и контроля всех работ, связанных с выполнением условий договоров

o централизованного хранения данных по различной тематике с возможностью "подписки" сотрудников на интересующую их информацию

МодульИнженерное обеспечение — это хранилище информации о различных объектах инженерного хозяйства, позволяющий:

o планировать и контролировать выполнение работ по обслуживанию объектов

o регистрировать заявки от сотрудников на ремонт оборудования

o контролировать договора и финансовые расчеты инженерных служб

По желанию заказчика специалисты компании АйТи могут разработать другие специфические функциональные модули, обеспечивающие поддержку индивидуальных задач конкретной организации, идеально интегрирующие систему БОСС-Референт в существующую информационную систему предприятия.

Модульная структура, единый стандарт доступа к информации и наличие встроенных средств разработки позволяют не только легко адаптировать БОСС-Референт к любым изменениям структуры организации, но и развивать систему собственными силами заказчика.

Дело-Предприятие

Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»

Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов

Подсистема ведения пользователей предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав доступа к информации и функционалу системы.

Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Опционные подсистемы: Web-доступ, ЭЦП и шифрование, поточное сканирование