Функции комплексных систем автоматизации ДОУ
| Функции системы | АСДОУ «ДЕЛО» |
| 1. Обеспечение функций отечественного делопроизводства 1.1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (регистрационная карточка, типы файлов, прикрепляемые к регистрационной карточке) | Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационная карточка, в которую заносятся сведения о документе (реквизиты документа) и сведения об истории работы с документом. К регистрационной карточке может быть присоединен текст документа в виде файла. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д.), в том числе и проекты документов. Система поддерживает 4 типа регистрационных карточек: входящие; исходящие (внутренние); письма и обращения граждан; проекты документов. Формы регистрационных карточек приведены в Приложении 1. Некоторые реквизиты, например, резолюции, отчеты, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение. Регистрационные карточки объединяются в картотеки - подмножества документов, находящихся в ведении структурных подразделений организации. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. К регистрационной карточке могут быть «прикреплены» файлы любого типа (например, графика, текст, аудио, видео и т.д.). Количество хранимых файлов и их объем неограничен |
| 1.2. Изменение или добавление реквизитов регистрационной карточки | Регистрационная карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты. Существуют два вида дополнительных реквизитов: реквизиты, принадлежащие самой регистрационной карточке (дополнительные реквизиты регистрационной карточки); реквизиты, принадлежащие разделу «Рубрики» (дополнительные реквизиты тем). По дополнительным реквизитам регистрационной карточки можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов |
| 1.3. Направление документов на исполнение вместе с поручениями по ним | Направление документов исполнителям осуществляется по резолюции, которая содержит задание и список должностных лиц, назначенных исполнителями документа. Резолюция является составной частью регистрационной карточки. При работе с регистрационной карточкой система позволяет пользователю просмотреть перечень резолюций документа. Информация размещается в виде списка в дополнительном окне и содержит все основные поля резолюций, созданных в текущей картотеке. Окно снабжено полосой прокрутки. Пользователь может редактировать поля выбранной резолюции непосредственно в списке, а также просматривать и корректировать саму резолюцию |
| 1.4. Контроль исполнения документов | В Системе реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система обеспечивает автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок: сводка об исполнении контрольных документов (обобщенная и по ответственным исполнителям); сводка-напоминание об исполнении контрольных документов. Функция контроля в системе позволяет: контролировать исполнение как документа в целом, так и его частей. Например, протоколов заседаний, совещаний, приказов и иных распорядительных документов. Контроль отдельных пунктов достигается за счет создания контрольных карточек для каждого контролируемого пункта; контролировать поручения, выданные подчиненным организациям, филиалам, дочерним предприятиям и т.п.; обеспечить контроль за «периодическими» поручениями, то есть за поручениями, которые должны исполняться не однократно, а многократно с заданной периодичностью. Например, контролировать предоставление ежемесячных или ежеквартальных отчетов; создавать, при необходимости, дополнительные «участки контроля» на средних и нижних уровнях иерархии управления предприятия, обеспечивая тем самым сквозной контроль исполнительской дисциплины |
| 1.5. Подготовка проектов документов, проведение процедур их согласования, визирования | Система позволяет автоматизировать процесс согласования (визирования) и подписания проектов документов, с последующей автоматической регистрацией подписанных на их основе документов. Функции подготовки документов позволяют автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий: создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа; изменение проекта с сохранением предыдущих версий; согласование проекта документа; утверждение проекта документа; регистрация документа, созданного на основе проекта. Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам. Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена. С целью обеспечения работы с проектами документов в системе созданы новые папки. Для анализа состояния работы над своими проектами документов создана папка «Управление проектами», где исполнителю предоставляется соответствующая информация. Для поддержки процессов визирования и подписания проектов созданы папки: «На визировании» (в этой папке находятся проекты документов, поступившие на визирование к должностному лицу – владельцу кабинета); «На подписи» (в папке находятся проекты документов, поступившие к должностному лицу – владельцу кабинета на подпись). Доступ к проектам документов имеют только должностные лица, участвующие в процессе их визирования и подписания |
| 1.6. Ведение номенклатуры дел | Номенклатура дел является важнейшим элементом системы «Дело» и подсистемы «Архивное дело». В системе «Дело» номенклатура дел является иерархическим справочником, который содержит перечень дел, утвержденных для подразделения или организации в целом, с разбивкой по годам их действия. Значения элементов справочника Номенклатура дел используются в процессе выполнения процедуры списания документа в дело, в процессе работы с функцией Опись дел, а также при определении регистрационного номера документа. Подсистема «Архивное дело» обеспечивает автоматизированную подготовку сводной номенклатуры дел организации в электронном и бумажном виде |
| 2. Поддержка бумажного и электронного документооборота | Система поддерживает бумажный документооборот, когда исполнители работают с оригиналами бумажных документов, а автоматизируются регистрационные и контрольные функции, в том числе вместе с регистрационной карточкой может двигаться электронная копия бумажного документа. В системе отслеживается движение оригинала бумажного документа с возможность получения личной подписи исполнителя при вручении оригинала бумажного документа. Система поддерживает электронный документооборот, когда все документы создаются и движутся в системе в электронном виде с использование ЭЦП. В системе имеется возможность обеспечить смешанный, бумажно-электронный документооборот. Часть документов (определенные виды, или единичные документы) могут создаваться и двигаться в системе только в электронном виде, а на часть документов, созданных в бумажном виде, автоматизируются регистрационные и контрольные функции и обеспечивается движение в системе электронной копии бумажного документа |
| 3. Система справочников (настройка на организационную структуру предприятия) | Настройка Системы на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства осуществляется формированием значений элементов справочников системы, их ведением и реорганизацией. Система имеет 2 типа справочников: справочники, описывающие организационную структуру предприятия (Подразделения, Кабинеты, Пользователи и т.д.). Для автоматического выделения из всей совокупности регистрационных карточек, находящихся в картотеке, тех документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц, создан справочник Кабинеты. Справочник Кабинеты это аналог рабочих столов должностных лиц. Как правило, Кабинету соответствует структурная единица (управление, отдел), а владельцем Кабинета является руководитель подразделения; справочники делопроизводства, в которых содержится информация для заполнения регистрационных карточек (Группы документов, Грифы доступа, Рубрикатор, Стандартные тексты, Типы связок, Список организаций, Граждане и т.д.) Справочники ведутся Технологом системы, который осуществляет добавление, изменение и удаление справочников и записей в них. Технологом системы может быть пользователь системы, как правило, представитель службы Документационного обеспечения управления |
| 4. Совместная работа над документами | В Системе предоставлена возможность совместной работы над документом при подготовке проектов документов на уровне согласования. Интеграция системы «ДЕЛО» с Microsoft Office позволяет использовать стандартные функции отображения исправлений документа и совместной работы. Системой также поддерживается версионность проектов документов, когда все согласующие стороны создают собственные варианты проекта и прикрепляют их к регистрационной карточке проекта. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. Исполнитель может проанализировать предложенные варианты проекта и на их основе создать новый проект. История работы с вариантами проекта может быть сохранена |
| 5. Работа с взаимосвязанными документами | Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL ). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах. Это позволяет образовывать гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации (передвижения по связкам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов) |
| 6. Система замещения – делегирование прав от одного работника другому | В системе есть возможность передачи существующему или новому пользователю системы «ДЕЛО» прав, совпадающих с правами, параметрами и списками любого пользователя. Данная функция используется при отсутствии сотрудника-участника делового процесса и необходимостью его замены |
| 7. Полнотекстовый и атрибутный поиск документов | В Системе реализованы функции полнотекстового поиска. Может быть использован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и содержанию самих документов. Система обеспечивает атрибутный поиск документов в базе по сочетанию любых реквизитов регистрационных карточек, в том числе и дополнительным реквизитам, а так же контекстный поиск по содержанию самого документа. Сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня |
| 8. Формирование отчетов | В Системе существует возможность получения печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении контрольных документов. Кроме этого, система имеет открытый интерфейс программиста (API), позволяющий заказчику самостоятельно создавать новые отчетные формы |
| 9. Маршрутизация документов | Функцию графической маршрутизации система не поддерживает. В Системе существует несколько механизмов организации движения документов. В отличие от жесткой графической маршрутизации, движение документов в системе «ДЕЛО», производится в свободном режиме пользователями системы, в зависимости от регламента работы с документами. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается согласующим или утверждающим должностным лицам. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений. В системе ДЕЛО реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее |
| 10. Обеспечение информационной безопасности: 10.1. ЭЦП и система шифрования. Наличие сертифицированных в Республике Беларусь средств ЭЦП и шифрования | Подсистема «ЭЦП и шифрование» позволяет накладывать ЭЦП и/или шифровать текстовый файл с реквизитами регистрационной карточки вместе с присоединенным к ней файлом документа или подписывать и/или шифровать только присоединенные к ней файлы. Шифрование осуществляется в момент отправки документа по электронной почте. Можно настраивать в системе «ДЕЛО» обязательное шифрование отправляемых по электронной почте файлов, определенного грифа доступа (через справочник «Грифы доступа»). Документ, пересылаемый с помощью электронной почты, может быть подписан электронно-цифровой подписью и/или зашифрован. Параметры отправки документов позволяют технологу системы «ДЕЛО» задавать принудительное шифрование или ЭЦП документов при отправке по электронной почте для: определенных групп документов; документов, имеющих определенный гриф доступа; документов, направляемых в адрес конкретных организаций. Для использования средств ЭЦП и шифрования в системе «ДЕЛО» на территории Республики Беларусь компанией АВЕСТ (г. Минск) разработана Система Криптографической Защиты информации AvestCSP (СКЗИ AvestCSP). СКЗИ AvestCSP выполняет функции по регистрации пользователей наделяемых правами ЭЦП и шифрование в организации, выдачи им закрытых ключей и сертификатов открытых ключей, а также для проведения регламентных работ (замены сертификатов, отзыва сертификатов, публикации списка отозванных сертификатов и т.д.). СКЗИ AvestCSP сертифицирована в соответствии с законодательством Республики Беларусь |
| 10.2. Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы | Права пользователя в системе определяются при его регистрации и регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и к набору функций, доступных пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). Каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса предоставляется свой личный «кабинет», чем достигается доступ только к документам, относящимся к его компетенции. Кабинет - аналог рабочих столов должностных лиц. Как правило, Кабинету соответствует структурная единица (управление, отдел), а владельцем Кабинета является руководитель подразделения |
| 10.3. Протоколирование работы пользователей | Система запоминает действия пользователей по вводу и изменению реквизитов регистрационных карточек и в любое время предоставляет протокол, содержащий имена пользователей, даты и времена внесения изменений. Протоколирование работы пользователей обеспечивает возможность просмотра хронологического порядка внесения изменений в карточки и позволяет, при необходимости, быстро установить причину ошибок во введенных данных |
| 11. Способность к взаимодействию с другими приложениями | Система предоставляет возможность доступа к хранимым системой данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы могут разрабатываться для требуемого расширения потребительских свойств системы, например: для вывода данных системы в наиболее удобной заказчику форме представления отчетов; для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных; для доступа к данным системы через Интернет (Интранет); для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п. Система обеспечивает интерфейс доступа к данным посредством набора ActiveX объектов, разработанных в соответствии с COM технологией фирмы Microsoft. Применение данной технологии дает возможность разработки и эксплуатации любых программ, использующих данные системы «ДЕЛО», в среде Microsoft Windows |
| 12. Обмен документами по электронной почте | Система включает подсистему «Электронная почта», позволяющую осуществлять электронный обмен документами и их регистрационными карточками между организациями. Документ, зарегистрированный в системе «ДЕЛО», его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки отправляются предприятию-адресату по электронной почте. Если система «ДЕЛО» установлена и там, то поступивший документ регистрируется уже в автоматизированном режиме – многие из реквизитов переносятся в создаваемую регистрационную карточку на основе данных, полученных вместе с электронным документом (в зависимости от установленных отправителем параметров отправки). Обмен документами из одного экземпляра системы «ДЕЛО» в другой осуществляется в формате XML |
| 13. Передача дел в архив и ведение архива электронных документов | Функции по передаче дел в архив и ведение архива электронных документов выполняет подсистема «Архивное дело». Подсистема «Архивное дело» обеспечивает: подготовку дел и документов к передаче в ведомственный архив; прием и регистрацию дел в ведомственном архиве (архивном учреждении); составление и оформление годового раздела сводной описи дел; подготовку дел, не подлежащих длительному хранению, к уничтожению |
| 14. Поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей | Поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей осуществляется с использованием тех же механизмов и возможностей, что и в оперативном документообороте (раздел 7 настоящей таблицы). В подсистеме «Архивное дело» в режиме «Поиск» осуществляется проведение экспертизы ценности документов |
| 15. Сканирование / распознавание | Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а после получения образа документа – возврат в систему «ДЕЛО». Система обеспечивает сканирование черно-белых или цветных многостраничных документов. Отсканированные файлы прикрепляются к регистрационной карточке. Пользователь системы, осуществляющий прикрепление файла устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиты от редактирования. Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов регистрационной карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen |
| 16. Поточный ввод бумажных документов | Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах самих документов или на отдельных чистых листах печатается назначаемый системой уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует регистрационную карточку документа и содержит информацию о параметрах сохранения прикрепляемых к ней файлов. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованным высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам Перевод бумажного архивного фонда в электронный вид |
| 17. Масштабирумость | Система позволяет наращивать по мере необходимости количество рабочих мест и устанавливать дополнительные подсистемы без специальной доработки либо настройки системы |
| 18. Администрирование и настройка | Система является готовым решением и не требует дополнительных доработок при использовании ее в условиях отечественного делопроизводства. Ввод системы в действие не требует программирования. Технолог системы имеет возможность определять списки пользователей, задавать им права доступа, пароли, настраивает на специфические для данной организации или подразделений типы действий исполнителей в отношении документа, производит настройку Справочников системы и т.д. Технологом системы может быть сотрудник организации, прошедший курс обучения. |
| 19. Web-доступ к информации системы | Подсистема «Дело Web» предназначена для поиска и получения информации по документам, зарегистрированным в системе «ДЕЛО», путем обращения к базам данных системы через сеть Интернет (Интранет). Подсистема «Дело Web» функционирует в среде одного из Интернет – навигаторов. Подсистема позволяет осуществлять следующие функции: просматривать содержимое папок своих кабинетов; осуществлять поиск документов по значениям практически любого реквизита РК; при просмотре информации о РК видеть все реквизиты РК (включая дополнительные). Помимо информационно-поисковых функций, подсистема позволяет пользователям в рамках предоставленных им прав выполнять некоторые операции с РК документов: ввод новых резолюций; ввод информации об исполнении резолюций; ввод информации о визировании и утверждении проектов документов |
| 20. Построение систем распределенного документооборота (обмен документами между различными АСДОУ) | Планируется выпуск системы «ДЕЛО-Р», которая будет работать в распределенном режиме. Система «ДЕЛО-Р» - это произвольное количество экземпляров системы «ДЕЛО», установленных на различных локальных сетях и/или серверах и обеспечивающих за счет реплицирования данных - имитацию работы в одной системе «ДЕЛО». При необходимости несколько экземпляров системы «ДЕЛО» можно будет размещать и на одном физическом сервере. Система «ДЕЛО-Р» предназначена для автоматизации документооборота корпоративных структур |
| 21. Поддержка формата XML | Реализована передача данных в формате XML из системы «ДЕЛО» в «Архивное дело». Формат XML используется в специализированном хранилище документов. Файлы документов, подготовленные в формате XML, могут загружаться из различных систем в систему «Электронное хранилище документов» |
| 22. Специализированное хранилище документов | Специализированным хранилищем электронных документов является «Электронное хранилище документов», которое устанавливается на сервер Microsoft Windows. «Электронное хранилище документов» это самостоятельный программный продукт, функционирующий в среде Microsoft.NET. Файлы системы (файлы произвольных типов и файлы структурированной информации) хранятся в создаваемых пользователями каталогах файловой системы. Электронное хранилище документов является масштабируемым высокопроизводительным хранилищем произвольного объема. Для хранения каталогов файловой системы могут применяться различные устройства памяти большого объема. Электронное хранилище документов можно использовать при комплексной автоматизации организации при наличии больших объемов информации в качестве: самостоятельной системы электронного архива структурированных/неструктурированных документов, обеспечивающей хранение и коллективную работу с документами организации; технологической платформы для хранения и коллективной работы с электронными документами, формируемыми в других прикладных системах предприятия (например, ERP-системах) – как единое интегрирующее «окно доступа» ко всей документальной информации предприятия; подсистемы архивного хранения электронных документов систем делопроизводства «ДЕЛО» и технологической платформы для хранения электронных документов подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», системы «Библиотека электронных документов» разработки компании «Электронные Офисные Системы». Импорт/экспорт информации хранилища производится в формате XML |
| 23. Поддержка нескольких языков (бел., рус., англ. и т.д.) в реквизитах регистрационной карточки | Система позволяет поддерживать несколько языков в реквизитах регистрационной карточки |
| Функции системы | АСДОУ LanDocs |
| 1. Обеспечение функций отечественного делопроизводства 1.1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (типы регистрационных карточек, типы файлов, прикрепляемые к регистрационной карточке) | Система обеспечивает ведение как внутреннего, так и внешнего документооборота. Для каждого документа, проходящего регистрацию, создается собственная регистрационная карточка. К ней присоединяется непосредственно сам документ, что позволяет не только увидеть реквизиты документа и его краткое содержание в регистрационной карточке, но и ознакомиться с содержимым документа. СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ Системы LanDocs позволяет хранить любые типы файлов – текст, графика, звук, видео и др. Объем хранимой информации неограничен. Система поддерживает 6 типов регистрационных карточек: входящие; исходящие; внутренние; договора; приказы; упрощенный входящий документ. Образцы форм регистрационных карточек (включаемых в стандартный комплект Системы LanDocs) приведены в Приложении 2 |
| 1.2. Изменение или добавление реквизитов регистрационной карточки | В составе системы имеется инструмент LanDocs: ДИЗАЙНЕР ФОРМ, позволяющий создавать новые формы регистрационных карточек в соответствии с реквизитным составом различных типов документов (в дополнение к имеющимся в системе). В этой связи в Системе LanDocs введено понятие – гибкая регистрационная карточка |
| 1.3. Направление документов на исполнение вместе с поручениями по ним | LanDocs обеспечивает передачу документов исполнителю в реальном режиме времени. Доставка документов гарантирована. Исполнение сводится к подготовке отчета (ответного документа) на переданное вместе с документом поручение/задание, который в момент исполнения передается контролеру либо лицу, выдавшему поручение/задание в реальном режиме времени. Поручение по документу является неотъемлемой частью документа в системе LanDocs, т.к. документ LanDocs – это понятие комплексное, он включает – регистрационную карточку, файл(ы) документа, все сообщения по документу и ЭЦП по действиям с документом, соответственно, при направлении поручения исполнителю вместе с поручением к нему попадает и сам документ |
| 1.4. Контроль исполнения документов | Система LanDocs позволяет контролировать исполнение сотрудниками заданий по документам. По каждому заданию может назначаться контролер. Встроенные в систему инструменты позволяют контролерам отслеживать сроки, важность, исполнителей и соисполнителей, а также маршруты движения документов. Каждое выданное задание (сообщение по документу) требует обязательного отчета исполнителя в срок, указанный в поручении. Исполнив поручение и отчитавшись, исполнитель автоматически передает отчет (исполненное поручение) лицу, выдавшему поручение. В случае удовлетворительного исполнения поручения сотрудник, выдавший поручение «принимает» отчет. Поручение автоматически снимается с контроля (в случае отсутствия других неснятых с контроля поручений, документ также автоматически снимается с контроля). Если исполнение поручения (отчет исполнителя) является неудовлетворительным, сотрудник, получивший отчет исполнителя, указывает на недостатки исполнения (может указать новый срок исполнения) и направляет поручение исполнителю повторно. Любое задание в LanDocs может быть проконтролировано, причем в качестве контролера может выступать не только лицо, выдавшее задание, но и специально назначенный сотрудник. По заданию может быть назначено несколько контролеров различных уровней: контролер, влияющий на ход исполнения задания (может изменить задание, сроки исполнения, исполнителей, принимать/отклонять отчеты об исполнении заданий); контролер, отслеживающий ход исполнения задания (без возможности вносить изменения/корректировки в выданные задания). Наряду с интерактивными средствами контроля исполнения система предоставляет возможность вывода на печать справок (отчетов) по исполнению документов – например: справка о неисполненных документах; справка об исполненных документах; сводка об исполнении контрольных документов; сводка-напоминание по контрольным документам |
| 1.5. Подготовка проектов документов, проведение процедур их согласования, визирования | В Системе LanDocs используются такие основополагающие делопроизводственные операции как визирование, подписание, исполнение, наложение резолюции и др. Проведение процедур согласования осуществляется как прямым направлением документа (проекта) на согласование, так и с использованием графической маршрутизации (раздел 9 настоящей Таблицы), каждая операция подписывается электронной цифровой подписью |
| 1.6. Ведение номенклатуры дел | В Системе LanDocs обеспечивается ведение номенклатуры дел, документы списываются в дела согласно заведенной в систему номенклатуре. Номенклатура создается на базе существующей на предприятии, ведется как справочник, используется при архивной работе с документами |
| 2. Поддержка бумажного и электронного документооборота | Система LanDocs в ходе организации электронного документооборота поддерживает и бумажный документооборот, т.е. бумажный документ может быть заведен в систему электронного документооборота и, соответственно, любой электронный документ, в случае необходимости, может принимать бумажную форму. В случае «разрыва» в электронном документообороте и переходе документа в бумажный документооборот, ответственный сотрудник (сотрудники) в точке разрыва вносит информацию об обработке документа, вышедшего из контура электронного документооборота |
| 3. Система справочников (настройка на организационную структуру предприятия) | В Системе LanDocs существует обширная справочная система: «Подразделения», «Должности», «Сотрудники», «Права», «Номенклатура дел», «Рубрики», «Корреспонденты - юридические лица», «Корреспонденты – физические лица», «Виды документов», «Журналы регистрации», «Роли», «Уровни доступа» и др. Кроме существующих в поставке Системы LanDocs, администратор имеет возможность создания новых справочников. Ведение справочников производится администратором системы, либо, при условии наличия соответствующих прав, пользователями. Ведение справочников включает добавление, изменение и удаление (при ошибочном вводе) соответствующих записей, проверку правильности и полноты заполнения полей справочников, контроль отсутствия дублирования информации. Система LanDocs настраивается на организационную структуру любого предприятия. Поддерживается модификация, реорганизация структуры предприятия с учетом стандартных формализованных процедур (функции – «Закрыть подразделение», «Передать дела подразделения», «Уволить сотрудника, «Списать сотрудника», «Передать дела сотрудника» и т.п.) |
| 4. Совместная работа над документами | Система LanDocs позволяет осуществлять коллективную работу над документами, т.е. в работе над документом может принимать участие не один человек, причем работа может вестись, как параллельно, так и последовательно. Гарантированность актуализации информации достигается с использованием возможности создания версий документа, т.е. всегда можно увидеть документ в последней редакции |
| 5. Работа с взаимосвязанными документами | Система LanDocs обеспечивает возможность установления и редактирования связей между документами (например, основным и прилагаемым, поручением и породившим его документом, версиями документа) с указанием типа связи: «документ-ответ», «первичный документ – основание», «повторный», «поручение - проект документа» и др. LanDocs обеспечивает автоматическое создание связи между документом, полученным вместе с поручением, и документом, разработанным в результате исполнения поручения. Если документы взаимосвязаны, то в регистрационной карточке документа присутствует ссылка на связанный документ (документы). Обратившись к такой ссылке, пользователь видит и может использовать как регистрационную карточку документа, так и текст документа. администратор Системы LanDocs может добавлять новые и модифицировать существующие типы связок |
| 6. Система замещения – делегирование прав от одного работника другому | Администратор Системы LanDocs может определить для каждого пользователя список возможных заместителей (по работе с документами). Система замещения позволяет одному сотруднику производить действия в LanDocs за другого сотрудника, при этом передача паролей и личных ключей ЭЦП не производится и в LanDocs фиксируется – кто за кого и какие действия производил. С использование системы замещения становится возможным учесть все «разрывы» в электронном документообороте, учесть график отпусков сотрудников, отсутствие на рабочем месте и т.п. Поименное фиксирование выполненных действий позволяет оценить степень занятости сотрудника и объем выполняемой им работы |
| 7. Полнотекстовый и атрибутный поиск документов | В Системе LanDocs поддерживается контекстный полнотекстовый поиск по текстам документов с учетом морфологии русского и других языков. Для реализации полнотекстового поиска используется инструментарий ABBYY Retrieval & Morphology (ARM) Engine, разработанный компанией ABBYY Software House и обладающий такими возможностями морфологического анализа, как проверка орфографии, лемматизация (нахождение начальной формы слова), генерация парадигмы (совокупности всех словоформ слова) и создание пользовательских словарей. Атрибутивный поиск осуществляется по любым реквизитам, которые присутствуют в документе. Шаблоны, по которым организуется поиск, сохраняются в базе данных для возможности постоянного использования, при необходимости они могут редактироваться, шаблоны создаются как для общего пользования, так и личного применения |
| 8. Формирование отчетов | В стандартный комплект системы LanDocs входит ряд готовых отчетных форм. Разграничение доступа пользователей к отчетам осуществляется Администратором системы LanDocs. Система LanDocs содержит встроенный генератор отчетов, позволяющий модифицировать существующие и создавать новые формы отчетов |
| 9. Маршрутизация документов | Маршрутизация документов в Системе LanDocs осуществляется двумя способами: так называемая, «ручная» – для каждого документа назначается свой круг исполнителей, обозначаются их действия, ставятся сроки исполнения; модуль LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ (графическая маршрутизация) предназначен для автоматизации управления работами и заданиями при выполнении типовых, повторяющихся деловых процессов, ориентированных на обработку различных документов. Позволяет создать систему автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующую возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов. Модуль маршрутизации расширяет механизмы последовательного и параллельного согласования документов: модуль позволяет создавать типовые схемы прохождения документов с возможностью ветвления маршрута прохождения документа в зависимости от выполнения определенных условий, с возможностью возврата документа на ранее выполненные этапы и т.п. Моделирование процессов движения документа производится посредством построения графических маршрутных карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Компонент Системы LanDocs – сервер работ, выполняет мониторинг активных работ: переводит работу с этапа на этап, формирует, отправляет и контролирует задания, отслеживает сроки выполнения этапов, с соблюдением прав доступа к информации. Вся информация по работам сохраняется в базе данных и позволяет проводить различный анализ состояния работ |
| 10. Обеспечение информационной безопасности: 10.1. ЭЦП и система шифрования. Наличие сертифицированных в Республике Беларусь средств ЭЦП и шифрования | В Системе LanDocs существует собственная подсистема безопасности, реализующая Центр сертификации. Использование подсистемы безопасности позволяет задействовать механизм ЭЦП – осуществлять подписание, как самого документа, так и любых действий над документом, а, в случае необходимости, производить шифрование конфиденциальных документов. В Системе LanDocs ведется журнал, в который автоматически заносятся все операции, совершаемые с использованием ЭЦП: подписание документа, шифрование документа, визирование документа, создание и отзыв сертификата открытого ключа и т. д. Система LanDocs позволяет использовать в своем составе криптографические средства (СКЗИ) различных производителей. В Республике Беларусь поставляется: с криптоядрами AS_SIGN.DLL и En_TMS5000_SIGN (аппаратно-программное СКЗИ “CryptoKey2003”) компании ООО «Энигма», имеющими сертификат Государственного центра безопасности информации при Президенте Республики Беларусь |
| 10.2. Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы | Система LanDocs ведет базу данных пользователей системы, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений. В соответствии с определенными администратором правами LanDocs: контролирует доступ пользователей к функциям системы; контролирует доступ к хранимым в электронном архиве документам; протоколирует действия пользователей. В дополнение к механизмам разграничения доступа по грифам документов, в LanDocs реализовано установление персональных прав на документ. В LanDocs обеспечивается разграничение прав как на работу с регистрационной карточкой, так и на работу с текстом (файлом) документа. В LanDocs реализована многоуровневая настройка разграничения прав доступа пользователей. В LanDocs возможно создание правовых ролей, т. е. объединение ряда сотрудников в группу с одинаковыми правами. Реализовано назначение прав доступа непосредственно для сотрудника (личные права сотрудника и ролевые суммируются). Права доступа назначаются не только на объекты системы, но и на функциональные возможности. LanDocs позволяет организовать ряд специализированных уровней доступа к документам определенной категории, а также применить иерархию организации (например, документы для руководства организации, документы для руководителей подразделений и т.д.) |
| 10.3. Протоколирование работы пользователей | Все действия пользователей (в т.ч. несанкционированные) хранятся в системном журнале совершенных операций и в любой момент доступны администратору Системы LanDocs. Администратор Системы LanDocs вправе разрешать/запрещать к протоколированию те или иные операции |
| 11. Способность к взаимодействию с другими приложениями | LanDocs OLE-сервис представляет собой специализированный программный интерфейс (API) для разработки приложений, интегрированных с системой LanDocs. Приложения Windows, разработанные пользователем, могут получить доступ к функциям LanDocs, обратившись к системе как к OLE-серверу. Таким образом, может быть выполнена интеграция LanDocs с бухгалтерским или любым другим функциональным программным обеспечением. Система сохраняет документы, созданные различными приложениями, в виде файлов. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения |
| 12. Обмен документами по электронной почте | Система LanDocs позволяет осуществлять обмен документами по электронной почте. При использование специализированного рабочего места «LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ» – пользователь в полном объеме участвует в документообороте (получает и отчитывается по заданиям /поручениям к документам, участвует в процессе согласования документов и т.п.). В то же время имеется возможность отправлять документы по электронной почте незарегистрированным в Системе LanDocs пользователям (как своей организации, так и посторонней). В этом случае адресат получает только текст документа. Импорт в Систему LanDocs документов, поступивших по электронной почте, осуществляется с использованием стандартных механизмов регистрации документов. Специализированное серверное программное обеспечение LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР выполняет роль шлюза LanDocs к любой MAPI-совместимой системе электронной почты |
| 13. Передача дел в архив и ведение архива электронных документов | Передача дел в архив и ведение архива электронных документов осуществляется с использованием Системы LanDocs: АРХИВ. Система LanDocs: АРХИВ предназначена для организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в центральном (корпоративном) архиве организации; обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов по запросам пользователей и создания эффективной технологии работы с содержанием документов. Передача дел в архив может осуществляться из LanDocs (импорт уже отработанных документов в электронном виде), а также с использование технологии поточного сканирования, т.е. перевод уже существующего бумажного архива в электронный вид. В архивном решении LanDocs реализованы: регистрация архивных объектов учета: фондов, описей, дел, актов, заявок на информационное обслуживание. Система LanDocs: АРХИВ является автономной и может использоваться как отдельно, независимо от Системы LanDocs, так и в комплексе с оперативным документооборотом, что обеспечивает организацию не только всего жизненного цикла документов, но и их последующий учет и хранение |
| 14. Поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей | Поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей осуществляется с использованием тех же механизмов и возможностей, что и в оперативном документообороте (раздел 7 настоящей таблицы) |
| 15.Сканирование/распознавание | Для ввода бумажных документов в систему и преобразования их в электронный вид предназначена специализированная программная компонента LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ, которая обеспечивает: сканирование черно-белых или цветных многостраничных документов; автоматическую программную очистку изображения от загрязненного фона; автоматическое и ручное исправление перекоса страницы; просмотр сканированного изображения бумажного документа в различных режимах. Модуль LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ является встроенным и не требует использования дополнительного программного обеспечения для сканирования и работы с изображениями |
| 16. Поточный ввод бумажных документов | Потоковый ввод бумажных документов осуществляется с использованием программного обеспечения BatchLanImage: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ И РАСПОЗНАВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Основными функциями, выполняемыми модулем, являются: пакетное сканирование документов (ввод документов) с получением электронного образа необходимого качества; предварительная обработка изображений для повышения качества отсканированных документов (очистка изображения от пятен, его масштабирование, разворот); редактирование электронных образов документов (удаление части изображения); непосредственное или отложенное преобразование электронного графического образа документа в текстовый формат (обработка изображения документа системой оптического распознавания символов); верификация ввода документов и редактирование получившихся текстовых файлов с целью исправления ошибок; экспорт электронных образов документов и их текстовых представлений (в формате RTF) в хранилище системы LanDocs; заведение первичных учетных данных на сканированные документы (ссылки на дело, в котором хранится документ) в базе данных LanDocs Модуль BatchLanImage: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ И РАСПОЗНАВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ является встроенным в архивное решение LanDocs:АРХИВ и не требует использования дополнительного программного обеспечения для сканирования и работы с изображениями |
| 17. Масштабируемость | Система LanDocs – это модульное клиент-серверное решение. Такое построение делает возможным масштабирование Системы – постепенно наращивать и изменять функциональность системы, а также расширять Систему за счет увеличения числа рабочих мест без изменения основных |
| 18. Администрирование и настройка | Система LanDocs является готовым решением и не требует дополнительных доработок при использовании ее в условиях отечественного делопроизводства. Администратор Системы LanDocs – это сотрудник организации, использующей систему, прошедший курс обучения. По завершении курса администратор может самостоятельно настраивать систему согласно особенностям делопроизводства и документооборота в организации. Администратор производит настройку справочников системы, разграничивает права доступа и функциональные возможности пользователей, организовывает систему замещения, регулирует общие параметры Системы LanDocs, создает новые и изменяет существующие шаблоны регистрационных карточек, отчетных форм и многое другое, вплоть до внешнего вида функционального меню системы |
| 19. Web-доступ к информации системы | Полнофункциональный (регистрация документов, создание/выполнение заданий/поручений по документам, осуществление поиска, формирование отчетности и т.п.) Web-доступ к базе данных в Системе LanDocs осуществляется посредством использования модуля LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП, который представляет собой специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Интернет. В качестве платформенно-независимого клиента использует стандартный Internet Browser (например, Internet Explorer) |
| 20. Построение систем распределенного документооборота (обмен документами между различными системами АСДОУ) | Подсистема LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА, позволяет организовать обмен документами и синхронизацию справочников как между локальными системами LanDocs, так и между LanDocs и системами других разработчиков. Обмен данными осуществляется в формате XML. Использование данной подсистемы дает возможность построения систем территориально-распределенного документооборота, в которых внутреннее делопроизводство в территориально удаленных структурах ведется на собственной базе, а обмен документами поддерживается функциональностью подсистемы LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА. Центральным компонентом подсистемы является ядро, которое обеспечивает хранение передаваемых пакетов и дополнительной информации, необходимой для поддержки логики гарантированной управляемой доставки. Администраторская консоль подсистемы позволяет осуществлять мониторинг очередей пакетов, управлять состоянием, как отдельных пакетов, так и их групп. Шлюз предоставляет документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность его настройки на внешние источники и приемники XML-пакетов |
| 21. Поддержка формата XML | Подсистема LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА, позволяет организовать обмен документами между локальными системами LanDocs, а также между LanDocs и системами других разработчиков. Обмен данными осуществляется в формате XML |
| 22. Специализированное хранилище документов | Вся учетная информация (регистрационные карточки, справочники, задания, отчеты и т.д.) хранится в базе данных, содержимое документов (файлы) в системе может находиться как в хранилищах документов (рабочее, временное, постоянное), так и в самой базе данных. В случае использования хранилищ, доступ пользователей к содержимому документов осуществляется через СУБД, непосредственно к хранилищам и их содержимому пользователь доступа не имеет. Использование хранилищ позволяет рационально распределять объем и место хранимой информации (используются различные типы носителей, регулируется объем) |
| 23. Поддержка нескольких языков (бел.,рус., англ. и т.д.) в реквизитах РК | Система LanDocs поддерживает несколько языком в реквизитах регистрационной карточки. Справочники, которые используются при заполнении регистрационной карточки, также могут (должны) быть заполнены на разных языках |
Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 692;