Создание единого информационного пространства организации
Единое информационное пространство – это комплекс административных и системных мероприятий, обеспечивающие выполнение следующих правил:
- один источник данных имеет множество потребителей и каждый потребитель – свое представление информации.
- Хранение документов любых форматов Документ в системе электронного документооборота может быть как бумажным, так и электронным. Для бумажных документов в системе формируется электронная регистрационная карточка. Система не содержит ограничений по форматам файлов электронных документов: это могут быть и текстовые, и графические, и мультимедийные типы файлов, а также электронные таблицы. При этом на одну регистрационную карточку можно зарегистрировать сколь угодно много электронных документов разных форматов.
- Удаленный доступ к системе через Интернет. Система предоставляет возможности администрирования и доступа к зарегистрированным документам с удаленного компьютера через Интернет. При этом благодаря реализованной в системе функции шифрования конфиденциальной информации обеспечивается полная безопасность работы через Интернет
Эффективный обмен информацией и знаниями Комплексная система автоматизации ДОУ предоставляет возможность для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации. Внедрение системы создает условия для удобного использования всей накопленной в организации информации (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников)
Объединение знаний каждого сотрудника: 1) Цена игнорирования знаний каждого сотрудника – потеря знаний о передовом опыте в специфической области; нарушение отношений с ключевыми клиентами/поставщиками; потеря важной для ведения бизнеса информации; существенная потеря прибыли 2) Обеспечение приемственности кадров
Формирование корпоративной культуры организацииИспользование единой технологии, охватывающей все подразделения, четкое определение и нормативное закрепление ответственности, освоение принципов документооборота и структуры управления способствует формированию у сотрудников восприятия организации как целостной системы.
Существенное значение имеет также возрастание требований к квалификации персонала, увеличение числа работников, владеющих новыми информационными технологиями
Благодаря эффективному использованию корпоративной системы документооборота поддерживаются стабильные информационные взаимосвязи, существенно повышается оперативность обработки и поиска информации, доведения документов до исполнителей. Тем самым можно свести к минимуму случайные и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение уверенности в получении достоверной информации. Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа организации и ее корпоративной культуры, так как часто о работе организации судят именно по работе с документами eos_projects_review.pdf стр.33
Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 536;