Документальное оформление операций по движению материалов

Все операции, связанные с поступлением, перемеще­нием и отпуском материалов, должны оформляться первичными документами. Рационально разработанная первич­ная документация по учету материалов дает возможность получать необходимые сведения для оперативного руко­водства предприятием и осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль за их использованием.

Документальное оформление операций, связанных с движением материалов на производственных предприяти­ях должно осуществляться в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 30 ок­тября 1997 г. № 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной отчетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся пред­метов, работ в капитальном строительстве".

Документальное оформление поступления материалов. Прием материалов осуществляется в соответствии с производственной программой предприятия на основе зак­люченных хозяйственных договоров с поставщиками про­дукции.

Контроль за выполнением плана материально-техничес­кого обеспечения, своевременностью поступления и опри­ходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут жур­нал оперативного учета выполнения договоров поставки. В нем отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их качеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия контролирует организацию дан­ного оперативного учета.

Доставка материалов на предприятие может осуществ­ляться как по инициативе поставщика - централизован­ная доставка, так и по инициативе самого предприятия -самовывоз. Во всех случаях на отгруженные материалы поставщики высылают расчетные и платежные документы: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, платеж­ные требования-поручения и др. К ним обязательно прила­гаются документы, характеризующие как количество ма­териалов (упаковочные ярлыки, спецификации, накладные, отвесы), так и качество (сертификаты и др.). Поступившие от поставщиков документы после проверки и регистрации в отделе снабжения передаются в бухгалте­рию предприятия для оплаты.

При отгрузке материалов по инициативе поставщика железнодорожным, авиационным и водным транспортом транспортная организация извещает предприятие о при­бытии в его адрес груза.

Для получения грузов экспедитору или другому лицу, с которым производственное предприятие заключило договор о материальной ответственности, выдается распоряжение на получение груза и доверенность, которая, как документ строгой отчетности, регистрируется в особом журнале. Грузы выдаются представителю производственного предприятия после предъявления им доверенности и сче­тов оплаты услуг транспортной организации. Затем ему вы­дается накладная на получение груза со склада транспорт­ной организации. В получении груза получатель расписы­вается в дорожной ведомости и транспортной накладной. Предварительно получатель проверяет целостность пломб и оттисков на них, состояние вагона (контейнера), количе­ство мест и состояние упаковки материалов.

В случае установления повреждений вагона (контейне­ра) или упаковки, а также недостачи числа мест проводится проверка груза. Выявленная недостача и порча матери­альных ценностей оформляются коммерческим актом в трех экземплярах, на основании которого в последующем предъявляется претензия к транспортной организации.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад про­изводственного предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладов­щиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер (накладную) подписывают заведующий складом и экспедитор.

В тех случаях, когда количество и качество прибыв­ших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, прием материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов в двух экземпля­рах, который служит основанием для предъявления пре­тензий поставщику. В составе комиссии должен быть пред­ставитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляется также при приемке материалов, посту­пивших на предприятие без счета поставщика (неотфакту­рованные поставки).

При централизованной доставке материалов автотранспортом их прием осуществляется на складе производствен­ного предприятия. В этом случае поставщиком выписыва­ется товарно-транспортная накладная в четырех экземпля­рах: первый служит основанием для списания ценностей у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспорт­ной организацией и является приложением к счету на оп­лату за перевозку ценностей; четвертый служит основани­ем для учета транспортной работы и прилагается к путево­му листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае от­сутствия расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения при­ем материалов оформляют актом.

Прием материалов может осуществляться представи­телями производственного предприятия непосредственно на складе поставщика (самовывоз). В этом случае представи­тель производственного предприятия обязан предъявить доверенность и документ, подтверждающий его личность. При отпуске материалов доверенность отбирается, а пред­ставителю предприятия выдаются необходимые сопрово­дительные документы (счета, накладные, сертификаты и др.).

Поступление на склад производственного предприятия материалов собственного изготовления, отходов производ­ства и других оформляют требованиями-накладными. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприхо­довании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Документальное оформление расхода и прочего выбы­тия материалов. Материалы со складов отпускаются в про­изводственные цехи для изготовления продукции и на раз­личные хозяйственные нужды, а также для реализации на сторону.

Порядок документального оформления отпуска мате­риалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска.

Под отпуском в производство понимается отпуск мате­риалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг. Отпуск материалов в кладовые цехов рас­сматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск материалов с централь­ных складов считается расходом на производство.

Отпуск материалов на производство и другие нужды оформляют лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, раскройны­ми картами и др.

Лимитно-заборную карту выписывает плановый от­дел или отдел снабжения в двух экземплярах, как прави­ло, сроком на один месяц. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, наименование и номенклатурный номер от­пускаемых материалов, единицу измерения и лимит месяч­ного расхода материалов, который исчисляется в соответ­ствии с производственной программой на месяц и действу­ющими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-забор­ной карты до начала месяца вручают структурному под­разделению — потребителю материалов, второй — складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количе­ство отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала и расписы­вается в карте структурного подразделения — потребителя материалов. Представитель структурного подразделе­ния расписывается в получении материалов в карте, нахо­дящейся на складе.

По окончании месяца оба экземпляра лимитно-забор­ных карт передают в бухгалтерию для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского уче­та. Лимитно-заборные карты способствуют усилению конт­роля за отпуском материалов со склада в пределах предус­мотренного лимита и резко сокращает число разовых до­кументов. Однако с помощью лимитно-заборных карт не­возможно контролировать использование материалов не­посредственно на производстве.

Сверхлимитный отпуск материалов в производство, а также разовый отпуск ценностей внутри организации меж­ду структурными подразделениями оформляется требова­ниями-накладными. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков неиз­расходованных в производстве материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

При отпуске материалов хозяйствам своего предприя­тия, расположенным за пределами его территории, а так­же сторонним организациям выписываются накладные на отпуск материалов на сторону.

В заготовительных цехах швейной, обувной, машино­строительной и некоторых других отраслей промышленно­сти используются раскройные карты, по которым произ­водится отпуск материалов в производство. В них фиксиру­ются результаты использования отпущенных материалов по каждой партии. В раскройных картах указываются: но­мер склада, наименование и номенклатурный номер мате­риалов, их количество, шифр затрат, цена и стоимость и др. По окончании раскроя в карте отмечают фактическое количество полученных деталей, расход материалов по норме и фактически, результат раскроя (экономия или пе­рерасход). Эти карты также используются в качестве пер­вичных документов по учету выработки и выпуска новых изделий.

Оформление отпуска материалов из-за большого ко­личества и разнообразия выписываемых первичных доку­ментов носит трудоемкий характер и требует больших затрат времени. Поэтому важное значение имеет упрощение уче­та на этом участке.

Для сокращения числа первичных документов, там, где это возможно, отпуск материалов целесообразно оформ­лять непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не офор­мляются, а сама операция производится на основании ус­тановленных лимитов. Факт получения материалов подтвер­ждается подписью представителя цеха-получателя непос­редственно в карточке складского учета материалов.