Документальное оформление операций по движению материалов
Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материалов, должны оформляться первичными документами. Рационально разработанная первичная документация по учету материалов дает возможность получать необходимые сведения для оперативного руководства предприятием и осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль за их использованием.
Документальное оформление операций, связанных с движением материалов на производственных предприятиях должно осуществляться в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной отчетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".
Документальное оформление поступления материалов. Прием материалов осуществляется в соответствии с производственной программой предприятия на основе заключенных хозяйственных договоров с поставщиками продукции.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут журнал оперативного учета выполнения договоров поставки. В нем отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их качеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия контролирует организацию данного оперативного учета.
Доставка материалов на предприятие может осуществляться как по инициативе поставщика - централизованная доставка, так и по инициативе самого предприятия -самовывоз. Во всех случаях на отгруженные материалы поставщики высылают расчетные и платежные документы: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, платежные требования-поручения и др. К ним обязательно прилагаются документы, характеризующие как количество материалов (упаковочные ярлыки, спецификации, накладные, отвесы), так и качество (сертификаты и др.). Поступившие от поставщиков документы после проверки и регистрации в отделе снабжения передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты.
При отгрузке материалов по инициативе поставщика железнодорожным, авиационным и водным транспортом транспортная организация извещает предприятие о прибытии в его адрес груза.
Для получения грузов экспедитору или другому лицу, с которым производственное предприятие заключило договор о материальной ответственности, выдается распоряжение на получение груза и доверенность, которая, как документ строгой отчетности, регистрируется в особом журнале. Грузы выдаются представителю производственного предприятия после предъявления им доверенности и счетов оплаты услуг транспортной организации. Затем ему выдается накладная на получение груза со склада транспортной организации. В получении груза получатель расписывается в дорожной ведомости и транспортной накладной. Предварительно получатель проверяет целостность пломб и оттисков на них, состояние вагона (контейнера), количество мест и состояние упаковки материалов.
В случае установления повреждений вагона (контейнера) или упаковки, а также недостачи числа мест проводится проверка груза. Выявленная недостача и порча материальных ценностей оформляются коммерческим актом в трех экземплярах, на основании которого в последующем предъявляется претензия к транспортной организации.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад производственного предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер (накладную) подписывают заведующий складом и экспедитор.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, прием материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
При централизованной доставке материалов автотранспортом их прием осуществляется на складе производственного предприятия. В этом случае поставщиком выписывается товарно-транспортная накладная в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания ценностей у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения прием материалов оформляют актом.
Прием материалов может осуществляться представителями производственного предприятия непосредственно на складе поставщика (самовывоз). В этом случае представитель производственного предприятия обязан предъявить доверенность и документ, подтверждающий его личность. При отпуске материалов доверенность отбирается, а представителю предприятия выдаются необходимые сопроводительные документы (счета, накладные, сертификаты и др.).
Поступление на склад производственного предприятия материалов собственного изготовления, отходов производства и других оформляют требованиями-накладными. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
Документальное оформление расхода и прочего выбытия материалов. Материалы со складов отпускаются в производственные цехи для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также для реализации на сторону.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска.
Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск материалов с центральных складов считается расходом на производство.
Отпуск материалов на производство и другие нужды оформляют лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, раскройными картами и др.
Лимитно-заборную карту выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах, как правило, сроком на один месяц. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, наименование и номенклатурный номер отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца вручают структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала и расписывается в карте структурного подразделения — потребителя материалов. Представитель структурного подразделения расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передают в бухгалтерию для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Лимитно-заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада в пределах предусмотренного лимита и резко сокращает число разовых документов. Однако с помощью лимитно-заборных карт невозможно контролировать использование материалов непосредственно на производстве.
Сверхлимитный отпуск материалов в производство, а также разовый отпуск ценностей внутри организации между структурными подразделениями оформляется требованиями-накладными. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков неизрасходованных в производстве материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
При отпуске материалов хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям выписываются накладные на отпуск материалов на сторону.
В заготовительных цехах швейной, обувной, машиностроительной и некоторых других отраслей промышленности используются раскройные карты, по которым производится отпуск материалов в производство. В них фиксируются результаты использования отпущенных материалов по каждой партии. В раскройных картах указываются: номер склада, наименование и номенклатурный номер материалов, их количество, шифр затрат, цена и стоимость и др. По окончании раскроя в карте отмечают фактическое количество полученных деталей, расход материалов по норме и фактически, результат раскроя (экономия или перерасход). Эти карты также используются в качестве первичных документов по учету выработки и выпуска новых изделий.
Оформление отпуска материалов из-за большого количества и разнообразия выписываемых первичных документов носит трудоемкий характер и требует больших затрат времени. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке.
Для сокращения числа первичных документов, там, где это возможно, отпуск материалов целесообразно оформлять непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании установленных лимитов. Факт получения материалов подтверждается подписью представителя цеха-получателя непосредственно в карточке складского учета материалов.
Дата добавления: 2016-12-08; просмотров: 951;