Складской учет материалов.

Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь, отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значе­ние для всего бухгалтерского учета на предприятии. По­этому работники бухгалтерии должны осуществлять систе­матический контроль за правильным и своевременным до­кументированием движения материалов на складе и запи­сями в регистрах складского учета материалов, за соответ­ствием фактических остатков материалов данным текуще­го бухгалтерского учета, проводить фактические провер­ки наличия ценностей, а также осуществлять сверку склад­ского учета с данными бухгалтерского учета.

На производственных предприятиях для хранения ма­териалов могут создаваться специализированные об­щезаводские склады и кладовые, выполняющие функ­ции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Учет материалов на складах осуществляют заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответствен­ности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведую­щего производством.

Для эффективного ведения складского учета матери­альные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри них — по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатур­ный номер материалов материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, едини­цу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту приема и отпуска материалов, а также контроль за соответствием фактического их наличия установленным нормам запаса (лимиту).

На предприятиях в связи с разными производственны­ми условиями потребления материалов и их физическими свойствами существуют несколько вариантов складского учета материалов.

На предприятиях с ограниченной номенклату­рой материальных ценностей складской учет материалов ведут в специальных книгах, которые объединяют складс­кой учет и отчетность кладовщика. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного пери­ода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каж­дому документу и выводят остатки на конец отчетного пе­риода.

На большинстве предприятий пищевой промышленно­сти, где ежедневно производится много записей по дви­жению материалов, рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. Кладовщик открывает в ней счета на каждую партию поступивших ма­териалов. Так как по каждой партии материалов по прихо­ду может быть только одна запись, а по расходу — не­сколько, записи по приходу и расходу производятся в од­ной графе.

На крупных предприятиях складской учет материалов ведут в карточках складс­кого учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену и т. д. Кладовщики заполняют в них колонки прихода, расхода и остатка материалов в натуральном выражении. Записи в карточках кладовщик производит на основании первичных документов по мере совершения хозяйственных операций. После каждой записи в ней обязательно выво­дится остаток материалов. Благодаря этому склад распола­гает оперативными сведениями о состоянии запасов мате­риалов.

Ведение складского учета материалов на карточках со­ставляет основу сортового аналитического учета материа­лов.

В установленные сроки заведующие складами на осно­вании первичных приходных и расходных документов со­ставляют отчеты о движении материальных ценностей, ко­торые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производствен­ных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, не­смотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов составляется преимуществен­но в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах. указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т. е. по­ступление и выбытие (расход) В производственных отче­тах, наряду с фактическим расходом материалов, указыва­ют их расход по норме. Первый экземпляр представленно­го отчета с приложенными документами остается в бухгал­терии производственного предприятия, а второй — с рас­пиской бухгалтера возвращается материально ответствен­ному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с доку­ментами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обра­щая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет, на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного пе­риода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверж­дается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке — составлению бухгалтерс­ких проводок по каждой хозяйственной операции и подго­товке документов и отчета для записи в учетные регистры.