Учет расчетов с подотчетными лицами

Через подотчетных лиц в организациях достаточно часто приобретаются материалы, топливо для автомобилей, закупаются канцелярские товары на хозяйственные нужды и т.д. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные и безналичные суммы денежных средств на предстоящие закупки. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой.

Лица, получившие подотчетные деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 «Авансовый отчет», утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001г. № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации. Заполняя оборотную сторону формы, подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользо­ванные).

В зависимости от цели подотчетные суммы включаются или в расходы на продажу (дебет сч. 44), или в стоимость приобретаемого оборудования (дебет сч. 08), нематериальных активов (дебет сч. 04,08), материалов (дебет сч. 10) либо товаров (дебет сч. 41) с кредита сч. 71.