Технологія опрацювання табличної інформації

Множина задач, які доводиться розв'язувати фірмам і підприєм­ствам, носять обліково-аналітичний характер і вимагають табличного компонування даних із підведенням підсумків за різними групами і роз­ділами даних, наприклад при складанні балансу, довідок для податкових органів, можливих фінансових звітів і т. п. Для збереження та опрацю­вання інформації, поданої в табличній формі, використовуються елек­тронні таблиці (ЕТ).

Програмні засоби для проектування електронних таблиць назива­ються табличними процесорами. Вони дозволяють не тільки створювати таблиці, а й автоматизувати опрацювання табличних даних. Крім того, за допомогою електронних таблиць можна виконувати різні економічні, бухгалтерські та інженерні розрахунки, а також будувати різні діаграми, проводити складний економічний аналіз, моделювати та оптимізувати рішення різних господарських ситуацій і багато чого іншого.

Функції табличних процесорів досить різноманітні і включають:

• створення і редагування електронних таблиць;

• оформлення і друкування електронних таблиць;

• створення багатотабличних документів, об'єднаних формулами;

• побудова діаграм, їх модифікація і розв'язування економічних за­дач графічними методами;

• робота з електронними таблицями як з базами даних (сортування таблиць, вибірка даних за запитами);

• створення підсумкових і зведених таблиць;

• використання при побудові таблиць інформації із зовнішніх баз даних;

• розв'язування економічних задач типу «що — якщо» шляхом під­бору параметрів;

Розділ 2 ТЕХНОЛОГІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЕКОНОМІЧНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

• розв'язування оптимізаційних задач;

• статистичне опрацювання даних;

• створення слайд-шоу;

• розробку макрокоманд, налаштування середовища під потреби користувача і т. д.

Перспективні напрямки в розробці електронних таблиць основни­ми фірмами-розроблювачами визначаються по-різному.

Фірма Microsoft приділяє першорядну увагу вдосконаленню на­бору функціональних засобів Excel. У Excel багато функцій розроблено більш ретельно, ніж в інших електронних таблицях. Крім того, мож­ливість використання масивів у Excel забезпечує велику гнучкість при роботі з таблицями.

Фірма Lotus основні зусилля сконцентрувала на розробці інстру­ментів групової роботи.

Пакет Quattro Pro в результаті тестування одержав досить високі оцінки, але жодна з особливостей пакета не викликала до себе підвище­ної уваги. Найбільш привабливими виявилися можливості сортування даних (які добре реалізовані в Excel), а також зручність експлуатації. В той же час відзначалися складності при освоєнні графічних можливос­тей Quattro Pro, недостатній обсяг довідкової інформації.

Ситуація, що склалася до сьогодні на ринку електронних таблиць, характеризується явним лідируючим станом фірми Microsoft — 80 % усіх користувачів електронних таблиць віддають перевагу Excel. На дру­гому місці за обсягом продажів — Lotus 1-2-3, а потім Quattro Pro.

Електронні таблиці складаються зі стовпчиків і рядків. Для позна­чення рядків використовується цифрова нумерація, стовпчиків — лі­терно-цифрові індекси (номери). Кількість рядків і стовпчиків у різних електронних таблиць різна. Місце перетину стовпчика і рядка назива­ється коміркою чи клітиною. Кожна комірка має свій унікальний іден­тифікатор (адресу), яка складається з імені стовпчика і номера рядка, наприклад А28, В45 і т. п.

В електронній таблиці можна працювати як із окремими комірка­ми, так і з групами комірок, які утворюють блок. Імена комірок у блоках відділяються двокрапкою (:), наприклад блок А1 :В4 містить комірки А1,

Зацеркляний М. М., Мельников О. Ф.

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ У ФІНАНСОВО-КРЕДИТНИХ УСТАНОВАХ

А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ і В4. Із блоками комірок в основному викону­ються операції копіювання, вилучення, переміщення, вставляння і т. п. Адреси використовуються у формулах як посилання на певні клітини. Таким чином, введені один раз значення можна багаторазово й у будь-якому місці таблиці, книги використовувати без повторного набирання. Відповідно при зміні значення комірки автоматично відбудуться зміни в тих формулах, у яких містяться посилання на дану комірку.

Технологія роботи з табличним документом аналогічна процедурам підготовки текстових документів: звіт, що редагується, у вигляді таблиці виводиться на екран, і користувач може в діалоговому режимі вносити в нього свої зміни (тобто редагувати вміст комірок електронних таблиць). Усі внесені зміни відразу ж відображаються на екрані комп'ютера.

У комірки електронних таблиць вводяться текст, цифри і формули. В усіх табличних процесорах існують синтаксичні угоди, які дозволяють відрізняти формульно-цифрову інформацію від текстової і яких повин­ний дотримуватися користувач, якщо хоче домогтися правильних ре­зультатів. Як правило, синтаксичні правила інтуїтивно зрозумілі і легко запам'ятовуються (наприклад, для задания текстової інформації їй по­винні передувати лапки і т. п.).

Формула — це вираз, який складається з числових величин і арифметичних операцій. Крім числових величин, у формулу можуть входити адреси комірок, функції та інші формули. Приклад формули: = А5/Н8*12. В комірці, в якій знаходиться формула, видно тільки ре­зультат обчислень. Саму формулу можна побачити в рядку введення, коли ця комірка є активною.

Функції є запрограмованими формулами, які дозволяють викону­вати послідовності обчислень. Наприклад, функція автосумування може бути поданою таким чином: = СУММ (А1: А4).

У Microsoft Excel можна працювати з чотирма основними типами документів: електронною таблицею (у Excel електронна таблиця назива­ється робочим аркушем), робочою книгою, діаграмою, макротаблицею.

Робочий аркуш використовується для організації та аналізу даних. Одночасно на декількох аркушах дані можна вводити, виправляти, ро­бити з ними обчислення. У книгу можна вставити аркуші діаграм для

Розділ 2 ТЕХНОЛОГІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЕКОНОМІЧНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

графічного подання даних і модулі для створення та збереження макро­сів, використовуваних при збереженні спеціальних задач.

Робоча книга є електронним еквівалентом папки-швидкозшива-ча. Книга складається з аркушів, імена яких виводяться на ярличках у нижній частині екрана. За умовчуванням книга відкривається з 16 ро­бочими аркушами — Листі, Лист2,...., Листі6, проте їх кількість можна збільшити чи зменшити. У книгу можна помістити декілька різних ти­пів документів, наприклад робочий аркуш з електронною таблицею, ар­куш діаграм, аркуш макросів і т. п.

Діаграма є графічним зображенням зв'язків між числами елек­тронних таблиць. Вона дозволяє показати кількісне співвідношення між величинами, які зіставляються.

Макротаблиця {макрос) — це послідовність команд, яку доводить­ся постійно виконувати користувачу в повсякденній роботі. Макроси дозволяють автоматизувати певні операції.

Будь-яка електронна таблиця складається з таких елементів: заголов­ка таблиці; заголовка стовпчиків (шапки таблиці); інформаційної частини (початкових і вихідних даних, розташованих у відповідних комірках).

Процес проектування електронних таблиць складається з таких етапів:

• формування заголовка електронної таблиці;

• введення назви граф документа; введення початкових даних;

• введення розрахункових формул;

• форматування електронної таблиці з метою надання їй професій­ного вигляду;

• підготовки до друкування і друкування.

В разі необхідності електронні таблиці можуть супроводжуватися різними пояснювальними коментарями і діаграмами.

Excel надає великий набір можливостей із графічного подання да­них. Є можливість вибору діаграми 14 різних типів, причому кожний тип діаграм має декілька різновидів (підтипів).

Діаграми можна будувати або на робочому аркуші таблиці, або на новому робочому аркуші. Створити діаграму в Excel можна кроками

Зацеркляний М. М., Мельников О. Ф.

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ У ФІНАНСОВО-КРЕДИТНИХ УСТАНОВАХ

за допомогою Майстра діаграм, викликання якого здійснюється з па­нелі інструментів.

При використанні Майстра діаграм можна переглянути будь-який тип діаграми і вибрати найбільш вдалий для даної таблиці. Включена в робочий аркуш діаграма може знаходитися в одному з трьох режимів:

• переглядання, коли діаграма виділена по периметру прямокут­
ником;

переміщення, зміни розміру і вилучення, коли діаграма по пери­метру виділена прямокутником з маленькими квадратиками;

• редагування, коли діаграма виділена по периметру синім кольо­
ром чи виділений синім кольором заголовок.

Подання даних у вигляді діаграм дозволяє наочно уявити числові дані і здійснювати їх аналіз за декількома напрямками.