Сертификаттау аудитінің екінші кезеңін жүргізу

Сертификаттау аудитінің екінші кезеңі бекітілген аудит бағдарламасы мен жоспарына сəйкес «орнында» жүзеге асырылады, сонымен алдыңғы жəне соңғы кеңестерді жүргізуді қоса алғанда барлық жоспарланған əрекеттер орындалуы керек.

Алдыңғы кеңес Алдыңғы кеңес тексерілетін ұйымның басшысымен бірге, мүмкін болса, тексерілетін бөлімшелерге немесе процестерге жауаптылармен жүргізіледі.

Алдын ала кеңес мақсаты:

- бағдарлама жəне аудит жоспарын растау;

- ақпаратмен алмасу каналдарын растау;

- тексерілетін ұйымға сұрақтар қою мүмкіндігін беру болып табылады.

Алдыңғы кеңесте аудит тобының басшысы:

- аудит жүргізуде олардың ролін көрсетуімен аудит тобының қатысушыларымен таныстыруға;

- аудит бойынша жұмыс жүргізу жоспарын, аудитқа қатысы бар соңғы кеңестің жəне басқа шаралардың күнін жəне уақытын растауға;

- аудит əдістерімен жəне процедуралармен қысқаша танысуға;

- аудит мəліметтері рұқсатты деректер іріктеуде негізделген екенін жəне аудитте анықсыздық элементі бар туралы ұйымға хабарлауға;

- аудит топ жəне тексерілетін ұйым арасында байланыстың ресми арналарын келісуге;

- аудиттің жұмысшы тілі туралы хабарлауға (қажетті жағдайда);

- аудит барысында тексерілетін ұйымның ақпарат беру тəртібі туралы хабарлауға;

- аудитті жүргізу үшін қажетті (материалдық-техникалық камтамасыз ету, көлік, тұрмыстық жағдайлар) ресурстарды пайдалануды келісуге;

- құпиялылыққа қойылатын талаптар аудиті тобы сақталуын растауға;

- аудит тобының мүшелері үшін денсаулықты қорғау жəне қауіпсіздік талаптарын қамтамасыз ету тəртібін растауға;

- сертификаттау нəтижелері бойынша шешімдерді қабылдау жəне байқау жіктеу ережелері туралы ақпарат беруге;

- аудит тоқтатылған кезде шарттар туралы ақпарат беруге;

- егер акт құрамында сəйкессіздік болатын жағдайда, СМЖ сəйкестігін растау жөніндегі органның келесі əрекеттері жəне тексерілетін ұйымдар мəселелері туралы ақпарат беруге тиіс.

Алғашқы кеңес хаттаманың ұсынылатын пішіні ҚР СТ 3.15.1 Ж қосымшасында көрсетілген.

Аудит жүрісінде ақпаратпен алмасу Күн сайын жұмыс күннің соңында аудит тобы, аудит мүшелер арасындағы міндеттерін бөлістіру қажеттілігі кезінде жəне аудит барысын бағалап, ақпаратпен алмасу үшін жиналады.

Өнім сапасына қойылатын талаптарды бұзу тікелей тəуекелдігі бар, өндірістік процестерге немесе өндірістік ортаға қойылатын талаптарын бұзу туралы куəландырылатын, экологиялық қауіпсіздігін жəне еңбек қауіпсіздігін қоса, аудит барысындағы алынған ақпаратты аудит тобының басшысы тексерілетін ұйымның басшылығына дер кезінде жеткізеді.

Егер аудит куəліктері аудит мақсаты жетпегенін көрсететін болса, аудит тобының басшысы кейінгі əрекеттерді (аудит жоспарын түзету, саланың жəне/немесе аудит объектілерін өзгерту немесе аудитті тоқтату) анықтау үшін тексерілетін ұйымның жəне СМЖ сəйкестігін растау жөніндегі органның басқарушыларына ақпарат береді.

Қоса жіберілген тұлғалар мен байқаушылардың ролі мен міндеттері Қоса жіберілген тұлғалар мен байқаушылар (қоғам өкілдері) аудит жүргізуіне əсер етпеу немесе аудит жүргізуіне кіріспеу тиіс. Тексерілетін ұйыммен тағайындалған қоса жіберілетін тұлғалар аудит тобына көмек көрсету, аудит тобының басшысы сұрауы бойынша əрекет жасау жəне келесі міндеттерді орындау тиіс:

- əңгіме үшін уақытты белгілеу жəне байланыстарды қамтамасыз ету;

- өндірістік алаңшаның немесе ұйымның бөлек жеріне келуін қамтамасыз ету;

- қауіпсіздік бойынша процедуралар мен ережелер белгілі болу жəне аудит тобының мүшелерімен сақталған болуына қамтамасыз ету;

- тексерілетін ұйым атынан аудит барысында куəландырылған тұлғалар ролін орындау;

- ақпаратты жинау кезіндегі көмек көрсету немесе түсініктеме ұсыну.

Деректерді жинау, тексеру жəне тіркеу.

Аудит тобы сапа менеджменті жүйелерінің процестерін жəне кəсіпорын бөлімшелерінің өзара əрекеттенуі туралы ақпаратты қоса алғанда, аудит объектісіне жəне саласына қатысы бар ақпаратты алады жəне бағалайды. Тек əділдік куəлік ретінде бағаланған ақпарат аудит куəлігі болуы мүмкін.

Ақпарат көздері ретінде:

- тексерілетін ұйымның жұмысшыларын сұрау;

- персонал қызметі, процестердің қызмет етуі, еңбек шарттары мен жұмыс орындар жағдайлары үшін сарапшы-аудиторлардың өз байқаулары;

- реттемелеуші сипаттама ретіндегі сапа менеджменті жүйелерінің құжаттары, сапа саласындағы саясат пен мақсаттар, сапа басшылығы, сапа жоспарлары, кəсіпорын процедуралары, реттемелер, ережелер, нұсқаулықтар, сыртқы нормативтік жəне техникалық құжаттама, шарттар, өзара шарттар жəне т.б. сияқты;

- процестер туралы (жазу) деректері бар құжаттамалар, ішкі аудит (есептер) актілері, басшылық жағынан талдау туралы есептер, өнімдерді сыну хаттамалары, сапа мəселелері бойынша кеңестерді шешу, мониторинг жəне өнім мен процестерді өзгерту нəтижелері бойынша ақпарат, жұмыс журналдары, толтырылған тізімдер, пішіндер, бланктар жəне т.б. сияқты;

- сапа менеджменті жүйелерінің нəтижелілік талдаулары, шолу деректері;

- бағалау нəтижелері мен жеткізушілердің таңдаулары.

- тұтынушылардан кері байланыс деректері пайдаланылады. Көрсетілген көздерден алынған ақпарат əділдікке, қайшы емес жəне баламалылыққа тексерілетін болу тиіс.

Аудит (байқаулар) тұжырымдамаларын құрастыру, аудит материалдарын ресімдеу

Аудит объектілері немесе аудит куəліктері бойынша алынған жəне тексерілетін ақпарат, аудит (байқаулар) тұжырымдамаларын алу үшін (ҚР СТ ИСО 9001 талаптарына) аудит критерийлермен салыстырылған болу тиіс.

Аудит тұжырымдамалары аудит критерийлеріне тексерілетін ұйымның сапа менеджменті жүйелерінің сəйкестігіне немесе сəйкессіздігіне көрсету мүмкін. Ұйымның сапа менеджменті жүйелерінің құжаттары жəне ҚР СТ ИСО 9001 талаптарынан аудит объектілердің барлық табылған ауытқулары, мəндіге немесе аз мəндіге сəйкессіздік дəрежесіне байланысты аудит тобымен мұқият қаралған жəне жіктелген болу тиіс.

Аудит тұжырымдамалары мүмкін ауытқулар болдырмауына қатысты, сонда олар хабарламалар сияқты жіктелінеді.

Кəуліктер, тексерілетін байқаулар, қызметтер, процестер жəне талаптар, жерлер көрсетуімен қорытындырылған болу тиіс. Аудиттің куəліктерін растайтын сəйкессіздік, хабарламалар тіркелген болу тиіс.

Табылған сəйкессіздік пен хабарламаны сəйкессіздік/хабарламалар хаттамаларында тіркейді (ҚР СТ 3.15.1 К қосымшасы). Бірнеше бөлімшілердегі (сапа менеджменті жүйелерінің сол бір процесімен байланысты) бір түрінің аз мəнді сəйкессіздігін қайталау, оларды мəнді сəйкессіздікке аудару үшін негіздеме береді.

Белгілі санаттарына сəйкессіздіктердің қатысы бойынша соңғы шешімді аудит тобының басшысы қабылдайды. Аудит нəтижелерін, аудит тобының ұсыныстарын жəне тұжырымдамаларын аудит бойынша акт түрінде ресімдейді (ҚР СТ 3.15.1 Л қосымшасы).

Соңғы кеңесті жүргізу Соңғы кеңесті сапа менеджменті жүйесінің аудиті бойынша тұжырымдар мен қорытындыларды ұсыну мақсатымен жүргізеді.

Соңғы кеңесте (тапсырыс берушінің) тексерілетін ұйым басшылғы мен жетекші мамандары жəне аудит тобының мүшелері қатысу тиіс.

Кеңес ресми түрінде болады. Кеңес қатысушылары тіркелінеді. Соңғы кеңес хаттамасының ұсынылған пішіні ҚР СТ 3.15.1 И қосымшасында ұсынылған. Соңғы кеңесте аудит тобының басшысы аудит нəтижелері мен аудит тобының тұжырымдарын толық баяндайды жəне аудит актісі мен сəкессіздік/хабарлама туралы хаттамаларын ұсынады.

Сəйкессіздікпен əрекеттену

Мəнді сəйкессіздікті немесе кəсіпорынның 10 жəне одан көп аз мəнді сапа менеджменті жүйелерін табу кезінде ҚР СТ ИСО 9001 талаптарына тиісті мойындалу мүмкін емес жəне кəсіпорын сапа менеджменті жүйелерінің сəйкестігіне сертификаттау алуға үміттенбейді.

Кəсіпорын сəйкессіздіктің пайда болу себептерін жою бойынша түзетілетін əрекеттерді əзірлеу тиіс.

Сапа менеджменті жүйелерін сертификаттау бойынша жұмыстар, қайталау өтінім бойынша түзетілген əрекеттерді жүргізуден кейін жаңартылған болу тиіс.

10 аз мəнді сəйкессіздіктен кем табылатын кезінде, əр бір сəйкессіздік бойынша кəсіпорын түзетілетін əрекеттерді əзірлейді жəне жүзеге асырып, оларды сəйкессіздік/хабарлама туралы Хаттаманың 3 т. жазады (ҚР СТ 3.15.1 К қосымшасының пішіні). Түзетілген əрекеттерді орындау мерзімі аудит жөніндегі соңғы кеңестің мезетінен бір айдан артық шықпау тиіс.

Түзетілген əрекеттерді орындаудан кейін кəсіпорын аудит тобының басшылығына түзетілетін əрекеттердің орындау фактін растау мен есебін көрсетеді.

Егер түзетілетін əрекеттерді орындауға растау үшін ұсынылған есеп жетпеген болса, аудит тобының басшысы кəсіпорынға келіп, түзетілетін əрекеттерінің нақты орындалуын тексеру тиіс.

Түзетілген əрекеттерінің орындау фактілерін растау жəне олардың себептерінің сəйкессіздігін жою жағдайында, аудит тобының басшысы сəйкессіздік/хабарлама туралы Хаттаманың 4 т. тиісті жазуды жасайды (ҚР СТ 3.15.1 К қосымшасының пішіні).

Түзетілген əрекеттерді орындауға растаудан кейін аудит тобының басшысы аудит бойынша есепті құрастырып (ҚР СТ 3.15.1 М қосымшасының пішіні), оны сертификаттау жөніндегі органның басшысына жəне аудит тапсырыс берушісіне көрсетеді.

Егер СМЖ сəйкестігін растау органға түзетілетін əрекеттерді орындау дəлелдемелері ұсынылмаған болса, онда сертификаттау процесі тоқталу тиіс жəне тек қайталанған өтінімді беруден кейін жаңартылған болу мүмкін.